Saiba o que é automação de processos, importância e como fazer

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Atualmente as empresas procuram cada vez mais otimizar as atividades do dia a dia para que a produtividade aumente e o trabalho fique mais fácil de ser executado. Por isso, a tecnologia, como a automação de processos, vem sendo indispensável para o crescimento.

A automação de processos diz respeito à utilização de tecnologia e integração de sistemas para tornar operacional algum processo na empresa que antes era realizado de forma manual.

Hoje vamos entender melhor como funciona, a importância e como iniciar esse processo na sua empresa. Confira!

O que é automatização de processos?

A automatização é utilizada para se referir a mecanismos que não precisam necessariamente da interferência humana, pois conseguem se administrar sozinhos, o que é muito comum na automação industrial, por exemplo. 

Esses sistemas de automação são capazes de deixar atividades mais práticas como, por exemplo, pedir comida. Hoje em dia você consegue pedir comida pelo celular sem precisar ligar, falar com alguém ou se quer calcular o seu lanche. 

Um exemplo a ser citado, levando para o dia a dia das empresas, seria um sistema de enviar e-mails para inúmeros clientes sem precisar de uma pessoa para realizar essa tarefa. 

Qual a importância de automatizar os processos?

O ponto principal da automatização de processos é a aprimoração e otimização dos fluxos de trabalho da empresa, pois, com a automatização, é possível reduzir custos, desperdícios, aumentar produtividade, controlar e reduzir falhas e entre várias outras vantagens. 

Assim, substituir as atividades que antes eram realizadas de forma manual por processos automatizados, sistemas ou softwares traz uma grande vantagem para todo o seu negócio, permitindo que crie estratégias mais eficientes. 

Uma forma de ver isso de uma maneira mais eficiente é olhar para o processo de aquisição de bens para sua empresa, seja por causa de algum evento ou renovação do local. Fazer ligações, aguardar retorno, enviar e-mails e diversas outras etapas que ocupam tempo e esforços podem ser poupados. 

Através de um software você é capaz de pré-definir etapas por meios de formulários criados dentro da própria ferramenta e organizar todo o fluxo processual de forma padronizada e online, além de permitir que vários colaboradores tenham acesso para acompanhar e modificar o andamento da atividade, incluindo o gestor.

Otimização do tempo

Logo no início do processo de implantação da automatização, é possível perceber a otimização de tempo que isso traz na realização de tarefas e fluxos de trabalho.

Ao liberar os colaboradores de atividades manuais desnecessárias e massantes, você pode otimizar o tempo daquele funcionário utilizando um software que crie relatórios de vendas e produtividades, permitindo que o foco seja direcionado para tarefas que exigem maior atenção e detalhes. 

Aumento da produtividade

Ao eliminar atividades que são consideradas repetitivas e às vezes até massantes das mãos do seu time, você dá a oportunidade de focar em tarefas mais complexas que impactarão de forma mais intensa o fluxo de trabalho.

Por consequência, o seu time acaba ganhando em produtividade pois, o tempo empregado em uma tarefa, pode agora ser utilizado em outra. 

Padronização dos processos

Com a automação, é possível padronizar os processos dentro da sua empresa, facilitando o dia a dia. Quando as atividades passam a ser realizadas com o auxílio de softwares e aplicativos, isso evita que haja uma diferença na forma de realizar o trabalho devido a diferença de colaboradores. 

Quando se tem um processo padronizado, é mais fácil manter a qualidade do serviço com processos mais organizados e eficientes. 

Diminuição das chances de erros

Outra vantagem da automatização de processos é em relação a diminuição dos erros nas etapas das tarefas

Em tarefas que são muito repetitivas e requer atenção aos detalhes e muita digitação, é comum ter casos de falha humana, mesmo que o profissional seja muito experiente e qualificado para o cargo. 

Quando esse processo é automatizado, as chances desses erros caem consideravelmente.

Redução de custos

Nos tópicos acima você pode ver que a automatização traz melhora na produtividade e diminuição dos erros, o que evita o retrabalho e, consequentemente, leva a redução de custos na empresa. 

