Padronização de processos: saiba o que é e seus benefícios

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A padronização de processos é o ato de organizar, uniformizar e formalizar as ações que fazem parte de um processo produtivo. Essa é uma das formas que as empresas têm utilizado para garantir eficiência e excelência operacional. 

Mas quais os principais benefícios e como implementar na sua empresa? É o que vamos entender neste post. Acompanhe!

O que é a padronização de processos?

De forma simplificada, padronizar processos significa criar mecanismos para que determinada atividade seja executada em sequência, sem que haja desvios. 

Uma tarefa padronizada, portanto, deve ser realizada da mesma maneira independentemente das pessoas envolvidas na sua execução.  

Assim, a padronização é uma forma de garantir que tarefas sejam realizadas com uma menor taxa de erros, garantindo a qualidade final da execução. 

Qual a importância de padronizar os processos?

Agora que entendemos o que é padronização de processos, é também relevante compreender a importância desse procedimento. 

Vejamos alguns pontos que merecem destaque:

1. Evitar a variação nos processos

Um dos principais pontos quando falamos da importância da padronização de processos é evitar que haja variação no produto/serviço entregue. 

Quando há muita variação na forma com que uma atividade é executada, o resultado final tende a ser prejudicado, o que aumenta a taxa de erros e falhas, afetando a qualidade da entrega final. 

Por isso, quando os processos são padronizados, uma mesma tarefa será sempre executada da forma padrão, garantindo a qualidade da execução. 

2. Atender a diversas regulações

Em muitas organizações é extremamente comum que, para que ela possa realizar sua atividade fim, algumas regulações e normas precisam ser atendidas.

Nesse sentido, é possível citar a International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, conhecida como ISO; a Associação Brasileira de Normas Técnicas, ou ABNT; as Normas Regulamentadoras, conhecidas como NRs e assim por diante. 

Para seguir essas normas e até mesmo conseguir suas certificações, as empresas precisam seguir diversas etapas e também padrões. 

Por exemplo, a construção civil é um setor que possui diversas normas, como a NR 6 e NR 12 – que dizem respeito à segurança do trabalho

Dessa maneira, se você possui um procedimento detalhado com o passo a passo, a execução, além de simplificada, é garantida. Isso indica que todas as normativas que os mantêm seguros no dia a dia serão cumpridas.

Logo, quando os processos são padronizados, todo esse processo é bastante facilitado, de forma que as verificações, realizadas através de auditorias, são realizadas de forma assertiva. 

3. Delegar atividades sem responsáveis

Todas as empresas entendem que, para o bom andamento dos processos, cada atividade precisa ser delegada para uma determinada pessoa ou equipe. 

Isso porque, quando uma tarefa não tem um dono específico, ninguém se responsabiliza por ela, o que pode comprometer o processo como um todo. 

Dessa maneira, quando os procedimentos são padronizados, é possível sempre atribuir responsabilidades, de forma que cada etapa seja executada e supervisionada. 

4. Melhorar os resultados

Como temos falado neste conteúdo, padronizar processos é bastante importante para a empresa como um todo. Logo, a melhoria de resultados é uma consequência natural da padronização. 

Isso ocorre pelo fato de, quando as variações são extintas, os processos são mapeados e cada um tem seu responsável, é possível garantir uma melhor execução, melhorando os resultados como um todo.

5. Conhecer os processos

Por fim, um dos pontos importantes na padronização de processos é o fato de que, invariavelmente, quando se busca esse mapeamento, você fica muito mais consciente de cada atividade e procedimentos que ocorrem no dia a dia da empresa. 

Também fica mais fácil monitorar o seu desempenho para descobrir se a padronização apresenta alguma falha ou se há algum outro gargalo, melhorando o resultado como um todo. 

Além disso, quando há padronização de processos, toda a equipe sabe como cada etapa deve ser conduzida. Dessa maneira, caso um colaborador que faça parte do processo não esteja mais presente, a atividade não será de forma alguma prejudicada. 

