Automatização de processos: o que é, vantagens e como fazer?

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A automatização de processos vem se tornando cada vez mais importante e fundamental em todas as empresas. Processos que antes eram executados manualmente, resultando em montanhas de papéis, vem sendo otimizados para o uso em celulares, tablets, notebooks, entre outros. 

Tornar as etapas de processos mais ágeis, seguras, econômicas e sustentáveis, pode aprimorar e elevar o nível do seu negócio. A automatização é capaz de transformar atividades mais práticas e facilitar a vida dos colaboradores da sua empresa. 

Nesse post vamos apontar os benefícios que a automatização e a tecnologia podem trazer para sua organização, além de explicar o funcionamento e as melhores formas de adotar essas práticas ao seu negócio!

O que é automatização de processos?

Quando falamos sobre automatização de processos, nos referimos a atividades que antes necessitavam de uma realização manual, mas que, com o avanço tecnológico, se tornaram mais simples de serem realizadas, não necessitando mais gastar tanto tempo em uma etapa de um processo. 

Dessa forma, pode ser aplicada em várias áreas do nosso cotidiano. Por exemplo, no simples ato de enviar um e-mail: ao invés de enviar manualmente um e-mail por vez para cada cliente, uma ferramenta pode automatizar todo esse processo. 

Essas automações podem acontecer de diversas formas, seja por aplicativos ou softwares.

Por que automatizar um processo?

Além de agregar diversas vantagens na produtividade, redução de custos e otimização de tempo, é um investimento para o desenvolvimento e evolução da empresa.

A tecnologia é uma grande aliada para quem quer trazer agilidade e eficiência em seus processos, diminuindo gargalos, erros, reduzindo custos e burocracias, permitindo que se foque no que é estratégico para o negócio.

As empresas e o mercado estão cada vez mais em busca de inovação e praticidade. Processos manuais cansativos que se tornam contra produtivos, devem ser reestruturados e automatizados se o seu objetivo é crescer.

Qual o objetivo da automatização de  processos?

O principal objetivo é facilitar e otimizar o esforço gasto em atividades essenciais do cotidiano da empresa. 

Automatizando trabalhos repetitivos e desnecessários, tornando assim mais vantajoso e rentável para a empresa e seus colaboradores. 

Quais as vantagens da automatização de processos?

Quando adotamos uma forma de automatizar e aprimorar atividades, seja ela através de softwares ou aplicativos, a empresa usufrui de várias vantagens, sendo elas:

Redução de custos

Um dos principais benefícios da automatização é a economia de gastos com processos que tomam tempo dos colaboradores e somam gastos na empresa que poderiam ser otimizados. 

Tarefas manuais exigem mais tempo e recursos para serem concluídas, ocasionando repetições, burocracias e desperdícios. 

Padronização da operação

Ao criar um padrão para as tarefas, diminui-se a chance de cometer erros e retrabalhos. Além disso, é possível criar um passo a passo através de checklists, por exemplo, que facilitam na hora de relembrar algum detalhe, garantindo a entrega de serviços com maior qualidade. 

Esse padrão pode servir também como um guia e ajuda para as pessoas que estão se inserindo agora no processo e precisam se adaptar às etapas do processo.  

Controle do desempenho

É possível ter um controle melhor das atividades que estão sendo realizadas e seus níveis de desempenho. 

Através de relatórios, fica mais fácil identificar pontos de melhoria e resultados alcançados, auxiliando na hora de reconhecer o esforço dos funcionários e planejar novas metas. 

Maior agilidade operacional

Se o que você procura é aumentar agilidade e eficiência nos processos, esse é o caminho certo. A automatização acelera os processos, elimina retrabalho e o tempo gasto em atividades manuais

Desse modo, você é capaz de aumentar também a produtividade dos colaboradores ao otimizar o seu tempo, construindo a possibilidade de focar em tarefas mais importantes. 

Múltiplas formas de interação

Grande parte dos aplicativos e softwares utilizados para automatizar processo permitem se conectar com outros sistemas, integrando com dispositivos móveis, e-mails corporativos, SaaS e sistemas da própria empresa. 

Isso facilita a comunicação e funcionamento dos processos que não precisam ser parados ou transferidos para um software totalmente novo. 

Tarefas acessíveis a todos os atores

Com a automatização, os processos ficam mais modernos, tornando as coisas mais acessíveis e transparentes para todos os colaboradores que estão envolvidos. 

Ao possuir acesso fácil às atividades, é possível se planejar melhor e até distribuir tarefas de forma mais organizada, definindo responsáveis e acompanhando seu desempenho. 

Um exemplo são os formulários do Videnci que, após a conclusão do checklist, é possível rever dados detalhados sobre todo o processo e compartilhar com gestores para poderem fazer uma avaliação. 

Facilidade de definição de prioridades

É possível definir prioridades com maior eficiência. Organizando e definindo atividades com alta prioridade em primeiro lugar ou bloqueando o acesso na hora de visualizar atividades menos importantes, os seus colaboradores têm uma visão exata do que deve ser feito, evitando esforços desnecessários. 

Além disso, é possível acessar formulários detalhados e analisar os dados para poder identificar possíveis gargalos ou conferir resultados, facilitando na hora de entender melhor as oportunidades.  

Rastreabilidade dos processos

Saber em que etapa o processo está torna tudo mais simples e prático. Através de dados e formulários, é possível monitorar passo a passo das atividades que estão sendo realizadas, saber, por exemplo, o responsável, como foi efetuado, quando, quais recursos foram utilizados, entre outros. 

