fevereiro 22, 2021

Como digitalizar o processo de vistoria veicular?

Isabele Borges

A vistoria veicular é um processo que garante e assegura que um veículo está apto em todos os sentidos para circular nas vias urbanas e rurais. 

Isso significa que são checados diversos itens na estrutura do veículo e também na documentação. Dessa maneira, se garante que o automóvel está sem irregularidades. 

Além disso, uma vistoria também pode ter outros fins, como: 

– Quem possui empresas com frota própria utiliza a vistoria para garantir que o veículo possui todos os requisitos básicos para circulação, assegurando motorista e passageiros. 

Além disso, garante que o automóvel possui todos os itens necessários para cumprir sua função. Por exemplo, se tratando de um caminhão para carga frigorífica, é preciso que tenha baú com vedação;

– Ao solicitar o seguro para um carro, por exemplo, o processo de vistoria é realizado para assegurar o estado de conservação e a documentação do veículo;

– Ao realizar a venda de um automóvel, o profissional realizará uma vistoria para avaliar o valor do veículo de forma justa;

– Já em situações de transferência de veículo, a vistoria é um processo obrigatório, visto que ela garante se a propriedade é legítima, se a documentação é verdadeira e se o carro está seguro para uso. 

Tendo em vista as aplicações de uma vistoria veicular, veremos a seguir por que e como tornar esse processo digital. 

Por que digitalizar o processo de vistoria veicular?

Como falamos acima, os veículos são vistoriados justamente para garantir a segurança estrutural e a legitimidade documental dos mesmos. 

No caso de transferências e vendas, esse procedimento é até mesmo obrigatório, sendo regulamentado pelo Detran. 

É por isso que a execução do procedimento não pode conter falhas ou ser negligenciada de alguma forma.

Então, você deve pensar: utilizar um checklist em papel para a vistoria veicular realmente é a melhor opção?

Esse material é passível de falhas, rasuras e pode ser facilmente perdido ou extraviado. Além disso, o preenchimento em papel não permite a integração e dificulta a extração de dados e, consequentemente, relatórios de gestão.  

– Saiba mais: Papel, planilha ou software: qual a melhor opção para relatórios gerenciais?

O papel também não faz mais sentido para as empresas por ser defasado e ir contra a revolução digital que vem ocorrendo com cada vez mais intensidade. 

Prova disso é o estudo da IDC Brasil. Segundo eles, ao menos 42% das empresas têm a intenção de iniciar o processo de transformação digital até 2021. 

Por outro lado, os processos digitais possuem inúmeras vantagens, como: 

– Garantia que os dados recolhidos ficarão seguros e facilmente compartilháveis na nuvem;

Diminuição na taxa de erro no preenchimento e posterior compilação de dados, visto que todo o processo é digital;

– Integração das informações recolhidas, permitindo a elaboração de relatórios completos;

– Possibilidade de comprovar a realização da vistoria através de localização via GPS e registro fotográfico;

– Facilidade no preenchimento do documento em celulares, tablets e computadores;

Envio do documento para os responsáveis/setores/clientes de forma automatizada.

Por esses e outros motivos que a utilização de uma plataforma de gestão é uma boa saída quando falamos em vistoria veicular. Assim, com o Videnci, você tem em mãos um sistema que permite o preenchimento de checklists digitais de forma simples e intuitiva.

Realizando um checklist de vistoria veicular no Videnci: passo a passo

1 – Comece pelo cabeçalho

1 – Entre no sistema;

2 – Clique em formulários;

3 – Novo formulário;

4 – Nomeie;

5 – Pronto, é só começar a montagem escolhendo os campos que são do seu interesse. No caso da vistoria veicular, optamos pelos seguintes campos ainda no cabeçalho:

Cabeçalho de identificação. Fonte: Reprodução. 

Com esses dados você consegue saber a data, hora e local em que a vistoria foi realizada; o funcionário responsável com assinatura; e o nome e a placa do veículo.

2 – Faça o checklist da vistoria veicular 

Bom, identificado o veículo e o profissional responsável pela vistoria, passamos para o procedimento em si. 

Para esse exemplo, utilizamos o nosso novo recurso chamado “campo de conformidade”. Com ele, basta selecionar as opções conforme e não conforme, facilitando o preenchimento. 

Ou seja, suponha-se que a primeira etapa da vistoria é verificar as condições do pneu. No campo de conforme, devo colocar “os pneus estão em perfeitas condições”; já para o não conforme, “os pneus não estão em perfeitas condições”.

Veja na prática:

Checklist de vistoria veicular. Fonte: Reprodução. 

Isso significa que ao clicar na primeira opção, “conforme”, você assegura que os pneus estão em perfeitas condições. O contrário também é válido. 

Além disso, para que a informação seja a mais correta possível, o sistema também permite que o profissional tire uma fotografia ou adicione comentários ao preencher o checklist. 

Ou seja, se ele assinalou que o pneu não está perfeito, é possível fazer uma anotação explicando o que há de errado e, ainda, tirar uma fotografia para comprovar. 

Bacana, não é? Dessa forma, o preenchimento é ainda mais fidedigno.  

3 – Agora é só preencher 

Pronto, finalizado o desenvolvimento do checklist de vistoria, basta preenchê-lo. Você pode optar pelo preenchimento em mobile ou na versão web, eles funcionam da mesma forma. 

Vamos mostrar o preenchimento na versão mobile, ou seja, utilizando o app do Videnci. 

No vídeo abaixo evidenciamos o cabeçalho. Como você pode ver, é bastante simples e intuitivo, até mesmo o campo de assinatura manual. 

Já nesta segunda parte, mostramos o preenchimento do checklist de vistoria em si com o campo de conformidade. 

Observe que adicionamos uma observação como foi mencionado acima e o mesmo poderia ser feito para o campo de fotografia. 

Ao final, o próprio sistema gera um gráfico de quantas opções de “conforme e não conforme” foram feitas, dando uma visão macro do preenchimento.

Agora é só salvar, exportar para PDF e compartilhar via e-mail, WhatsApp ou qualquer outro meio que você ache necessário! 

Vamos implantar ainda hoje na sua operação?

No post de hoje nós mostramos mais sobre o processo de vistoria veicular e como torná-lo 100% digital. 

Se você ficou interessado, o que acha de conhecer mais sobre o Videnci e implantar ainda hoje no seu dia a dia de trabalho?

É mais simples do que você imagina: basta clicar aqui e conversar com um de nossos especialistas. 

Obrigada por acompanhar e até a próxima!