Quais benefícios da padronização de processos?

Como falamos acima, a padronização é importante para garantir a qualidade nos processos, que pode ser uma prestação de serviço ou a rotina operacional na indústria, por exemplo. 

Vejamos alguns benefícios de implementar a padronização na sua empresa. 

Menos falhas e acidentes

Com processos mapeados, se torna possível estabelecer um procedimento padrão. A qualidade, portanto, é alcançada justamente pela menor taxa de erros que a padronização viabiliza. 

A partir do momento que todas as etapas são estabelecidas e se encontra um padrão, as tarefas são realizadas no menor tempo, com mais eficiência e sem que erros sejam cometidos ou que acidentes aconteçam. 

Uso correto dos recursos

Quando você tem em mente quais as etapas das atividades da empresa, é possível destinar recursos de forma assertiva para cada área. 

Ao identificar essas etapas com a padronização, você encontra oportunidades para os processos serem melhorados, tomando boas decisões no que diz respeito a investimentos de recursos humanos e financeiros. 

Aumento da produtividade

Se cada processo foi mapeado, as atividades foram divididas e sua equipe segue uma forma padrão de execução, a produtividade irá aumentar. 

Isso porque não será preciso gastar tempo para criar novas formas de executar o processo, uma vez que isso será devidamente padronizado. 

Um exemplo prático dessa produtividade é a linha de produção dos lanches vendidos pela rede de fast food, McDonald ‘s.

Em reportagem realizada em um dos restaurantes da marca, descobriu-se que, graças a padronização na montagem dos lanches, um Big Mac fica pronto em um minuto e meio.  

Assim, com a execução das tarefas em sequência, todo o processo é simplificado e agilizado, o que tem impacto direto na produtividade. 

Facilidade em treinar colaboradores

Treinar um novo colaborador nem sempre é uma tarefa fácil, não é mesmo? Porém, com processos padronizados, é muito mais simples passar o conhecimento adiante. 

Se o profissional sabe exatamente quais seus próximos passos e isso é pré-estabelecido, ele irá aprender suas atividades com mais facilidade e cometendo menos erros, visto que a metodologia já foi testada anteriormente.

Melhora na experiência do cliente

Se você busca fidelização de clientes e entrega final de qualidade, a padronização é o melhor caminho. Assim, padronizar atividades que têm impacto direto na experiência do cliente é um ótimo caminho. 

No exemplo do McDonald ‘s dado logo acima, quanto mais rápido e com qualidade o lanche for entregue, mais satisfeito o cliente irá ficar, melhorando sua experiência como um todo com o produto/serviço. 

Transparência nos processos

Uma das vantagens mais importantes quando falamos em padronização é a clareza que esse mapeamento traz para as organizações. 

Pelo fato de descrever etapa por etapa, tudo que é considerado ambíguo é automaticamente eliminado, tornando os processos mais transparentes para quem faz parte dele e também para a gerência. 

Redução de custos

Se os recursos são melhor alocados e a produtividade aumenta, os custos são reduzidos. Quando o colaborador sabe o que e quando fazer, as atividades seguem de forma mais fluída, sem que recursos, como tempo, sejam perdidos. 

Engajamento dos colaboradores

É também bastante importante que os colaboradores saibam o porquê eles estão seguindo determinada padronização. Isso porque, somente se a importância é percebida, é que a execução será bem feita. 

Quando falamos em segurança do trabalho, por exemplo, se há uma padronização na forma de paramentação com EPIs, é essencial que os colaboradores se engajem nessa tarefa, uma vez que isso irá impactar diretamente na segurança dos envolvidos. 

Menos redundâncias nos processos

Além dos erros, algo comum que pode ocorrer quando não se conhece bem os processos, são atividades duplicadas ou retrabalho. Por isso, com tarefas padronizadas, esses fatores também são reduzidos, diminuindo a redundância nos procedimentos. 

