Controle de ativos: o que é e como fazer dentro da sua empresa?

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Já ouviu falar de controle de ativos? Sabe qual é a importância dessa prática na sua empresa? 

Caso não saiba e você sente dificuldades em realizar a gestão desses ativos dentro da sua empresa, saiba que isso é um problema recorrente e até mesmo comum para várias organizações, independente do seu tamanho. 

Entender e monitorar os ativos da sua empresa é fundamental para compreender de forma ampla o funcionamento de cada parte do seu negócio. 

Além disso, é também importante para entender o que a sua empresa possui e possibilitar a criação de um inventário para a localização desses ativos, desenvolvendo uma infraestrutura com mais precisão e qualidade. 

Hoje vamos falar sobre os pontos importantes que fazem parte da temática de controle de ativos, explicando o que é, para que serve e como implementar isso da melhor maneira dentro da sua organização. Se interessou? Então confira o texto abaixo!

O que é controle de ativos?

Antes de tudo, é necessário entender o que é um ativo. Sendo assim, de acordo com a International Organization for Standardization, também conhecida como ISO, um ativo de uma empresa é todo e qualquer bem que uma empresa tem controle

Esses ativos podem ser físicos ou não, pois até mesmo conhecimentos técnicos específicos podem entrar nessa classificação. 

Existem vários tipos de ativos que são comuns dentro de uma organização. São eles:

  • Contratos;
  • Equipamentos tecnológicos (notebook, teclados, headsets, entre outros);
  • Ferramentas (tanto físicas quanto softwares digitais);
  • Máquinas industriais;
  • Matéria prima.

Agora, quando falamos de ativos intangíveis, o conhecimento técnico e a experiência também podem contar como uma propriedade da empresa. 

A função do controle de ativos é acompanhar toda vida útil dos bens da empresa, isso se inicia no momento de sua aquisição até o momento em que for descartado. Dessa forma, administrar todos esses bens pode parecer um grande desafio, porém, é possível usar ferramentas voltadas para esse processo, o que otimiza toda a gestão. 

É essencial monitorar e garantir o controle dos ativos, tanto suas entradas quanto saídas, obtendo registros de aquisição, troca, manutenção e todo o caminho trilhado por eles. 

Afinal, são essas informações que vão servir para visualizar um quadro geral do que a empresa possui e o que ela precisa adquirir.

Qual a importância do controle de ativos?

O controle de ativos é um processo de gestão que tem como objetivo criar um banco de dados contendo informações sobre todos os ativos da empresa e seus processos, desde a aquisição, manutenção, entre outras informações relevantes. 

Dessa forma, a gestão de ativos começa antes mesmo da aquisição do bem, pois, no momento em que um gestor valida ou não o investimento em determinado ativo, todas as informações sobre ele devem ser anotadas e arquivadas. 

Assim, fica mais fácil organizar e planejar novos investimentos em bens e saber se está havendo algum tipo de retorno do gasto feito com os novos ativos. 

Todo esse controle facilita na hora de traçar novos tipos de metas e alinhar os planejamentos de aquisição de novos bens através dos resultados objetivos do desenvolvimento e evolução do investimento atual. 

Além disso, a equipe de TI consegue, através dessas informações, realizar manutenções e atualizações em determinados equipamentos. Com esses dados, sabe-se o que é necessário para cada setor e obtém-se as ferramentas que fazem mais sentido com o objetivo de cada área, melhorando a segurança de dados desses equipamentos. 

Para que serve o controle de ativos?

Um dos objetivos principais do controle de ativos é monitorar os bens que a empresa possui com o intuito de investir em melhorias na empresa, seja através de softwares, equipamentos melhores ou mais modernos e também na infraestrutura da organização.

Tudo isso contribui para aprimorar o desempenho dos colaboradores e permitir que a empresa chegue mais perto do seu objetivo. Com o controle desses ativos, é possível analisar os dados e avaliar os benefícios reais e lucros que a aquisição desses bens trazem.  

Por isso, é importante fazer essa gestão que se inicia desde do momento que é feita a compra do ativo até o fim de sua utilidade. 

Isso auxilia na hora de um gestor definir quais são os investimentos que fazem sentido ou não na hora de traçar uma estratégia para a empresa. 

Quais os impactos positivos que o controle proporciona?

