O mundo corporativo atual exige cada vez mais a proteção de dados confidenciais, aumentando de forma exponencial esse trabalho para qualquer empresa. Dessa forma, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) surge como uma alternativa para facilitar o armazenamento de informações de maneira efetiva e segura.
A falta de organização no armazenamento de dados e documentos pode impactar de forma negativa os serviços prestados aos clientes, o que afeta a imagem do empreendimento no mercado.
Sendo assim, este artigo tem o objetivo de apresentar mais informações sobre o que é o gerenciamento eletrônico de documentos e como as empresas podem se beneficiar de um software específico para essa atividade, para agilizar processos e aumentar a eficiência nas obras. Acompanhe!
O que é gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?
A capacidade de gerenciar documentos é uma atividade essencial para uma adequada gestão do conhecimento, por preservar o patrimônio intelectual e organizar eletronicamente toda a documentação. Além disso, é uma ferramenta que fornece a informação necessária na hora apropriada, para a pessoa certa e de acordo com a situação requisitada.
Desse modo, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) administra qualquer tipo de documentação, com o objetivo de organizar todos os dados de forma eletrônica. Sobretudo, o recurso busca fechar o ciclo completo de informações, desde a criação dos documentos até a sua fase de armazenamento, permitindo o controle da segurança, busca, modificações, e entradas e saídas de registros.
Esses sistemas asseguram a possibilidade de acesso aos documentos de forma segura e ágil, geralmente, a partir de um dispositivo móvel e em qualquer lugar do mundo. Desse modo, a ferramenta facilita o trabalho de inúmeros profissionais, por dispensar o uso de locais de serviço fixos que venham a danificar esses dados, pois todo o acesso é digital.
Tal dinâmica permite que qualquer tipo de empresa se beneficie do gerenciamento eletrônico de documentos, desde organizações de pequeno porte até grandes empreendimentos com uma elevada quantidade de colaboradores. Isso ocorre devido ao potencial de avaliação das necessidades do cliente, com a oferta de um sistema modular com implantação gradativa do GED.
Para que serve o GED?
O GED pode ser entendido com um conjunto de tecnologias que capacita uma empresa para gerenciar todos os seus documentos de forma digital. Dessa forma, os dados não são perdidos em pilhas de papéis que, muitas vezes, não são classificados e verificados posteriormente.
Quando uma empresa tem um bom projeto de gestão de documentos, os benefícios que surgem são perceptíveis em todos os departamentos da organização, categorizando tabelas de temporalidade e ações de disposição.
Dessa forma, a ferramenta passa a ser de uso vital para o processo de manutenção das bases de dados e de conhecimento das empresas. Em especial, todas as informações de texto, voz ou imagem são convertidas de forma digital para o acesso remoto de todos os colaboradores envolvidos na execução das atividades.
Assim, o gerenciamento eletrônico de documentos significa, no seu sentido mais amplo, a segurança do acesso pleno de dados e informações necessários para tomar as decisões diárias de forma mais fácil e ágil. Ou seja, o processo garante os deveres e os direitos para a realização das atividades.
Quais as vantagens do GED?
Como observado, as empresas que não se adaptam aos avanços científicos tendem a ceder espaço no mercado para a concorrência. A tecnologia BIM, por exemplo, já é uma realidade para a maior parte das organizações, aperfeiçoando a forma como os projetos são criados e desenvolvidos.
A seguir, separamos alguns dos principais benefícios do uso do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos nas organizações.
Recuperação do espaço físico
Quando esses documentos são digitalizados fica muito mais fácil, ágil e prático realizar a busca de informações, ao liberar espaço físico e reduzir os custos. Essas vantagens econômicas surgem com a possibilidade de diminuição dos ambientes e com a não preocupação com processos judiciais devido à perda de dados importantes.
Com isso, os documentos digitalizados são armazenados totalmente na nuvem, classificados e organizados de acordo com as necessidades da empresa, e com um sistema de busca otimizado para essas especificidades.
Organização dos documentos
Talvez um dos principais benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos seja a organização das informações da empresa. A partir desse processo, todas os dados são armazenados e categorizados, segmentando cada conteúdo em função da relevância, tema, data de realização e até mesmo da numeração do assunto.
Assim, essa dinâmica evita que os documentos e informações fiquem desorganizados e resultem em problemas sérios para a companhia. Geralmente, essas situações estão atreladas a prejuízos financeiros e perda de credibilidade.