Possibilidade de automação de processos

Por fim, um dos benefícios incríveis ao trabalhar com padronização é a possibilidade de automatizá-los. Ao fazer uso de tecnologias, é possível criar sequências de atividades automatizadas para as equipes. 

Uma das formas de realizar essa automação é com o Videnci, a partir da criação de checklists digitais. Criando um formulário, é possível atribuir responsabilidades e prazos em cada etapa. 

Esse tipo de automação dá mais clareza para a gestão e agiliza a atividade das equipes, aumentando a produtividade. 

Como padronizar os processos?

Agora que já vimos o que é e a importância de padronizar processos, vamos entender, passo a passo, como tornar essa prática uma realidade na sua empresa. 

1. Defina qual o objetivo da padronização de processos

Antes mesmo de estabelecer os critérios de padronização, você precisa conhecer a fundo os seus objetivos.

Qual processo quero padronizar? Como isso irá impactar o meu serviço ou a minha produção? Vou escolher apenas um processo ou toda a minha cadeia produtiva será envolvida?

Assim, responder essas questões e saber exatamente onde você quer chegar com essa metodologia é essencial. Falamos isso porque será despendido tempo e insumos na padronização, então, saiba exatamente o que é prioridade para sua empresa.  

2. Faça o levantamento de todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo

Sabendo o porquê você está padronizando um processo, é preciso entender o passo a passo do mesmo. 

Esse item é fundamental e por que? Pelo fato de que, conforme a padronização for feita, assim ela será executada.

Logo, se você deseja ter uma baixa taxa de erros e encontrar o mais alto grau de eficiência, faça o seu procedimento entendendo cada etapa do mesmo. 

É também importante que ele passe por diversos testes até que a versão final seja passada para os profissionais. Quanto mais você testar, menor será sua taxa de erro e maior a eficiência e produtividade. 

3. Envolva o maior número de pessoas possível no mapeamento de processos

Escutar quem está lidando todos os dias com o procedimento padrão é imprescindível. 

Afinal, ninguém melhor para dizer se o processo está funcionando perfeitamente ou não que o colaborador que lida com ele na sua rotina.  

Por isso, esteja atento e saiba escutar o que os colaboradores têm a dizer, estando sempre disposto a fazer mudanças se necessário. 

4. Simplifique a documentação dos processos

Ao documentar as etapas, não é aconselhável utilizar uma linguagem rebuscada e que não comunique com a sua equipe. 

Pelo contrário, use termos que façam parte do dia a dia dos colaboradores e facilite o máximo possível para quem vai fazer uso dessa padronização no dia a dia. 

5. Invista na capacitação dos colaboradores

Ao repensar na execução das tarefas, envolva toda sua equipe e explique o passo a passo, tire dúvidas e invista na capacitação sempre que necessário.

Como falamos nos tópicos anteriores, o engajamento dos colaboradores é parte fundamental nesse processo. Por isso, torne central a participação dos mesmos.

6. Revise e atualize periodicamente a documentação de processos

Por fim, a padronização de processos não pode ser algo estático. Como falamos acima, feedbacks são sempre bem-vindos. 

Além disso, revise periodicamente o seu procedimento para que ele seja executado com a maior eficiência operacional possível. 

Dessa maneira, uma dica que damos é: utilize dados a seu favor e entenda o que vai bem ou não, mudando sempre que preciso.

Padronize os processos com a ajuda do Videnci

Se você gostou do conteúdo, tenho uma boa notícia: temos um software que pode te ajudar – e muito – na padronização de processos na sua empresa!

Com o Videnci, você pode criar checklists digitais e detalhar cada etapa da sua operação de forma simples. Além disso, é possível criar atividades e atribuir responsabilidades, assim como adicionar prazos e acompanhar a execução em tempo real. 

No nosso sistema, que também possui a versão app, você também pode gerar automações e simplificar toda a cadeia de processos da sua empresa. Dessa forma, nenhum processo é perdido e você garante a boa execução do mesmo!


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About the Author: Isabele Borges