Fluxograma de processos operacionais: como fazer um

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Mapear e analisar processos é algo que, com certeza, faz parte da rotina das empresas. Nesse sentido, um fluxograma de processos operacionais pode te ajudar a organizar melhor atividades e procedimentos da sua organização. 

Seguindo alguns passos simples, você pode adaptar essa metodologia para sua realidade empresarial e ter ganhos reais em produtividade e corte de gastos desnecessários.

Para saber mais sobre o que é um fluxograma e como fazer um, acompanhe o blog post!

O que é fluxograma de processos?

De forma simplificada, fluxograma de processos operacionais é uma ferramenta que, a partir do uso de símbolos gráficos, explica como uma tarefa deve ser realizada seguindo um passo a passo. 

Dessa forma, o fluxograma é utilizado nas empresas para moldar e controlar processos, atendendo desde demandas externas, que envolvem clientes, até demandas internas. 

Como falamos acima, esse tipo de procedimento é bastante visual, o que facilita a compreensão dos processos, detalhando as etapas seguidas para a execução de atividades. 

Logo, com essa visualização detalhada, torna-se mais simples enxergar lacunas e gargalos, algo de extrema importância para a organização.

Para que serve o fluxograma de processos operacionais?

Um fluxograma de processos operacionais tem como objetivo facilitar a compreensão das atividades com a representação gráfica das etapas do processo

Além disso, essa metodologia serve para:

Documentar as etapas

Com as etapas documentadas, é mais simples entender atividades, pessoas envolvidas, recursos e todos os fatores que dizem respeito ao processo.

Para a gestão, portanto, ter esse mapeamento é essencial para saber como corrigir falhas e otimizar o processo em si, aumentando a produtividade.

Padronizar processos

É sabido que a execução de processos seguem uma determinada lógica e ordem, certo? Ao mapear todas as atividades, é mais simples padronizar a execução e evitar erros. 

A padronização também é importante no sentido de que, independentemente quem realizar a atividade, é garantido que o resultado será o mesmo, o que é benéfico para a empresa e também para o consumidor. 

Entender a sequência de atividades e sua conexão

Se você compreende a sequência das tarefas, é simples de entender a conexão entre elas. É importante, inclusive, saber se, por algum motivo, as atividades não estão sendo executadas na sua sequência mais lógica, o que pode causar atrasos e erros. 

Por isso, com o detalhamento obtido com o fluxograma de processos operacionais, você tem a visão do todo, possibilitando que as tarefas sejam feitas na ordem ideal e sem falhas. 

Implantar a melhoria contínua

Com processos organizados em fluxograma, eles sempre podem ser revisados, o que vai de encontro com as boas práticas de melhoria contínua. 

Logo, a partir do momento que entende-se mais sobre os procedimentos, é possível implementar melhorias necessárias e atualizar metodologias.

Valorizar cada tarefa para performance empresarial

Os processos só serão bem executados quando os seus colaboradores compreenderem a importância de cada atividade. É por isso que o fluxograma é tão importante, visto que ele dá visibilidade para cada etapa, não negligenciando tarefas. 

Assim, preze sempre por compartilhar com a sua equipe a importância das fases operacionais para a boa execução do todo.  

Verificar a necessidade de insumos

Por fim, o fluxograma de processo é importante para saber onde os recursos estão sendo aplicados e se é necessário incrementá-los ou não. 

Nesse sentido, é relevante também compreender quais áreas precisam de insumos e quais estão gastando de forma desnecessária, por exemplo. Logo, esse tipo de prática é essencial para uma gestão eficaz e eficiente

Quais são as etapas de um fluxograma de processos?

Como temos falado, um fluxograma de processos operacionais é constituído de símbolos que possuem significados para o processo em si.  

SímboloSignificado Representação gráfica
Etapas de Início e FimMarca o início do processo e o seu fim
ProcessoServe para identificar as atividades que são necessárias para realizar o processo
FluxoMostra a conexão entre as etapas de todo o processo
DecisãoExige que você tome alguma decisão específica para continuar uma sequência de atividades
Processo pré-definidoEste símbolo indica que essa etapa já foi pré-definida, então, é preciso fazer outro fluxograma
Operação ManualIndica que essa atividade precisa ser realizada de forma manual dentro do processo
DocumentoSinaliza que nessa etapa do processo um documento vai ser gerado
EsperaIndica que é necessário um tempo de espera para que algo no processo continue ou uma atividade seja concluída
ConectorIndica quando é necessário conectar etapas do fluxograma que está longe da outra

Tipos de fluxogramas mais comuns

Agora que conhecemos os símbolos e seus significados, vejamos quais são os tipos mais comuns quando falamos em fluxogramas de processos operacionais.

  • Fluxograma de Processos Linear

Esse tipo de fluxograma exibe a sequência de trabalho, ou seja, quando começa e quando termina e indica pontos de tomada de decisão. O fluxo linear é utilizado, normalmente, para explicar o funcionamento de uma atividade. 

  • Fluxograma de processos Funcional

Já o fluxograma de processos funcional é aquele que, além de abranger o processo linear, também traz a visão das pessoas envolvidas nos procedimentos com a atribuição de responsabilidades. Além disso, esse tipo de fluxograma também divide os processos entre áreas. 

Como fazer um fluxograma operacional?

É importante que se compreenda como fazer um fluxograma para os processos da sua empresa. Por isso, selecionamos uma sugestão de etapas a serem seguidas nas organizações.

Estudo prévio

Antes de qualquer execução, é preciso entender quais são os processos da sua empresa e estudá-los, entendendo as etapas que fazem parte deles hoje em dia. Esse mapeamento é importante para todas as etapas seguintes. 

Processo em foco

Defina quais processos você deseja imputar ao fluxograma e busque quem trabalha diretamente na área para te ajudar a delineá-lo

Dessa maneira, você saberá exatamente quais processos serão organizados e a melhor forma de fazer isso é tendo alguém para guiar os procedimentos. 

Priorizar para não acumular

No estudo prévio, você pode se surpreender com a quantidade de processos mapeados. Por isso, priorize os que têm consumido mais recursos e prejudicado a sua operação em maior escala. 

Dessa maneira, escolha suas prioridades e faça por etapas, não sobrecarregando os responsáveis pelas funções. 

Mapeamento das etapas

Essa é uma das partes mais importantes, visto que é o mapeamento das etapas que permite a boa execução do fluxograma. 

Logo, gaste tempo nessa fase e busque compreender, junto aos profissionais que fazem parte dos processos, qual a melhor forma de realização de cada etapa

Hora de desenhar

Utilize os elementos visuais necessários e desenhe o fluxo mais de uma vez se necessário para encontrar a forma ideal de execução. Utilize todos os elementos para que o desenho seja o mais compatível possível com a realidade da sua empresa. 

Criticar e analisar

Questione as etapas desenhadas para que, futuramente, o fluxograma não apresente falhas e gargalos. Por isso, seja criterioso para criticar e analisar o que foi feito, buscando sempre a execução ideal.

Fotografe o fluxograma

Após finalizado, tire alguns minutos para fotografar a versão final do fluxograma de processos operacionais. Esse registro, portanto, é essencial para entender o processo de montagem. 

Documente o fluxograma

Por fim, crie um documento digital e registre o fluxograma. Dessa maneira, nada será perdido e você poderá compartilhar com a sua equipe o que foi feito e como os processos devem ser feitos.

Escolha o Videnci para monitorar esses processos

No conteúdo de hoje, mostramos a importância de mapear e analisar os procedimentos da sua empresa para um fluxograma de processos operacionais. 

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About the Author: Isabele Borges