O PDCA é um método de gestão utilizado no controle de processos e seu foco é solucionar problemas. Também conhecido como Ciclo PDCA, é um processo contínuo que deve ser realizado constantemente.
Esse modelo visa a melhoria contínua dos processos, uma vez que novos problemas surgem nos procedimentos antigos e os novos ainda têm muitos pontos de otimização.
– Saiba mais: Padronização de processos: o que é, benefícios e exemplos práticos.
A sigla PDCA, em inglês, significa Plan, Do, Check e Act, que em tradução literal seria: planejar, fazer, verificar e agir.
A seguir, vamos entender cada fase do PDCA, seus principais benefícios e como aplicar na sua empresa. Boa leitura!
As quatro fases do PDCA
PLAN (Planejar)
Todo bom processo começa com o planejamento. Portanto, é de extrema importância que sua equipe desenvolva uma estratégia.
Assim, analisar as metas da empresa e os problemas que podem surgir nos processos é um ótimo ponto de partida.
DO (Fazer)
A partir do plano desenvolvido na primeira etapa, sua equipe deve colocar as soluções sugeridas em prática.
Esse é um momento de execução, então, o foco deve ser em realizar o que foi proposto no planejamento.
Além disso, uma boa prática é manter o registro das ações executadas, para que sua equipe mantenha um histórico de tudo que foi feito.
Essa é uma maneira de melhorar o conhecimento técnico da empresa, visto que todos os processos que deram certo e errado foram listados.
Logo, as decisões acerca de novos problemas não vão partir do zero, já que sua empresa manteve o registro das ações tomadas em questões anteriores e sabe o que deu certo e errado.
CHECK (Verificar)
Após a execução, é necessário que os resultados sejam analisados. Assim que a execução do plano começar a gerar dados, a fase de análise pode ser iniciada. Portanto, ela pode ser feita ao mesmo tempo que a etapa anterior.
Assim, com os dados disponíveis, sua equipe tem o trabalho de identificar erros, falhas de equipamento e possíveis melhorias.
ACT (Agir)
A última etapa consiste em implementar as sugestões da análise para corrigir as falhas, reduzir a quantidade de erros e aumentar a confiabilidade do processo.
Benefícios do PDCA
Como o objetivo do PDCA é solucionar problemas, as vantagens desse método giram em torno dos resultados das suas melhorias.
Alguns dos benefícios mais comuns a partir da metodologia são:
Eficácia: maior desempenho dos seus processos.
Gerenciamento de riscos: como o processo é contínuo, sua equipe está sempre monitorando possíveis riscos.
Redução de custos: a partir da análise é possível reduzir etapas de um processo e reduzir custos.
Automação de processos repetitivos: processos repetitivos podem tomar o tempo da sua equipe e alguns deles podem ser automatizados.
Otimização de tempo: ao identificar a distribuição de tempo no processo completo, fica mais fácil para você alocar sua equipe de forma efetiva, otimizando o tempo do processo.
Como aplicar o PDCA no seu negócio
Você enfrenta um mesmo problema diversas vezes e a solução é sempre diferente? Ou muitas vezes ainda não tem sucesso para solucionar o problema? Esse é um ótimo indicativo de que o PDCA pode ser uma boa opção.
Uma das grandes vantagens desse método é que ele pode ser aplicado de forma 100% digital na sua empresa através de checklists.
Assim, por meio da lista de verificação, você tem controle sobre todos os passos do PDCA, sabendo o que foi e o que não foi executado.
E o melhor: usando 0 papel, poupando recursos e automatizando ainda mais a sua operação.
Além disso, ele é uma ferramenta muito versátil e pode ser utilizada em diversas áreas diferentes, como:
Construção Civil
Os processos no canteiro de obras podem variar muito entre obras quando se trabalha com equipes diferentes. Com o PDCA, você consegue identificar falhas nas etapas da obra e implantar melhorias.
Hospitais
Ter controle sobre cada um dos processos pode garantir que sua equipe otimize o tempo com processos, o que nesse cenário pode, literalmente, salvar vidas.
Dessa forma, os processos são sempre monitorados e analisados, para que possam ser melhorados para garantir que o hospital tenha o melhor atendimento possível.
Administração
Com o PDCA, os processos podem ser adaptados para o mundo digital, fazendo com que sua empresa obtenha bons resultados em menos tempo.
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