Com a diminuição do tempo de execução de uma tarefa, não se torna necessário diversos profissionais para executar uma tarefa, o que leva a serem direcionados a atividades mais relevantes que ajudarão no crescimento da empresa. 

Aumento do poder competitivo

Quanto mais sua empresa for capaz de entregar seu serviço em menos tempo e com qualidade, ela vai se tornar ainda mais competitiva. 

A automação ajuda na entrega de produtos e serviços, fazendo com que sejam feitas em prazos menores e possui uma forma de atendimento mais rápida, fazendo o que a maioria dos clientes procuram na hora de efetuar uma compra. 

Escalabilidade

Por fim, a automatização permite que você escale o seu negócio sem precisar fazer grandes novos investimentos para isso. 

No início, é necessário investir em aplicativos de gestão, sistemas e softwares para que a automatização seja eficiente dentro da sua empresa e, com o tempo, você conseguirá promover a escalabilidade da sua organização.

Como fazer automação de processos?

Após falarmos do que pode ser feito através da automatização de processos e como isso pode ser benéfico para sua empresa, iremos apresentar algumas etapas de processo para poder implantar isso na sua organização, focando em três etapas:

Implementação

É importante focar em deixar tudo preparado para implementar a automatização. É o momento para treinar os profissionais que estarão envolvidos no processo para que compreendam o funcionamento do sistema, aplicativo ou software. 

Além de ser necessário alinhar e saber qual processo será automatizado e avaliar as vantagens de escolher um ou outro. 

Implantação e execução

É o momento de colocar os processos em ação e executar as atividades que antes foram planejadas. 

Monitoramento

Após fazer a implementação e colocar os processos em prática, é hora de avaliar se tudo está saindo conforme o esperado e rever e monitorar os objetivos alcançados. 

Com o sistema automatizado, essas informações virão de uma forma mais fácil, simples e rápida, podendo ter uma confiabilidade maior. Dessa forma, uma visão mais ampla do processo será acessível, possibilitando novas estratégias e metas para o negócio. 

Assim, os gestores conseguem avaliar o andamento das atividades e planejar aprimoramentos de falhas e gargalos com podem ter restado. 

O que é automação robótica de processos?

A Automação Robótica de Processos, também conhecida como RPA, diz respeito ao uso de robôs digitais que em sua maioria conhecemos como os famosos bots que realizam tarefas repetitivas que antes eram executadas manualmente por pessoas. 

Um grande exemplo desse tipo de automação é o chatbot que em sua maioria é utilizado para atendimento ao cliente. São usados para ajudar os clientes que acessam em sua maioria o site da empresa a esclarecer dúvidas frequentes, emitir boletos, agendar serviços ou acompanhar algum tipo de status de pedido. 

RPA x BPMS

Agora que falamos um pouco sobre RPA, vamos entender um pouco mais sobre a diferença desse método de automatizar tarefas com o BPMS.

No sistema de RPA, os bots são capazes de aprender a sequência de comandos que uma pessoas efetuaria se estivesse fazendo a atividade e é capaz de reproduzir esses processos de uma forma inteligente. 

Temos como exemplo os chatbots, e-mails automáticos e alguns outros cálculos matemáticos e atividades mais complexas. 

Já em relação ao BPMS, temos um sistema muito mais amplo que permite que você automatize muitos outros tipos de atividades além de coisas pontuais. No BPMS, é possível fazer a gestão por processos (BPM) de uma forma geral e mais completa. 

Não é necessário escolher uma forma de fazer e seguir com ela, pois os dois conceitos podem ser usados de uma maneira complementar, utilizando o RPA para automatizar atividades específicas no BPM e passarem a ser geridas pelo BPMS.

Como selecionar processos para automatização?

Agora vamos mostrar algumas dicas para que você selecione na hora de iniciar a implantação da automatização:

Realize um mapeamento organizacional

A primeira coisa a se fazer é verificar os processos existentes dentro da sua empresa para que seja possível ter uma visão mais sistêmica e identificar gargalos, atividades desnecessárias, ultrapassadas e tarefas duplicadas. 

Depois de identificar os problemas, é necessário avaliar quais processos precisam se tornar mais eficientes para que não haja tanto desperdício e não prejudique a empresa. 

