Digitalização de processos: o que é, importância e como fazer?

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A transformação digital é um processo que estamos vivenciando há algum tempo e a digitalização de processos é fruto dessa revolução. 

A cada dia alguém se dispõe a pensar e fazer algo diferente. Inovar e se adaptar é a chave para que sua empresa continue crescendo e competindo no mercado. Uma das maneiras de alcançar esse sucesso é através da tecnologia. 

Saber como usufruir das ferramentas que estão disponíveis hoje em dia para que os processos da sua empresa sejam otimizados e agiliza as tarefas do cotidiano é essencial. Digitalizar processos é o que pode fazer a diferença na hora de entregar qualidade.  

E é por isso que, no blog de hoje, vamos entender mais sobre a digitalização de processos, como são feitos, os benefícios para sua empresa e como adaptar na sua organização.

Confira!

O que é digitalização de processos?

A digitalização de processos se refere a transferência de arquivos ou dados físicos que foi acumulado pela empresa para o ambiente virtual, o que significa que esses dados estão sendo enviados para a nuvem.

Assim, fica mais fácil a dinâmica da empresa em relação ao acesso a essas informações. O gestor, ao implementar a digitalização, consegue permitir determinadas pessoas a terem acesso a esses documentos de forma rápida e prática de qualquer lugar. Desde que possua um dispositivo com acesso a internet, as informações são de fácil acesso.

O processo de digitalização permite que você efetue diversas tarefas de forma mais prática através de softwares de gestão, aplicativos, sistemas e sites. Com isso, é possível trabalhar, entregar documentos, fazer reuniões, prestar serviços e várias outras atividades que se possa imaginar. 

Com o armazenamento em nuvem, as coisas ficam mais práticas e organizadas dentro da sua empresa, além de evitar gastos com manutenção de armazenamento de pilhas de papéis com informações importantes. 

Por que é importante realizar a digitalização de processos?

Fazer parte do digital se tornou essencial para a rotina de uma empresa que almeja o crescimento. Com o início da pandemia, o digital tornou-se a ferramenta básica para que as empresas continuassem funcionando. 

O formato home office se tornou algo comum e que vem sendo cada vez mais explorado, no qual as pessoas não precisam estar sempre no escritório para exercer sua função, trazendo, assim, mais qualidade de vida. Essa nova realidade foi impulsionada com as compras online, que cresceram muito durante 2020.

Poder resolver problemas sem precisar sair de casa, evitando trânsito e filas também é um grande fator no crescimento das empresas no ambiente digital.

Todos esses são benefícios que a digitalização trouxe em diversas áreas e processos. Sendo assim, várias empresas vêem cada vez mais essa necessidade de aderir aos processos digitais e novas tecnologias para tornarem o trabalho mais ágil, produtivo e otimizado.

Quais são os objetivos da digitalização de processos?

Além de saber o que é a digitalização de processos é importante entender quais são os seus objetivos ao serem implementados na sua empresa. Afinal, o que eles buscam melhorar?

E aqui estão eles:

Reduzir desperdícios

Quando pensamos na digitalização, logo associamos a economia que ela traz para a empresa. 

Ao transferir atividades para o ambiente digital, encontramos várias economias como, por exemplo, economia com material de escritório, aluguel de espaços físicos e os custos dessa locação, custo de deslocamento dos colaboradores, hospedagem, manutenção e vários outros que podem ser substituídos por ferramentas digitais. 

Aumentar lucros

Com a redução dos desperdícios dentro da empresa, a diminuição de erros e o aumento da produtividade, o resultado se torna mais claro. Os lucros tendem a subir, pois o trabalho fica mais fácil de ser realizado e a produtividade aumenta. 

Aumentar a produtividade

Ao minimizar a necessidade de verificar manualmente atividades burocráticas,você melhora a produtividade da empresa pois, dessa forma, os colaboradores podem focar em atividades principais e demandas mais estratégicas

Além disso, as ferramentas digitais possuem vários recursos para facilitar a análise de dados, funcionários, estoques e vários outros serviços que ficam mais simples de acompanhar no dia a dia e criar um fluxo de trabalho mais eficiente. 

