Controle de frota de veículos: o que é, importância e como fazer?

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O controle de frota de veículos é essencial para todas as empresas que lidam com veículos no seu dia a dia. No Brasil, grande parte do transporte de cargas é feito pelas estradas, o que demanda uma constante manutenção na avaliação de gastos para essas viagens. 

Através do gerenciamento e planejamento de estratégias, é possível avaliar os gastos, condutas de motoristas, otimizar viagens e realizar o bom uso dos automóveis da empresa. 

Por isso, é importante ficar atento à administração das frotas, assim como de qualquer outro setor. Apesar de ser uma tarefa indispensável para a organização das frotas, não é uma tarefa simples. 

Esse processo costuma envolver vários veículos e seus condutores que, na maioria das vezes, estão nas estradas, o que dificulta o controle e a comunicação com a pessoa responsável pelas frotas. 

Dessa forma, vamos falar sobre o que é controle de frota de veículos, qual sua importância e como fazer para que essa administração fique mais fácil através da utilização de aplicativos e softwares. 

O que é frota?

Dependendo do ramo em que sua empresa atua, é necessário o uso de frotas. Elas tem como objetivo atender as atividades da organização, seja entregas de produtos, transporte de funcionários, serviços, entre outros. 

Essas frotas podem ser compostas por diversos veículos, sendo eles motos, carros, vans, ônibus, furgões, caminhões e vários outros.

Para que sua frota tenha um ótimo desempenho e funcionamento perfeito, é necessário um gerenciamento constante e estratégico. Mesmo que o tamanho da sua frota seja pequena, deve ser tratada com extrema importância e tomar todos os cuidados para que seja entregue um bom resultado. 

O que é o controle de frota de veículos?

Agora que sabemos o que é a frota, vamos entender sobre o gerenciamento e controle delas. 

O gerenciamento trata-se basicamente da administração dos veículos da empresa, ou seja, tudo que está relacionado a manutenção, rotas, consumos e informações dos veículos.

Essa gestão é necessária tanto para grandes transportadoras quanto para empresas que possuem uma frota pequena para usos pontuais, pois, ao realizar a supervisão e planejamento da utilização desses veículos, vários gastos e imprevistos são evitados, garantindo uma maior segurança e qualidade. 

O controlador das frotas é responsável por verificar e acompanhar as condições dos veículos e dos motoristas em suas atividades, desde a avaliação do desempenho dos colaboradores quanto os gastos, metas e manutenções. 

Logo, tudo deve ser supervisionado e orientado para que não ocorram imprevistos. 

Qual é a importância do controle de gestão de frota?

Quando o controle de frota de veículos é realizado de forma correta e estratégica, a empresa consegue otimizar as operações, poupar gastos e controlar processos e informações de forma mais precisa e ágil.

A empresa é capaz de manter suas informações sempre atualizadas, seja dos seus funcionários ou dos veículos, podendo agir de forma rápida caso algo não saia como previsto e necessite de algum ajuste.   

Através desse controle, é possível avaliar custos, resultados, evitar acidentes e tornar a empresa mais eficiente e segura. 

É possível realizar todo esse gerenciamento por meio de softwares e aplicativos que facilitam na hora de identificar falhas e manter a organização das frotas.

Assim, informações como estado dos veículos, combustível, gastos, rotas que estão sendo seguidas, ficam claras, o que ajuda na tomada de decisão, fazendo com que você economize tempo, identifique melhor as oportunidades e gaste menos. 

Como funciona o controle de frotas?

A gestão das frotas é feita a partir de dados coletados e, dessa forma, se inicia estratégias e metas que vão guiar o gestor para o controle dessas frotas. 

Existem várias informações que são necessárias para começar esse gerenciamento. Entre elas estão:

  • Quantidade de veículos;
  • Gastos com combustíveis;
  • Gastos com manutenções;
  • Disponibilidade e capacidade das frotas;
  • Falhas humanas.

Esses são alguns dados que são importantes serem levantados para iniciar o acompanhamento. Porém, dentro da sua empresa pode haver outros itens importantes a serem pontuados. 

Com isso, é possível traçar metas com mais facilidade, por exemplo, metas para o gasto total com multas, roubos ou furtos na estradas e manutenção a um número determinado de km rodados. Tudo isso começa a ser adicionado como objetivo de performance. 

Como fazer o controle de frota?

Para que seja feito um bom controle dos veículos e evitar desperdício de recursos da empresa, é importante uma estratégia bem definida e um planejamento prévio. 

Por isso, separamos alguns itens que são essenciais para que essa organização seja feita de forma eficiente e benéfica para toda a organização. 

1. Conheça os veículos e gastos com combustível e manutenção

O primeiro passo é manter um controle eficiente e atualizado dos veículos que sua empresa possui. Tudo deve ser informado nas especificações do veículo, como o modelo, o ano, quilometragem, a potência e se é necessário reparos. 

Além de visualizar quais veículos você tem disponível, você é capaz de indicar o melhor uso para cada um, além de entender se é melhor fazer a troca de determinado veículo ou investir na sua manutenção. 