Segurança das informações da empresa
Da mesma forma, os documentos armazenados costumam conter informações sigilosas que precisam ser protegidas, mesmo aquelas que aparentam não ter relevância alguma. Desse modo, essa gestão possibilita que os arquivos sejam mantidos em segurança por programas eletrônicos específicos.
Praticidade para a elaboração de relatórios
Como todas as informações e dados pertinentes estão armazenados no mesmo lugar, a empresa consegue elaborar relatórios e planilhas de forma mais fácil e prática, como o documento da APR de segurança.
Com os arquivos pertinentes organizados e classificados, esses pareceres podem ser gerados automaticamente, de acordo com parâmetros preestabelecidos pelo sistema.
Redução de custos
O objetivo de toda empresa é crescer continuamente no mercado. Para que isso aconteça, é necessário que a organização faça investimentos regulares e reduza os custos desnecessários de seus processos produtivos.
Em razão disso, quando uma companhia investe em um sistema de digitalização, além da redução de custos, há o direcionamento de energia para áreas mais importantes da empresa, melhorando as atividades fabris.
Quais as características de um gerenciamento eletrônico de documentos?
Todo sistema GED deve oferecer um conjunto de características e funcionalidades que se enquadram em quatro grupos principais, que são:
- captura;
- organização;
- busca;
- gestão e operação.
Pensando nisso, apresentamos a seguir as principais informações dos quatro grupos de funcionalidades que um gerenciamento eletrônico de documentos deve ter.
Funcionalidades de captura
Esse grupo tem o objetivo de oferecer diversos métodos específicos para agrupar os documentos no sistema GED. Geralmente, as funcionalidades que exercem essa função são a captura por e-mail, dinâmica de arrasta e solta, tomada por URL ou o envio automático de arquivos, de acordo com as diretrizes da metodologia empregada.
Funcionalidades de organização
Essa funcionalidade tem a característica de garantir que os documentos sejam identificados e ordenados dentro do sistema de gerenciamento eletrônico. Normalmente, esse processo se dá sem o uso de pastas, com sugestão automática de identificação ou com índices parametrizáveis de categorização.
Funcionalidades de busca
A funcionalidade de busca permite ainda que sejam realizadas procuras com rapidez e precisão dentro do sistema de armazenamento de documentos do GED. Esse rastreio se dá por conteúdo, por sugestões predefinidas ou por termos salvos dentro da programação.
Funcionalidades de gestão e operação
Por fim, o grupo de gestão e operação tem o objetivo de facilitar e otimizar a manipulação dos documentos dentro do GED, administrando todos os arquivos nesse sistema. As principais características desse conjunto são o modelo de comentários e notificações, compartilhamento por e-mail e as regras de permissionamento para acesso.
Como o GED deve ser realizado?
Inicialmente, é essencial destacar que a atividade de gerenciamento eletrônico de documentos deve ser realizada por etapas, otimizando ao máximo o processo de organização. Isso se dá pela necessidade de manutenção da segurança das informações, impedindo que elas sejam perdidas na ação.
Primeiramente, faz-se uma recepção de todos os documentos para desmaterializá-los, ou seja, digitalizá-los por completo para que sejam armazenados em um sistema na nuvem. É nesse momento que as informações em papel são convertidas para o formato digital.
Posteriormente, esses documentos são classificados de acordo com os setores onde eles mais se enquadram. Sobretudo, o sistema só funciona se as informações estiverem organizadas e categorizadas, agilizando o processo de busca e acesso aos dados.
Em seguida, o gestor determina qual o ciclo de vida de um determinado documento durante a sua existência dentro do sistema. Como exemplo, pode haver o processo de elaboração, publicação das informações, aprovação, distribuição dos arquivos e a respectiva destruição desse registro.
A última etapa do gerenciamento eletrônico de documentos é a determinação pelo usuário da forma mais fácil e ágil para encontrar os arquivos. Assim, o utilizador indica qual é o método mais eficiente, dentro de suas atividades, para localizar as informações de que ele precisa.
Quais os erros de gerenciamento eletrônico de documentos devem ser evitados?
Como já observado, o uso de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é uma atividade cada vez mais frequente nas empresas, especialmente, para a manutenção da segurança dos dados de um empreendimento. No entanto, muitos gestores cometem erros ao implantar o GED, transformando o processo em uma grande dor de cabeça.
Esses erros são normalmente motivados pela desinformação, então, separamos os principais equívocos cometidos pelas empresas durante a implantação de um sistema GED.
Assessoria não qualificada
Apesar das vantagens já discutidas sobre a implantação do sistema GED, entregar todo o acervo documental nas mãos erradas pode resultar em consequências catastróficas para as atividades futuras.
