Já pensou em como a automatização de processos pode ajudar na sua empresa?

A automatização é uma maneira de deixar processos mais eficientes, otimizando o tempo das pessoas dentro da empresa.

Aplicações da automatização de processos

Trabalhos repetitivos existem em todos os setores.

Mesmo aqueles em que a presença de funcionário é essencial, é possível utilizar a automação para otimizar o tempo do serviço e reduzir a chance de erros.

Na Indústria

Em ambientes de fábrica, além das automatizações de máquinas, existem alguns processos como o registro de uso de EPIs, manutenção de equipamentos e controle de ativos, que podem ser otimizados com o uso de formulários digitais, substituindo o papel.

No Comércio

Procedimento operacional padrão (POP) é um dos exemplos mais simples de como uma automação pode ser usada no comércio. 

Além do POP, existem diversos outros processos como liberação de vitrines, controle de estoque e inauguração e manutenção de franquias.

Para Serviços e Equipes Externas

A padronização de ordens de serviço, tanto internas quanto externas, podem ser realizadas de maneira digital, garantindo a centralização das informações e os dados são armazenados para melhorar a tomada de decisão.

Vantagens da automatização de processos

Aumento da Produtividade

Os processos automatizados reduzem o tempo necessário para a realização de determinadas atividades, contribuindo para que todos na empresa possam focar no que realmente importa.

Softwares especializados em fluxos de trabalho (ou workflows) são capazes de desenhar todo o trabalho que deve ser executado e quem deve assumir a tarefa. 

Com as tarefas e responsáveis definidos, é mais fácil identificar pontos de melhoria, que muitas vezes podem ser otimizados com automatizações.

As automatizações eliminam parte das tarefas repetitivas, portanto, as métricas de produtividade aumentam.

Redução de Custos

A partir da redução do tempo com as automatizações, menos recursos precisam ser alocados para as mesmas atividades.

Algumas tarefas realizadas por colaboradores podem ser totalmente automatizadas, dispensando o custo do colaborador para a atividade, ou realocando o profissional em outra área da empresa.

Outros processos que ainda necessitam de um profissional, podem ser parcialmente automatizados, visando a eficiência de tempo do colaborador.

Redução de Erros Operacionais

Desde a linha de produção até um atendimento, erros operacionais são comuns. Mas podem ser reduzidos com a utilização de algumas ferramentas

Os checklists, por exemplo, podem auxiliar na padronização dos processos. As atividades sempre vão seguir os mesmo passos, sempre garantindo a qualidade do trabalho.

Otimização de Tempo

Atividades repetitivas tomam um tempo desnecessário dos colaboradores, uma vez que esses processos são automatizados, o colaborador pode executar seu trabalho de forma mais rápida.

Quando todos os trabalhos são mapeados e devidamente automatizados, sua operação passa a ter um quadro reduzido de funcionários.

Ou a mesma quantidade de funcionários pode render muito mais, uma vez que liberados de uma tarefa repetitiva, podem ser colocados para executar outros serviços essenciais.

Automatização de processos no dia a dia

Muitas das atividades que se repetem na rotina das empresas ainda são feitas no papel.

Desde formulários de entrega para a área de logística, até a lista de afazeres para manter uma franquia padronizada.

Funciona para lembrar de todos os pontos, mas sabemos que guardar todos esses papéis pode se tornar um problema muito rápido.

Além do mais, as informações desses formulários, listas e checklists acabam se perdendo no processo.

Mesmo que todos esses documentos sejam escaneados, os dados devem ser adicionados manualmente em algum programa para que seja feita uma análise do processo e dos resultados.

A automatização nesses casos pode ser feita com uma solução para a digitalização de processos.

Sua empresa está pronta para automatizar processos?

Com o Videnci, sua empresa coleta os dados em uma só plataforma e você pode acompanhar o preenchimento dos documentos em tempo real.

Assim que o formulário estiver preenchido, as informações são armazenadas e você pode tomar decisões com informações sempre atualizadas.

Automatize atividades repetitivas, sem perder nenhuma informação que ficaria perdida em uma pilha de papéis.

Use seu tempo com o que realmente importa!

Veja exemplo de formulário de ordem de serviço externa clicando aqui, ou um formulário de liberação de vitrine clicando aqui.

Os checklists também são uma ótima ferramenta na automatização de processos, clique aqui para ver tudo o que você precisa saber sobre checklists!