Controle dos processos: o que é e qual a melhor forma de fazer?

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Controle dos processos é uma das atividades que devem ser implementadas em toda e qualquer organização. Essa prática traz mais previsibilidade para as empresas, uma vez que tem como base o mapeamento completo dos processos.

No blog de hoje, vamos entender o que é controle de processos, por que fazer e, principalmente, como implementar nas organizações.

Boa leitura!

O que é Controle dos Processos?

Controle de processos é a prática organizacional de analisar macroprocessos em busca de gargalos que possam ser aproveitados em prol da otimização e melhoria da qualidade dos produtos ou serviços entregues pela empresa. 

Nesse sentido, ter processos monitorados e controlados é uma das formas de garantir a melhoria contínua nas organizações, além de possibilitar as melhores decisões quando o assunto é alocação de recursos humanos e financeiros. 

Essa prática, também, permite que as empresas consigam padronizar processos e atividades, prezando pela qualidade do produto ou serviço ofertado independentemente de quem executa as funções. 

Qual a diferença entre controle de produto e controle de processo?

É importante ressaltar, de antemão, que essas são práticas relacionadas, isso porque é o processo que determina a qualidade da entrega final. 

Portanto, controle de produto está relacionado principalmente à percepção do cliente, visto que é ele quem usufrui do mesmo. Ou seja, o produto deve sempre atender às expectativas do consumidor e é responsabilidade da empresa tomar todas as medidas possíveis para garantir essa qualidade.

Já o controle de processo são os padrões estabelecidos e seguidos na linha de produção. Esses padrões, por sua vez, servem para que menos erros sejam cometidos para que o nível de qualidade seja mantido. 

Quais são as funções do controle de processos utilizado nas empresas?

Como falamos nos tópicos anteriores, o controle de processos mapeia macroprocessos para que possíveis falhas ou gargalos sejam encontrados e, obviamente, resolvidos. 

Por isso, é função do controle de processos a coleta de dados, sistematização das informações e geração de relatórios com indicadores relevantes para a organização – o que faz parte do controle estatístico de processos.

Por que fazer controle de processos?

A prática de controle sempre traz benefícios para as empresas, uma vez que processos mapeados trazem uma visão clara do que pode ser melhorado e do que tem caminhado bem. 

Por isso, vamos entender um pouco mais sobre o porquê ter esse controle na sua organização. 

Padronizar as tarefas e os resultados

A padronização das atividades é uma das principais razões para se fazer controle de processos. Esse benefício é sentido em toda a operação, visto que, mesmo que haja rotatividade de colaboradores, é garantido que a tarefa será executada da mesma maneira

Logo, com processos padrões, os resultados também são padronizados, trazendo previsibilidade para a sua empresa, algo de extrema importância para a gestão estratégica.

Definir os papéis e as responsabilidades

Ter uma comunicação assertiva é também uma das grandes vantagens do controle de processos. Quando todos os envolvidos nas atividades estão alinhados, sabem o que fazer, seus prazos e responsabilidades, a comunicação caminha de forma fluída, sem ruídos ou mal entendidos entre as partes.

Portanto, a execução é realizada de forma correta, sem que haja até mesmo perda de recursos que poderiam existir com falhas de comunicação.  

Evitar erros, identificando falhas em tempo real

Com processos mapeados, é possível identificar falhas em tempo real. Na prática, isso significa uma menor taxa de erros, visto que os as possibilidades de falhas foram anteriormente investigadas e ações em prol disso foram tomadas. 

Melhoria contínua

O mapeamento dos processos possibilita a avaliação dos mesmos, o que viabiliza a melhoria contínua. Logo, o controle permite a melhoria cíclica e permanente. 

Quais os tipos de controle de processos?

No mercado, existem algumas formas de controlar processos dependendo do objetivo que a sua empresa precisa atingir. Alguns podem ser mais específicos, como é o caso da indústria, assim como algumas tecnologias podem ser utilizadas para mais de um segmento. 

Algumas empresas, por exemplo, optam pelas planilhas, o que pode ser interessante, porém, possui limitações com relação a análise de dados e comunicação com equipes. 

Já com softwares, você consegue ter mais clareza das operações, dos agentes envolvidos, de cada atividade e assim por diante. Nesse caso, os softwares são mais vantajosos em relação às planilhas. 

É importante, portanto, entender as necessidades dos setores e escolher o que melhor se adequa a sua realidade.

– Para saber mais, acesse: Papel, planilha ou software: qual a melhor opção para relatórios gerenciais?

Como fazer o controle de processos?

Agora que entendemos o que é e a importância do controle de processo, vamos à parte prática! A seguir, veremos 4 passos que podem ser seguidos para implementar esse procedimento na sua empresa. 

1. Faça mapeamento de processos

O passo número 1 é essencial para que todos os outros fluam de forma lógica e com menos dificuldade. Com um mapeamento bem desenhado, você tem a visão do todo do seu negócio, entendendo quem faz o quê, em qual prazo, se há atrasos, falhas e assim por diante.

Por isso, mapear o macro é muito importante para entender o micro, o que faz todo sentido para controle de processos, certo?

Não negligencie essa etapa ou faça com pressa, de forma desordenada. Tome o tempo necessário e entenda exatamente os processos da sua empresa de forma integral. 

2. Automatize os processos

Processos mapeados, é hora de automatizá-los! A automação é um passo importante para o controle, visto que, com atividades automatizadas, menos erros serão cometidos e a produtividade também aumenta de forma exponencial. 

Quando falamos em tecnologias, é justamente na automação que elas podem ser úteis, uma vez que um software pode fazer muito pela sua operação, automatizando quaisquer atividades manuais, facilitando o trabalho operacional e conferindo mais controle para a gerência. 

3. Defina os KPIs e monitore-os

A execução é super importante, assim como o monitoramento estratégico. Definir KPIs é essencial para que você saiba se os resultados estão dentro do esperado e se a sua empresa está atingindo o patamar anteriormente estabelecido.

Lembre-se que o controle só é realizado de forma efetiva quando se utiliza dados reais. Por isso, invista tempo em organizar os KPIs e monitore cada um deles. 

4. Realize atualizações constante nos seus processos

Realizar o controle de processos é algo contínuo, por isso, sempre que for necessário, faça adequações dentro dos seus objetivos. 

Alguns fatores podem sim mudar de um período para outro, logo, os ajustes são necessários para que a sua empresa não tenha prejuízos com relação a isso. 

Como o Videnci pode te ajudar

Uma das tecnologias que pode ajudar o seu negócio a controlar processos é o Videnci, o nosso software de criação de checklists digitais e automação de processos

Com o Videnci, você tem uma visão completa de todas as atividades realizadas no dia a dia operacional da sua organização, além de visualizar quem são os responsáveis pelas tarefas, se os prazos estão sendo cumpridos e muito mais. 

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About the Author: Isabele Borges