Auditoria de processos: o que é e qual o passo a passo para fazer?

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Manter o desempenho e a performance da empresa sempre alta é uma tarefa que exige bastante esforço e organização. Para garantir que os processos continuem eficientes e produtivos, é preciso uma visão estratégica para focar no que é importante na sua empresa.    

Uma prática que auxilia para que essa eficiência continue é a auditoria de processos. Essa aplicação tem como foco maximizar o desempenho das atividades, observando o resultado de uma tarefa e aprendendo com todos os passos que foram concluídos para sua conclusão. 

Entender o que pode melhorar nos processos da sua empresa e alinhar com os seus objetivos e metas é importante para obter melhores resultados na hora da entrega do seu serviço e tornar os procedimentos mais rentáveis e otimizados.

Nesse post vamos falar como a auditoria de processos pode facilitar o dia a dia da sua organização para garantir melhores resultados e potencializar suas entregas. 

O que é auditoria de processos?

A auditoria de processos é uma forma de avaliar as atividades de um negócio ou organização com o intuito de torná-las mais produtivas e otimizadas

Entender se os recursos utilizados para a conclusão das tarefas estão sendo feitas de forma eficiente e, caso não esteja, ajuda na hora de estruturar para fazer de forma mais eficiente.

Os colaboradores possuem o conhecimento necessário para executar as suas funções da melhor forma? O processo está sendo seguido? As tecnologias usadas estão se agregando de alguma forma? 

Todas essas perguntas devem ser feitas para entender as necessidades do negócio e avaliar se os resultados estão realmente atingindo o seu máximo, alinhado com os objetivos da empresa. 

E não apenas isso, pois essa avaliação também pode ser motivada por leis ou processos que devem sempre funcionar perfeitamente para evitar riscos. 

Qual a finalidade de uma auditoria de processos?

A auditoria tem um papel fundamental se o seu objetivo é entender os processos dentro da sua empresa. Ajuda a identificar se possui falhas e, com isso, é possível melhorar processos para aumentar a performance geral dessas atividades. É necessário ter essa base para que seu negócio possa se destacar dentro do mercado. 

Para ser considerado uma boa auditoria de processos, é preciso ter em mente que o objetivo é semelhante a uma contenção de riscos

Identificar problemas e encontrar soluções úteis para que a eficiência dos seus processos aumente é o principal. 

Dessa forma, é possível aplicar as melhores estratégias para que na hora de realizar ações de venda, por exemplo, a execução delas saia como planejado. 

É comum muitas empresas começarem seus processos de negócios sem muito planejamento, ansiosos para começar a “andar” e isso acaba trazendo problemas no futuro o que acarreta em desorganização, atrasos, erros, além de diversos retrabalhos. 

Por isso, é importante saber que a auditoria não funciona somente como uma fiscalização dos colaboradores em relação ao seu trabalho, mas como algo para auxiliar tanto eles quanto os gestores a definirem melhores soluções e padronizar tarefas, visando a melhor forma de entregar o resultado desejado. 

Quais as vantagens de uma auditoria de processos?

A forma que é realizada a auditoria de processos, é difícil abrir espaço para suposições já que é tudo baseado em evidências, do cotidiano da empresa e de como ela funciona. Através disso, fica mais simples visualizar cada parte do negócio, promovendo até a transparência. 

Outra grande vantagem é a revisão dos processos e fiscalização. Isso pode diminuir bastante os erros em processos, pois, é possível identificar o problema antes e solucioná-lo, além de evitar que ocorram outras vezes, melhorando o quadro geral. 

Diminuição de fraudes e falhas de conduta também são pontos a serem observados. Ir contra as práticas de boa governança, algo importante dentro da visão de mercado atual, não é uma boa escolha, pois é importante pregar e manter uma boa política, além de ser um grande diferencial. 

Corrigir registros da contabilidade e demonstrativos financeiros não ajuda apenas na transparência da sua empresa mas também na sua organização, facilitando os processos e trazendo um bom reconhecimento da sua empresa. 

Agora vamos falar de mais algumas vantagens de aderir e aplicar a auditoria de processos:

1. Utilização de controles operacionais

O processo de auditoria serve como uma vistoria dos métodos, tecnologias e recursos utilizados para controlar as atividades na empresa. Além disso, é responsável por conferir se esses métodos estão ou não trazendo vantagens para sua empresa. 