Além de auxiliar na transparência dos processos na empresa, ajuda os gestores a terem uma visão melhor do andamento das atividades. 

Integração com sistemas

Uma das melhores vantagens é a possibilidade de integrar plataformas umas às outras, ou seja, você pode conectar todos o seu time em apenas um aplicativo sem precisar deixar de utilizar outras plataformas úteis como Google docs, Google agenda, Saas, sistemas da empresa e entre outros. 

No Videnci, é possível que colaboradores tenham acesso ao checklist de algum processo. Caso seja necessário a troca de um colaborador para um tarefa específica ou para que tenha uma de outro setor na atividade, isso não será problema.

Como automatizar processos na empresa?

Agora que entendemos melhor o conceito de automatização e suas vantagens, vamos entender como começar a implementar.

O primeiro passo é entender as necessidades da sua empresa. A melhor forma de fazer isso é mapeando detalhadamente cada processo e etapa que pode ou vai ser automatizada. 

Saber quais softwares ou aplicativos atendem melhor às demandas de cada setor e definir um cronograma de mudança e treinamento dos colaboradores.

Escolher por qual visão você pretende começar

Na hora de escolher por onde começar, existem dois tipos de visões que você pode escolher: a visão horizontal ou a visão vertical.

A forma horizontal de se observar processos, trata-se de tarefas que são passadas de área em área. Dessa forma, a decisão é feita em conjunto e não apenas pela liderança. 

Esse método garante uma participação melhor dos colaboradores que atuam mais diretamente nas decisões e assumem mais responsabilidades. Um grande exemplo de processos que várias áreas atuam é o Onboarding de novos colaboradores.

Se o seu objetivo é que as tarefas sejam realizadas de forma fluída, participativa e com maior comunicação entre as áreas, abrindo espaço para novas ideias, a visão horizontal é a melhor escolha para atender às suas necessidades.

Agora, falando da forma vertical, temos uma visão mais tradicional de gestão. O líder tem um papel claro e fundamental na organização do seu time ou departamento na empresa, pois é ele quem vai decidir quais são os pontos que precisam ser melhorados, tarefas que precisam ser otimizadas ou organizadas. 

A gestão tem o objetivo de liderar seu time para alcançar os melhores resultados, trazendo a responsabilidade maior das decisões para si, sendo essa a visão vertical. 

Entre as duas não existe um modelo certo a ser seguido. Tudo vai depender estrutura e se cultura da sua empresa e o quanto um tipo de visão faz mais sentido para as metas que devem ser alcançadas. 

Eu escolhi a versão horizontal. Quais os próximos passos?

Esse é o momento de se reunir para entender quais são os objetivos mais estratégicos da sua empresa, trazendo pessoas de todos os departamentos, afinal, a visão horizontal tem como propósito a colaboração de todos. 

A Tesla, empresa de Elon Musk, é uma das várias outras como a Google que tem como modelo a visão horizontal, dando mais autonomia e investindo em engajamento e satisfação de seus funcionários.  

Outro grande exemplo para se analisar a visão horizontal é voltar o olhar para a cultura, pois é ali que tudo começa. 

Quando a cultura da empresa é sólida e humanizada, o colaborador tem o sentimento de dono, o que resulta em um aumento de produtividade, motivação e engajamento. Tudo isso acarreta no bem estar do colaborador com o seu departamento e logo com toda a empresa. 

Um ponto muito importante que não deve ser esquecido é a necessidade de ajuda por parte da gestão, líderes e da alta administração, pois na hora de reorganizar os setores vai ser necessário entender sobre cada um deles. 

É importante que os gestores sentem e debatam entre si a melhor forma de aplicar essa visão. 

A escolha da versão vertical

Como foi falado anteriormente, essa visão foca em trazer resultados para um departamento em específico, focando em apenas uma área. Mesmo que seja algo mais focado, há várias formas de aplicar essa visão na sua empresa, como:

– Deixar tudo com o gestor. Nesse caso, é ele quem ficará responsável por saber quais são os processos que devem ser automatizados e como isso deve ser feito. Todas as escolhas e estratégias ficarão a encargo dele decidir. 

– Pensar quais são os processos mais complicados de serem feitos atualmente. Quais deles as pessoas costumam gastar mais tempo? Ou precisa refazer várias vezes por cometer erros ou que sempre dá problema em alguma etapa?

Essas são algumas das maneiras possíveis para começar a iniciar todo o processo de automatização através de uma visão vertical, mas não se resume a apenas essas formas.  

Fiz a escolha! E agora?

Depois de decidir qual visão é a que melhor se encaixa na sua estratégia é hora de entender cada parte do processo que você pretende automatizar. 

O fluxo de trabalho, que também pode ser chamado de workflow, é sobre como é feito os procedimentos e tarefas dentro de uma empresa. Essas etapas que devem e são cumpridas em sequência são o que chamamos de fluxo de trabalho. 

 Por fim, cabe você entender esses fluxos, para saber qual deles vale mais a pena implementar a automação. Quais são as atividades? Quem são os responsáveis? Por quais departamentos é necessário passar? Tudo isso precisa se ter em mente para começar os preparativos e decidir qual a melhor forma de consolidar essa ideia.

Processo automatizado 

Como vimos acima, a automatização de processos agrega diversas vantagens na administração e organização das atividades da sua empresa. Algo essencial para quem quer competir no mercado e crescer. 

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About the Author: Isabele Borges