Agora que já falamos um pouco sobre o que é e qual o objetivo do controle de ativos, vamos falar sobre as vantagens que isso pode agregar na sua empresa, tornando um ambiente muito mais organizado e permitindo um planejamento melhor dos investimentos da organização. 

Aqui vão alguns dos benefícios que a gestão de ativos podem fazer parte do seu negócio!

Conservar o valor de seu patrimônio

Ao realizar o controle de ativos, você é capaz de preservar os seus ativos e o valor do patrimônio da sua empresa. Quando se organiza e aplica determinadas metodologias, é possível ver esses investimentos voltarem para sua empresa, gerando mais lucros, e melhorando a forma de se trabalhar dentro da sua empresa. 

Cálculo de lucros

O setor financeiro é um dos primeiros a sentir os benefícios da gestão de ativos, pois, vão ser capazes de entender e calcular de forma mais precisa as vantagens ou desvantagens da aquisição de um determinado ativo na empresa. 

Por exemplo, ao adquirir um novo software que facilite as atividades do dia a dia, isso pode reduzir custos ao evitar erros e retrabalho, o que vai ser levado em conta na análise do financeiro. 

Controle de estoque

Com essas ações, o estoque também é outro local que faz a diferença. Ao realizar um controle nos estoques da empresa, existe uma redução nas despesas.

Manutenção de equipamentos

Com um controle eficiente dos bens, é possível saber quais necessitam de manutenção ou não, tornando mais fácil o acompanhamento dessas atualizações e evitando a compra de um novo equipamento seja feita quando é necessário apenas uma manutenção.

É possível também programar para quando o item estiver perto de atingir o prazo de validade e realizar alguma ação antes de ocorrer algum problema ou sua falta na empresa. 

Como fazer gestão de ativos?

Para começar a aplicar esse processo de controle de ativos dentro da sua empresa, separamos alguns passos que são importantes serem realizados para isso ocorrer. 

O primeiro passo a ser tomado é:

Realizar um inventário dos ativos da empresa

Uma das primeiras coisas a serem feitas é a criação de um inventário dos ativos da sua empresa

Registar todos os bens da sua organização e especificar todas as características técnicas e visuais de cada um, suas funções, modelos, marcas, localização, estado de conservação e entre outras. 

Através deste inventário, o trabalho do financeiro e dos gestores ficará mais simples quando forem implementar novas estratégias para o negócio, pois, terão uma visão mais ampla dos investimentos que já foram feitos na empresa e quais apresentaram melhores resultados. 

Qualificação da equipe

É fundamental que a empresa forneça qualificação e treinamento para a equipe responsável por esse processo ou caso necessário contrate mão de obra especializada para a realização desse inventário. 

Inventários não são simples de serem feitos, demandam tempo e bastante atenção aos detalhes. Uma contagem errada pode causar diversos problemas na hora de analisar dados, números e valores e acarretar em prejuízos ao realizar compras desnecessárias. 

Emplaquetamento

O emplacamento de patrimônios da empresa não é necessariamente obrigatório, porém, gera diversos benefícios para a empresa, sendo assim é interessante considerar na hora de realizar a gestão de ativos. 

Um dos benefícios ao fazer a identificação desses ativos é a rápida identificação e localização de um bem, auxiliando no processo de procura em inventários

Esse emplaquetamento pode até mesmo possuir um QR Code e se torna possível acessar informações sobre aquele bem de forma simples e rápida.

Avaliação dos ativos para fins contábeis

Agora é hora de avaliar o valor justo dos ativos, para que os valores reais e atuais de todos os bens da empresa estejam de acordo. 

Essa avaliação patrimonial, ao fornecer os valores dos ativos, demonstra a situação do patrimônio da empresa. Assim, fica claro quais são os valores dos itens, caso seja necessário realizar uma reposição, além de garantir um controle maior sobre os bens. 

Para que essa avaliação seja feita, é preciso seguir procedimentos técnicos, conhecido como laudo de avaliação patrimonial. Estes documentos vão apresentar valores mais prováveis caso seja feita a venda desses bens que foram avaliados. Outro ponto dessa avaliação é observar quais itens decaíram em seus valores e atualizar os relatórios da contabilidade.