2. Elabore a previsão de despesas

Depois de juntar informações sobre os veículos, fazer uma previsão das despesas de cada automóvel fica mais fácil, ajudando a criar uma análise mais eficiente em relação a gastos regulares como por exemplo combustível. 

Ao entender os gastos de cada automóvel, é possível criar uma previsão de despesas e ter um controle melhor da sua frota

Além disso, é possível adiantar alguns tipos de manutenções para evitar despesas maiores no futuro, o que é chamado de manutenção preventiva. 

3. Mantenha em dia a manutenção preventiva​​

Como falado no tópico anterior, a manutenção preventiva é capaz de evitar despesas maiores no futuro e imprevistos na hora de utilizar o veículo. 

Por isso, é importante ter em dia o controle da quilometragem dos veículos, por exemplo, para que a data de revisão não seja esquecida.  

É necessário, portanto, uma revisão periódica nos veículos para que a segurança dos colaboradores não seja afetada e nem a realização de suas tarefas. 

4. Monitore e gerencie rotas

Para que a gestão ocorra sem nenhum problema, conhecer as rotas que cada veículo percorre é essencial. 

Observando as rotas, é possível avaliar a eficácia do serviço e identificar novas oportunidades. Por exemplo, uma rota pode ser mais rápida, porém, a outra atende mais clientes, tudo vai depender da sua estratégia. 

Uma outra vantagem de monitorar uma rota é poder atender um cliente de forma emergencial, localizando algum veículo que tenha como percurso o mesmo local e realizando a entrega no tempo estimado. 

Além disso, entender os trajetos percorridos traz mais segurança para os colaboradores pois é possível saber a localização do veículo caso algo ocorra com o motorista e seja necessário um atendimento imediato. 

Dessa forma, gerenciar as rotas evita gastos, diminui os trajetos e facilita o atendimento. 

5. Avalie o desempenho dos condutores

Gerenciar e avaliar as frotas não é apenas em relação aos veículos, mas também aos colaboradores e a equipe. 

Acompanhar a performance dos motoristas, desenvolver políticas internas, investir em treinamentos e programas de recompensa também faz parte dessa gestão.

Uma forma de avaliar o desempenho dos motoristas no trânsito é através do sistema de telemetria que é capaz de entregar dados sobre a maneira em que o colaborador está dirigindo, o que permite avaliar a necessidade de um treinamento ou não, por exemplo. 

6. Estabeleça metas

Após adquirir todas essas informações sobre o funcionamento das frotas, é possível estabelecer metas para que a gestão impacte de forma mais eficiente nos resultados da empresa. 

Existem vários tipos de metas que podem ser estabelecidas, como, por exemplo, metas de redução de gastos com combustível, em que pode ser avaliado um consenso entre a equipe ao escolher as rotas mais econômicas, evitando pedágios ou atendendo um maior número de clientes em uma só viagem.  

Também existe a possibilidade de criar uma meta de sustentabilidade, em que práticas de direção defensiva podem ajudar tanto o meio ambiente quanto a comunidade, trazendo mais segurança no trânsito. 

Essas metas ajudam a entender melhor os objetivos da empresa, trazendo um reconhecimento na sua marca e um crescimento da empresa.  

7. Utilize sistemas de gestão

Apesar de ser possível realizar o armazenamento e monitoramento de todas essas informações através de ferramentas manuais como planilhas, não é em sua maioria a melhor opção e você pode acabar se perdendo em meio a tanta coisa. 

O recomendável é que você tenha um sistema de gestão de frotas. É fácil encontrar diversas ferramentas, sejam elas softwares ou aplicativos capazes de fazer esse gerenciamento de forma mais prática.

É sempre bom escolher com cuidado e prezar por ferramentas que deem atenção a segurança de dados e a eficiência ao coletar as informações.

Por isso, é preciso optar por aplicativos fáceis, capazes de entregar relatórios e informações em tempo real, deixando sua gestão mais otimizada, ágil e organizada.  

8. Tenha um bom gestor de frotas

Por último mas não menos importante, temos a pessoa responsável por acompanhar todo o processo relacionado à análise e organização das frotas. Quando feito de forma correta, é possível evitar as falhas em determinadas partes do processos e reduzir gastos.

O gestor de frotas tem o papel de monitorar e acompanhar as escalas de viagens dos condutores e auxiliar no que for necessário para que tudo saia de acordo, planejando e avaliando o desempenho da equipe. 

Além disso, é encarregado pelo rastreamento dos carros durante o percurso , por isso é essencial que o gestor tenha conhecimento total dos processos e seja capaz de identificar oportunidades de melhorias.

Software para gestão de frotas

Aprendemos que controlar e supervisionar todas essas atividades manualmente, ainda mais quando não é possível estar perto para conferir tudo, é praticamente impossível, porém com a ajuda de softwares e aplicativos voltados para a organização dessas tarefas as coisas ficam mais simples. 

Com o aplicativo do Videnci, você é capaz de acompanhar as atividades e localizações dos veículos, além de criar checklists e analisar relatórios das tarefas através do aplicativo. 

Dessa forma, é possível garantir a transparência, qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar o controle da frota da sua empresa. 
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About the Author: Clarice Pinheiro