Por isso, esse processo serve também como uma ferramenta para analisar e organizar as atividades para que alcancem os resultados desejados.

2. Confere a aplicação das políticas internas

Com a ajuda da auditoria, fica mais fácil identificar se as políticas internas da empresa estão sendo seguidas ou não, além de conseguir acompanhar o funcionamento dessas diretrizes dentro da própria organização, certificando se tudo está sendo seguido corretamente.

A missão da auditoria em relação a essas políticas é se certificar e fazer com que elas sejam colocadas em prática, assim como observar seus efeitos no dia a dia do trabalho. 

3. Verifica a efetividade das normas

Evitar qualquer tipo de fraude, corrupção ou falta de ética é uma das funções da auditoria. 

Garantir que haja transparência entre a empresa, seus colaboradores e a lei é essencial. Por isso, é importante verificar se as normas estão sendo seguidas e respeitadas dentro da organização. 

4. Antecipa-se possíveis problemas

No momento de avaliar as políticas e normas da empresa, é possível identificar problemas graves que podem a colocar em risco.

Dessa forma, a auditoria é capaz de antecipar e elaborar estratégias para que esses problemas não surjam ou, caso isso não seja possível, o processo é capaz de buscar formas de minimizar os efeitos deles.

É importante lembrar que esses tipos de situações podem prejudicar a organização de forma permanente ou grave se não forem resolvidos com antecedência. Logo, é importante sempre estar atento a qualquer ocorrência. 

5. Identifica possibilidades de melhoria nos processos

Apesar de ser um ótimo indicador de problemas, a auditoria também é capaz de identificar pontos de melhoria que, após otimizados, podem aumentar e contribuir para o crescimento da sua empresa. 

Por isso, a auditoria deve ser realizada antes de grandes mudanças dentro da organização, pois, às vezes, um processo pode não alcançar o resultado esperado e futuramente será necessário fazer sua alteração novamente. 

6. Amplia a confiabilidade da empresa

Por meio da auditoria, a empresa fica mais organizada, ágil e otimizada, elevando o seu desempenho no negócio, o que aumenta a confiança dos clientes, colaboradores, fornecedores e outras pessoas envolvidas. 

Através da transparência, a empresa passa confiança nos seus processos e produtos, atraindo os olhares para a qualidade da organização, o que chama maior atenção do público. 

7. Contribui para a tomada de decisões

Mais do que apontar as oportunidades dentro da própria organização, a auditoria de processos também contribui na tomada de decisões. 

Por ser uma visão externa na maioria das vezes e também de pessoas que estão envolvidas, é possível pensar diferente e ampliar os olhares para diferentes perspectivas.

A pluralidade de ideias é capaz de afetar nas decisões estratégicas na empresa, permitindo aderir a novas possibilidades e tornar seu negócio versátil e diverso com caminhos ainda não traçados. 

8. Maximização do desempenho

Por fim, devemos falar sobre como é possível potencializar o desempenho e produtividade dos seus processos. Afinal, depois de avaliar os riscos, solucionar erros, gargalos e otimizar tarefas é compreensível que o desempenho melhore.

Colaboradores bem instruídos com etapas de serviços fáceis, organizadas e ágeis, torna o procedimento mais rentável e simples de executar, além de reduzir os custos com o  retrabalho.

Qual o passo a passo para fazer uma auditoria de processos?

Depois de entender as vantagens da aplicação dessa prática, vamos começar a planejar!

Passo 1: Planejamento da auditoria

Organizar as etapas é a primeira coisa que você precisa fazer. A pessoa responsável pela auditoria deve definir quais colaboradores devem participar e quais processos devem ser auditados. 

Além disso, outro fator importante é o tempo de duração dessa auditoria, pois, é preciso saber se é viável ou não executá-la. 

O auditor pode ser uma pessoa externa, um consultor especializado para auxiliar na condução da auditoria, como também pode ser um profissional da própria empresa que possua experiência necessária. 

É importante que os colaboradores tenham conhecimento da importância da auditoria e como ela vai ser realizada para que não haja nenhuma surpresa. 

Assim, a colaboração deve existir entre o auditor e o time, pois a participação e transparência são coisas importantes para que todos participem do processo e o entendam. 

Afinal, não é bom tornar a auditoria algo negativo para a equipe que atua nas tarefas. Às vezes, quando não é feita de forma agradável e transparente, as pessoas costumam ver de forma negativa e podem sentir que falta confiança no seu time. 