Reduzir os erros e retrabalhos

É comum que determinados processos dentro de uma empresa possuam certos gargalos ou até mesmo erros e muitos retrabalhos devido a grandes demandas. Nesse sentido, a digitalização traz uma facilidade para a conclusão desses processos.

Processos nos quais é necessário esperar determinada pessoa assinar apenas um documento para finalizar as tarefas pode se tornar um grande gargalo em uma tarefa simples. 

Às vezes, é necessário aguardar a disponibilidade de gestores ou diretores para assinar algo e com o digital é possível fazer isso de forma online, rápida e prática sem causar muito estresse. 

Qual a diferença entre digitalização de processos e automação de processos?

O principal do processo de digitalização de processos é tornar atividades que antes eram feitas de forma manual por um procedimento que vai ser realizado através de ferramentas digitais, por funcionários. 

Já a automação de processos funciona de forma automatizada, sem a necessidade da presença de seres humanos. Essas atividades são determinadas por programadores que decidem como um algoritmo ou ferramenta deve agir para que possa operar sozinha. 

Um grande exemplo são as ferramentas de marketing que já são programadas para enviar e-mails de tempos em tempos para uma determinada base de pessoas que estão cadastradas. Essas ferramentas executam esses envios de forma automática.  

Como acontece a digitalização de processos nas empresas? 

Diversas empresas já vêm adotando a digitalização de processos no seu dia a dia, porém, é preciso entender que isso exige uma transformação da mentalidade da empresa e uma mudança cultural também. 

Hoje em dia, até mesmo instituições públicas que possuem visão mais conservadora começaram a mudar os seus processos para atuarem de forma mais digital e moderna

A tecnologia serve como um instrumento de aprimoramento que consegue evoluir sua empresa de várias formas. Então, por que não usufruir dela?

Por isso, é importante olhar para dentro da sua organização e descobrir quais atividades podem ser feitas e otimizadas para um ambiente virtual. Além disso, tornar seus documentos e arquivos físicos em digitais é pensar no melhor para o seu negócio. 

Como fazer a digitalização de processos?

Entendemos que a digitalização dos processos ajuda na eficiência da empresa e, agora, vamos aprender como implementar isso. No momento em que vamos realizar a digitalização dos documentos, é importante fazer a coleta e classificá-los antes de digitalizar e, após isso, a indexação e a consulta ocorre.

É preciso escolher as ferramentas mais adequadas para realizar esse processo e alinhar com as estratégias da empresa e seus objetivos. As ferramentas tecnológicas são a parte principal da digitalização de processos. 

Quanto tempo demora a digitalização de um processo?

Isso vai depender de cada empresa, da quantidade de informações que precisam ser digitalizadas e da disposição de cada uma em fazer as mudanças necessárias para que a digitalização seja implementada. 

É necessário planejamento e estratégia, saber quais são as prioridades das empresas e entender os benefícios que essa prática pode trazer para suas tarefas. 

Fazer tudo isso não é simples e nem da noite para o dia. É necessário paciência e cautela para que tudo saia certo e quanto mais disposta sua empresa e funcionários estiverem para trazer essa mudança, mais rápido será o processo.

O que acontece depois da digitalização do processo?

Após a implementação do digital, é hora de reorganizar sua empresa. Traçar novas estratégias e objetivos que atendam e façam sentido com o novo jeito de trabalhar. 

É importante que todos os funcionários saibam como acessar e usufruir da melhor forma o digital, para que traga facilidade e não mais dor de cabeça. Reestruture os processos que antes eram feitos de forma manual, crie novos padrões e acompanhe as evoluções. 

Quais são as vantagens da digitalização de processos?

Com a implementação do processo de digitalização na empresa, é possível aproveitar as inúmeras vantagens que essa prática é capaz de trazer para o seu negócio. Confira!

Ampliação de mercado

Ao invés de limitar o atendimento aos seus consumidores apenas por meio de uma loja física, você pode ampliar seu processo de vendas pelo digital através de uma loja e-commerce ou, caso queira atingir todo o território nacional, um marketplace. 

Abrindo uma loja virtual, você é capaz de atingir um público maior e gerar mais oportunidades de negócios que talvez com apenas uma loja física não fosse possível. 