Avalie o processo selecionado e seu potencial

Após realizar esse mapeamento e decidir qual processo vai ser selecionado, uma avaliação deve ser feita para entender se depois de automatizar o processo, o investimento terá um retorno. 

Saber se erros serão eliminados dentro do processo e os custos reduzidos em uma previsão a longo prazo e, claro, entender quais serão os outros fatores de ganho com esse processo. 

Defina um cronograma e equipe para implementação

Não se esqueça de um dos pontos principais que é o planejamento. Faça um cronograma e alinhe as expectativas de toda a equipe que fará parte desse processo de implementação da automatização. 

O melhor é fazer em etapas para, se caso o processo se estenda ou haja mais de um processo, não seja um problema. Por isso, quando decido que novos processos serão priorizados, deve ser verificada a implementação dos já existentes. 

Considere colocar no cronograma avaliações para localizar possíveis erros e fazer suas correções. É preciso pessoas responsáveis e confiáveis para participar de todas as áreas que estarão envolvidas no processo. 

Programe treinamentos

Certifique-se que todos os participantes de todas as etapas do processo estejam devidamente treinados e alinhados com a atividade. 

É importante sempre garantir que as coisas fiquem claras e haja o mínimo de dúvidas para que durante as etapas ninguém não cometa erros graves ou falhas de comunicação. 

Monitore constantemente

Depois de finalizado o processo de implantação da automatização é a hora de monitorar. Mantenha uma análise constante para que seja possível avaliar melhor os resultados obtidos. 

É possível fazer essa análise através de gráficos e indicadores, possibilitando identificar os pontos que ainda precisam ser melhorados e confirmar os pontos positivos. Dessa forma a estratégia do negócio de tornar mais orgânica se renovando e tornando-se cada vez mais eficiente. 

Como saber se a minha empresa precisa de automatização?

Para responder essa pergunta, basta pensar um pouco o quanto você deseja que sua empresa cresça. Acredito que nenhum negócio deseja ficar estagnado em seus processos. 

Afinal, qual organização não se beneficiaria de deixar seus processos mais rápidos, ganhar produtividade e gerar mais lucros?

Caso ainda tenha essa dúvida, é possível ver se sua empresa possui alguns desses sintomas e caso tenha é um sinal da necessidade da automatização em seus processos. 

  • Ruídos de comunicação:

Se a perda de informações durante o caminho do processo ocorre com frequência, como e-mails sem respostas, orçamentos perdidos e atrasos em entregas é um sinal que alguma etapa não está sendo devidamente executada. Com a automatização isso não acontece.

  • Ações desalinhadas à estratégia geral do negócio:

A automatização vem para ajudar a alinhar os objetivos estratégicos da organização de forma prática, organizada e eficiente. Os processos são pensados de uma forma que atenda as metas do negócio. 

  • Processos sem padrão:

Quando a empresa não segue um padrão nos vários processos, erros, desperdícios, e retrabalhos começam a aparecer e tomar conta de um tempo precioso para serem solucionados. Depois de automatizada, o sistema pode identificar etapas fora do padrão e evitar que acabe gerando uma falha. 

  • Dificuldade de encontrar os problemas:

A automatização consegue identificar exatamente em qual parte do fluxo de trabalho está ocorrendo erro, e evita que a produtividade continue caindo. Dessa forma, você não fica no escuro sem saber o que está acontecendo pois o sistema também pode oferecer relatórios de forma que fica mais fácil identificar o problema. 

  • Tomada de decisões sem embasamento:

Ao invés de deixar com a gestão fique imaginando o que é melhor ou não para o negócio, o aplicativo, sistema ou software pode extrair dados e gráficos, permitindo uma análise mais profunda para as tomadas de decisões e planejamento de estratégias, melhorando as soluções para os problemas da sua empresa. 

Solução Videnci

Agora que você entendeu como funciona e o que é a automação de processos, você sabe o quão importante essa prática é para o seu negócio evoluir.

Através da automação é possível ter uma rotina de trabalho de mais qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa. Para saber mais do funcionamento e começar planejar a automação dos seus processos em sua empresa de forma correta e ágil, entre em contato com a gente!

Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa. Então, marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!

About the Author: Clarice Pinheiro