Você já está familiarizado com este termo comum entre empresas prestadoras de serviço? Uma ordem de serviço é um recurso estrategicamente utilizado para formalizar o trabalho.
A fim de realizar eficientemente o serviço contratado pelo cliente, emite-se uma ordem de serviço (ou OS) para organizar as atividades prestadas pela equipe envolvida.
Confira maiores detalhes do que é ordem de serviço e 3 razões para utilizá-la em procedimentos de manutenção!
Mas afinal, o que é uma ordem de serviço? Para que serve isto?
Uma ordem de serviço é feita para que tanto as expectativas da empresa prestadora de serviços quanto de seus clientes sejam atendidas.
Por meio de uma OS torna-se possível acompanhar os recursos investidos na prestação de serviço, controlar o tempo de execução e formalizar todas as atividades referentes ao trabalho.
Uma ordem de serviço de manutenção é um tipo de documento gerado com recorrência no mercado industrial. Ele é feito para atender um cliente que necessita reparar algum dano em seu maquinário ou serviço de maior complexidade.
Confira alguns dados que geralmente são pontuadas para a construção de uma ordem de serviço de manutenção:
- Data de processamento;
- Dados do cliente que solicitou a manutenção;
- Número da ordem de serviço (para que seja distinguido e organizado cada serviço requerido);
- Valor do serviço prestado e forma de pagamento;
- Motivo de abertura da ordem de serviço (lista-se todos os detalhes levantados pelo cliente);
- Descrição do serviço prestado ao cliente (neste caso organiza-se os procedimentos para resolver o problema acionado);
- Recursos necessários para a execução de serviço (informações de equipamentos separados para o serviço);
- Equipe envolvida para as atividades de manutenção (separar funcionários escolhidos para a resolução da manutenção requisitada);
- Medidas preventivas e equipamentos de proteção necessários (para que a gestão tenha conhecimento dos riscos envolvidos na manutenção).
3 motivos para utilizar uma ordem de serviço em procedimentos de manutenção
Agora que você pôde ter maiores informações sobre o que é uma ordem de serviço, para que ela serve e como é construída, ficará mais fácil entender as vantagens de utilizá-la durante a manutenção:
1 – Organização do fluxo de trabalho
Ao se cadastrar todas as atividades pertinentes ao serviço contratado, a execução durante a manutenção ficará muito mais organizada.
A criação da ordem de serviço servirá como um norte para que o gestor consiga ordenar como cada atividade deve ser feita no fluxo de trabalho.
Assim, antes mesmo de chegar ao local do cliente, os funcionários se encontrarão prontos e divididos em cada função acordada para o cumprimento da manutenção.
2 – Menor taxa de erros
Quando todas as informações a respeito do serviço de manutenção são levantadas e registradas num documento, torna-se mais difícil cometer falhas.
Por exemplo, registrando-se todas as informações sobre os riscos presentes no processo, há menores chances de qualquer funcionário se acidentar e gerar maiores custos a empresa contratada.
Além disso, até mesmo desacordos contratuais futuros entre empresas prestadores de serviço e seus clientes podem ser evitados quando todo o processo está documentado.
3 – Integração com plataformas digitais
Por fim, faz-se necessário explicar que ordens de serviço podem ser digitalizadas e feitas em plataformas digitais que agilizem o processo de manutenção.
Isso porque os sistemas de gestão digital são capazes de registrar cada campo necessário para o preenchimento da ordem de serviço e automatizar seu envio.
Ao contrário das ordens de serviço preenchidas no papel, aquelas que são feitas em ambiente digital não podem ser rasuradas e perdidas!
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