Além disso, é importante considerar o mercado atual e como isso é um fator importante atualmente tendo essa disponibilidade e diversidade nas suas vendas. 

Rapidez na troca de informações

Uma das grandes vantagens da digitalização dos processos foi a capacidade de tornar a troca de dados e informações mais rápida para as empresas, gerando uma produtividade maior. 

Em diversos sistemas de gestão de tarefas você precisa apenas que um funcionário faça uma anotação e todos os integrantes daquela equipe ou de quem tiver acesso àquela informação pode vê-la simultaneamente e em tempo real. 

Isso facilita a tomada de decisões no dia a dia, possibilitando uma entrega mais otimizada e ágil dos serviços. 

Eficiência de ponta a ponta

Outro benefício da digitalização é a eficiência das operações, pois permite que seja feita uma análise de dados em tempo real, facilitando a observação de cada caso e facilitando a tomada de decisão. 

O gestor consegue ter uma visão ampla sobre as atividades que estão sendo executadas na empresa e avaliar também a sua produtividade, observar quais os pontos que precisam ser melhorados e corrigir eventuais erros. 

Clientes satisfeitos

Com o digital é possível criar um atendimento ao cliente eficiente e prático e fazer da experiência dele a melhor.

Os clientes conseguem visualizar virtualmente o que eles precisam sem precisar passar por diversas lojas, precisando apenas de ver de site em site qual loja faz mais sentido adquirir determinado produto. 

Cuidar do tempo do cliente, evitando que ele passe estresses sendo que pode comprar algo com apenas um clique traz uma grande satisfação para o consumidor. Além disso, a decisão de compra pode ser tomada com mais cautela e satisfação. 

Maior interação entre as equipes

A possibilidade de trabalhar para uma empresa de outro estado do conforto da sua casa é algo visado por muitas pessoas. Através das ferramentas digitais, é possível que as equipes interajam entre si independente da distância. 

Assim, pode-se reunir diversos times para trocar ideias, insights e estratégias, analisando os dados de forma online e entregando resultados de todos os lugares do mundo que precisam apenas de um dispositivo com internet. 

Mais transparência para o consumidor

O atendimento de forma digitalizada permite que o consumidor esteja mais próximo da empresa a qual ele deseja realizar a compra de um produto ou serviço. O online possibilita que esse consumidor seja direcionado para o setor que ele precisa de forma mais ágil e prática.  

Não apenas isso, mas também a oportunidade dos clientes comentarem sobre sua empresa dando até mesmo opiniões sobre o que pode melhorar ou o que não está sendo feito de forma correta, podendo ajudar nas suas vendas ou fazer você repensar suas estratégias. 

Dessa maneira, o digital também permite um acompanhamento mais prático do status de compra de algum produto, podendo acompanhar por meio de aplicativos a localização da sua encomenda. 

Resultados sob controle

Através dos sistemas de gestão de tarefas, os gestores conseguem acompanhar melhor a produtividade e eficiência nas tarefas que estão sendo realizadas, podendo avaliar se a algo que pode ser melhorado de forma mais rápida. 

Com os aplicativos, softwares ou sistemas, fica mais claro ter em mãos esses indicadores. Pode assim ser feita uma avaliação mais ampla dos serviços que estão sendo executados e os resultados alcançados. 

Quais e quantas entregas foram feitas nesse último mês, qual o produto mais solicitado, número de negócios e por ai vai, as possibilidades são inúmeras. 

Testar ações estratégicas

Investir em novas ideias é sempre um passo importante a se tomar que deve ser planejado com atenção. O digital ajuda a avaliar o que pode ou funciona dentro da sua empresa, permitindo que você seja mais ousado ou diminua um pouco em novas ações. 

Um ponto importante são as mídias digitais que são capazes de tornar sua empresa bem reconhecida e entregar resultados com campanhas de forma prática. É possível avaliar os posts com mais engajamentos, visualizações e cliques de forma mais fácil. 

A grande vantagem é que você se torna capaz de entender melhor o seu público e suas necessidades, investindo assim em estratégias que você sabe que vão se sair bem devido o seu conhecimento sobre seus consumidores. 