Utilizar a auditoria de forma punitiva não é a melhor alternativa. 

Passo 2: Mapeamento dos processos

Essa parte consiste em analisar detalhadamente cada etapa que ocorre no processo para saber se essas ações estão levando ao resultado esperado. Entenda quais estão sendo as tecnologias usadas e encontre os riscos de cada processo. 

Há várias formas que você pode fazer essa análise. A principal delas é perguntar para os próprios funcionários responsáveis pelas tarefas, fazendo entrevistas ou questionários. 

É essencial que haja essa conversa com a equipe, pois, às vezes, problemas já foram identificados, o que facilita o trabalho, dispensando esforços desnecessários e pulando para a parte de reestruturação. 

Depois de identificadas essas etapas, é importante criar um documento com essas informações e um fluxograma de processos no qual cada atividade será descrita com mais detalhes, além de criar uma ordem exata de como cada tarefa é executada. 

Passo 3: Análise e identificação dos riscos

Agora que já passou as etapas do processo definidas, o auditor vai conseguir entender de forma mais ampla e detalhada o funcionamento de cada tarefa. Nesse momento é identificado os riscos do processo. 

Todos os colaboradores estão cientes do funcionamento do processo? As ferramentas usadas são úteis ou defasadas? É preciso de mais treinamento para a execução de determinadas tarefas? Todos os documentos são armazenados da forma correta? Tudo isso deve ser pensado.

Analisar pontos de controle, acompanhar dados para a otimização, achar gargalos e gastos desnecessários, tudo isso deve ser feito. Além disso, a auditoria vai entender quais desses dados analisados podem ou não trazer grandes riscos à empresa, seja de forma judicial ou estratégica, é importante não deixar passar nada. 

Passo 4: Formulação de controles internos

Após todo o processo de análise, é hora de conversar com a equipe e alinhar quais foram os possíveis problemas encontrados e formular pontos de controle internos para que tudo possa sair de acordo com o planejado. 

De acordo com as respostas que você obtiver da sua análise, você vai conseguir uma visão dos pontos que precisam ser melhorados na empresa e quais ações podem ser feitas de forma rápida e que consiga atingir bons resultados. 

Para enriquecer ainda mais a sua auditoria com novas ideias, conte com a participação dos colaboradores na hora de formular esses controles, pois, além de se sentirem parte do processo, podem identificar outras oportunidades de melhoria para gerar mais resultados.

Às vezes pode ser o caso de encontrar problemas no processo em si, fazendo com que necessite de uma atualização de alguns procedimentos, sendo necessário descartar alguns ou inserir outros. Ou seja, tudo depende do planejamento pensado.

Passo 5: Execução e revisão dos resultados

Com todos os pontos de controle definidos e com planejamento certo para melhorar o processo na empresa, só falta colocar em ação! No início, é importante que acompanhe a execução das atividades para saber se tudo está ocorrendo como desejado. 

Outro ponto relevante é conversar com a equipe para que ela entenda as necessidades dessas mudanças e mostrar quais as vantagens que isso irá trazer para todos, facilitando processos, deixando mais ágeis e produtivos. 

Uma ótima dica é elaborar um checklist com os pontos de controle. Dessa forma, fica mais fácil acompanhar o andamento das atividades e a possibilidade de avaliar através de dados mais concretos se as mudanças estão se alinhando com as estratégias da empresa. 

Ferramentas Videnci para sua auditoria de processos

Agora que você entendeu como funciona a auditoria de processos, você sabe o quão importante essa prática é para o seu negócio evoluir.

Através deles, é possível garantir a transparência, qualidade, agilidade e praticidade na hora de realizar os processos da sua empresa. Para saber mais do funcionamento e começar planejar a auditoria de processos da sua empresa de forma correta e ágil, entre em contato com a gente!

Aqui no Videnci, utilizamos os nossos checklists para otimizar processos e facilitar o cotidiano da sua empresa. Então marque uma reunião de demonstração com o nosso time de especialistas para entender como podemos ajudar o seu negócio hoje!Se você quer continuar a entender mais sobre os benefícios de tornar esse processo digital e trazer isso para o dia a dia da sua organização, continue por dentro do nosso blog, no qual trazemos diversas informações sobre como melhorar e facilitar os processos de forma prática e ágil.

About the Author: Clarice Pinheiro