Revisão das vidas úteis econômicas do imobilizado

O CPC 27 trouxe um conceito de vida útil econômica para os ativos, informando que, se a empresa possui ou espera de alguma forma vender aquele ativo no futuro, existe um tempo de vida útil do mesmo. 

Esse tempo pode ser diferente daquele que é determinado pelo próprio fabricante do produto. De acordo com o CPC 27, essa vida útil se refere ao período em que a empresa pretende conseguir algum tipo de renda com aquele ativo. 

A pessoa responsável por avaliar esses ativos sempre vai observar diversos fatores, como por exemplo: o tempo de utilização do bem, o uso inadequado, os tipos de manutenções que foram aplicadas, números de vezes que foi utilizado, entre outros. 

Por isso, é importante fazer uma revisão dos itens para saber se tudo está de acordo e avaliar de forma que entre em acordo com a vida útil econômica, afinal isso afetará diretamente nas demonstrações dos ativos, no setor financeiro e nos planejamentos estratégicos.  

Determinação das novas taxas de depreciação

Essa determinação de novas taxas de depreciação é uma etapa fundamental para o controle de ativos. Ela vai afetar diretamente as demonstrações financeiras societárias da empresa. 

Ao determinar essas novas taxas, o ativo terá seu valor ajustado de acordo com o seu tempo de uso, o que é essencial para que a empresa tenha entendimento e controle sobre o valor do seu patrimônio. 

A Receita Federal é a responsável por determinar a vida útil econômica de um bem, logo por consequência, sua taxa de depreciação. Apesar disso, é possível que a empresa encontre um valor diferente e que seja mais compatível com as condições do seus ativos, o que pode ser utilizado após sua comprovação.

Teste de Impairment

Também conhecido como o teste de recuperabilidade, esse teste entrega a possibilidade das empresas conferirem o valor dos seus ativos de forma anual, e entenderem se eles foram desvalorizados ou não, além de saber se o valor ultrapassa seu valor justo. 

A realização do Teste de Impairment é obrigatória para aqueles que tiveram em seu exercício anterior um valor de ativos total superior a R$ 240 milhões ou uma receita brutal anual que foi superior a R$ 300 milhões. 

Dessa maneira, o teste é uma forma de auxiliar no controle dos ativos de uma empresa. É através desse teste que é possível reconhecer se um ativo está com um valor acima ou abaixo do recuperável, evitando prejuízos e fornecendo uma demonstração financeira coerente com a situação da organização. 

Ter o auxílio de uma tecnologia de ponta

Existem diversos softwares e aplicativos que podem ajudar na hora de fazer essa gestão. Obter o auxílio de tecnologias ou aplicativos é um ponto chave para automatizar determinadas atividades e trazer uma forma mais ágil e otimizada para o acesso a informações

O aplicativo do Videnci é um ótimo exemplo, pois é capaz de armazenar informações de equipamentos já adquiridos através de um checklist, tornando mais fácil a organização de ativos e evitando gastos desnecessários com novos equipamentos. 

No momento em que tudo esteja em ordem seja isso, datas, modelos, sistemas tudo fica simples na hora de se providenciar uma reposição ou caso algum erro ocorra no equipamento e seja necessário a reparação ou troca do mesmo.

Como falamos anteriormente sobre o QR Code, há diversas outras funcionalidades que o Videnci pode proporcionar, além de criar relatórios sobre os ativos e suas funcionalidades ou até mesmo criar checklists para poder identificar quais bens precisam ou não de manutenção. 

Com o auxílio de tecnologias, é possível tornar todo o processo de controle mais prático, além de poder integrar com outras plataformas, tornando mais fácil a análise dos dados e consequentemente criação de novas estratégias.

Como a solução do Videnci pode auxiliar sua empresa na gestão de ativos?

Agora que você sabe os benefícios do controle de ativos e porque isso é importante prática é para o seu negócio evoluir!

Através dessa gestão, é possível criar uma estratégia melhor quanto aos investimentos da sua empresa. Para saber mais do funcionamento e começar a fazer o controle dos ativos da sua empresa de forma correta e ágil, entre em contato com a gente!

Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa. Então marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!

Se você quer continuar a entender mais sobre os benefícios de tornar processos digitais e levar isso para o dia a dia da sua organização, continue por dentro do nosso blog, onde trazemos diversas informações sobre como melhorar e facilitar os processos de forma prática e simples.

About the Author: Clarice Pinheiro