E caso os resultados não saiam como o esperado, é possível ajustar as estratégias de forma rápida, sem que seja gasto um esforço em vão. 

Melhores métricas e indicadores

A digitalização facilita a análise de dados, melhorando a visualização de métricas e indicadores, sejam eles indicadores de desempenho de funcionários, produtividade ou investimento em determinada área ou produto. 

As ferramentas digitais ajudam a avaliar esses números e planejar estratégias e tomadas de decisão, através de embasamento técnico, facilitando a visão dos supervisores, gestores e diretores sobre o futuro da empresa. 

Redução de custos e sustentabilidade

Além de da redução de custos que tornar sua empresa digital traz, há também benefícios em relação à sustentabilidade que a cada dia vem sendo um fator importante a se considerar quando olhamos para uma organização.  

A realização das reuniões através de chamadas digitais já mostra o quanto é possível economizar. A possibilidade de reunir diversas pessoas de lugares diferentes economiza com o aluguel de salas comerciais, descolamento do time, hospedagem e também o tempo de todos. 

Dessa forma fica mais prático a conversa com pessoas de diversos lugares e também traz vantagens para o meio ambiente ao diminuir o uso de combustíveis fósseis na atmosfera para deslocar as pessoas. 

O home office é um grande exemplo de redução de custos para empresas e uma forma de trabalhar mais sustentável. 

Outro grande exemplo é a diminuição de papel ao aderir a documentos em formato digital, evitando o desperdício e trazendo mais sustentabilidade e economia para a empresa. 

Proteção de dados

Os documentos e arquivos salvos em nuvem permitem que você salve de forma mais rápida e prática seus documentos, sem ter perigo que sejam perdidos para sempre caso algum dispositivo estrague, pois estarão seguros na nuvem. 

Esse tipo de tecnologia permite que você garanta uma segurança de dados maior para seus dados, evitando perdas, extravios de documentos, criptografias, controle de acessos e entre outros. 

Desafios na digitalização de processos

Independente de ser algo de extrema importância dentro da sua empresa é importante saber quais os prováveis contratempos que você pode encontrar ao lidar com a digitalização de processos dentro da sua empresa. Sendo eles:

  • Infraestrutura

Antes de começar a passar tudo para a nuvem, é preciso analisar a quantidade de informações que sua empresa possui. Pode parecer besteira, mas só quando paramos para olhar com mais calma que vemos a quantidade de documentos, arquivos, anotações, entre outros que estão armazenados.

Para isso, é necessário saber quantos componentes de armazenamento digital vão ser necessários para esses arquivos e assim saber quais componentes, equipamentos e servidores serão precisos para passar tudo para o digital. 

  • Planejamento

Tudo precisa de um planejamento prévio, ainda mais com um acontecimento como esse que envolve praticamente toda a empresa, desde os técnicos de TI aos gestores das equipes. Por isso, é necessário organização

Empresas com muitos anos e com muita coisa armazenada precisam separar informações por setores, datas, projetos e relevância. Para isso, faça um planejamento com seus gestores e equipes para facilitar o processo. 

Junte informações, elimine dados desnecessários, alinhe e defina prioridades e deixe tudo o mais simples e organizado o possível para que a equipe responsável por fazer essa transferência para o digital não tenha problemas maiores.

  • Expertise

Encontre pessoas qualificadas para fazer essa transição para o digital. Há diversos profissionais no mercado, mas é importante pesquisar bastante antes de realizar o processo de digitalização. 

Busque profissionais com experiências anteriores nesse tipo de projeto para que não ocorra nenhum prejuízo com perda de arquivos importantes ou até mesmo uma falha na segurança de dados. 

Inicie o processo de digitalização com o Videnci

Agora você sabe os benefícios de digitalizar os processos na sua empresa e porque isso é uma necessidade nos dias de hoje para o seu negócio evoluir. Através da digitalização, é possível criar uma estratégia melhor quanto aos processos da sua empresa! 

Para saber mais do funcionamento e começar a fazer parte do digital da forma correta e ágil, entre em contato com a gente!
Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa.

Então, marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!

About the Author: Clarice Pinheiro