Isso se dá pelo comprometimento da migração dos arquivos, em função de uma equipe não qualificada em conjunto com um suporte de treinamento ineficaz. Esse erro pode ser evitado com a busca por organizações de prestígio, certificadas e com expertise para lidar com o processo de administração de documentos.
Imprecisão das demandas
Embora a grande maioria dos gestores tenham conhecimento das necessidades e soluções apropriadas para as suas empresas, muitos deles não sabem como fazer essa busca ou como alcançar os objetivos almejados pela administração.
Dessa forma, não ter uma visão clara dos objetivos em realizar um processo de armazenamento e gerenciamento eficiente das informações pode complicar a implantação do software GED. Para o sucesso nessa empreitada, é fundamental que seja feita uma análise prévia na quantidade e qualidade do acervo disponível, identificando as necessidades e os hábitos de acesso.
Escolha errada do software de gerenciamento eletrônico de documentos
Um erro bastante recorrente é a escolha de um sistema GED não compatível com as necessidades da empresa. Existe uma grande variedade de softwares para o processo de gerenciamento de documentos, cada um com funcionalidades específicas.
Por isso, empresas que buscam processos mais simples devem investir em soluções com funções padronizadas, simplificando a sistematização de informações. Já para as organizações que buscam ferramentas personalizadas, é necessário adquirir sistemas mais avançados que atendam aos critérios da administração.
Armazenamento inadequado da documentação física
Muitos gestores não têm preocupações com a documentação física após o processo de digitalização dos arquivos. O armazenamento adequado desses documentos é primordial no sistema GED, sendo necessário ter uma estratégia para a manutenção dos registros originais.
Quais são as principais tecnologias relacionadas ao GED?
Podemos definir uma solução tecnológica de GED como uma reunião de módulos conectados que possibilitam que uma organização gerencie todos os seus documentos de forma física ou por meios digitais, como o e-CPFpara os colaboradores. Esses registros podem ter diversas origens, desde formulários em papel, microfilmagens e até planilhas eletrônicas específicas.
Com isso em mente, separamos a seguir as principais tecnologias relacionadas com o gerenciamento eletrônico de documentos que são utilizadas para o processo de administração das informações de uma organização.
Capture
Essa tecnologia é responsável por acelerar processos de negociação a partir da transformação de documentos e formulários específicos em informações confiáveis e recuperáveis, que podem ser integradas a qualquer aplicação de acordos e contratos.
Document imaging
Por sua vez, o document imaging é a tecnologia de GED que promove a conversão de documentos físicos em arquivos digitais a partir do processo de digitalização, geralmente feito com equipamentos scanners.
Document management
Já o document management é responsável pelo gerenciamento eletrônico de documentos com mais eficácia, permitindo a criação, revisão, aprovação e descarte de arquivos digitalizados em qualquer parte do processo.
Workflow/BPM
Essa ferramenta tecnológica controla e gerencia todos os processos dentro de uma organização, fazendo com que os serviços sejam executados pelos profissionais certos e dentro do tempo previamente definido.
Além disso, é responsável pela administração de tarefas, trâmites, prazos, documentações e pela sincronização das atividades das equipes de campo.
COLD/ERM
Esse instrumento promove o tratamento das páginas de relatórios, realizando a captura, armazenamento, indexação, gerenciamento e recuperação de informações com baixo custo e de forma otimizada, com a preservação das características originais.
Forms processing
A tecnologia de forms processing integrada ao sistema GED faz o reconhecimento de todas as informações disponibilizadas e as relaciona com campos em bancos de dados, verificando suas correspondências.
Records and information management
Por fim, essa tecnologia é responsável pelo gerenciamento do ciclo de vida de um arquivo dentro do GED. Esse recurso faz o acompanhamento do documento desde a sua criação, envolvendo parâmetros de armazenamento, manutenção, disponibilização, processamento e o posterior descarte desses registros.
O gerenciamento eletrônico de documentos é essencial para o processo de armazenamento de informações nas empresas. O uso de um sistema GED permite que a tomada de decisões diárias seja prática, ágil e certeira, com o uso de tecnologias específicas que auxiliam nessa dinâmica. Assim, as organizações que optam pelos procedimentos extraem muitos benefícios para sua produtividade.
Gostou do nosso artigo sobre o uso de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos nas empresas? Então, por que você não confere nosso artigo sobre checklists digitais? Nele, mostramos como esse documento digital pode ser útil para sua empresa!
