A padronização de processos é o ato de organizar, uniformizar e formalizar as ações que fazem parte de um processo produtivo

Essa é uma das formas que as empresas têm utilizado para garantir eficiência e excelência operacional

Mas quais os principais benefícios e como implementar na sua empresa? É o que vamos entender neste post. Acompanhe!

Principais benefícios da padronização de processos 

Como falamos acima, a padronização é importante para garantir a qualidade nos processos, que pode ser uma prestação de serviço ou a rotina operacional na indústria. 

Menor taxa de falhas/erros

Essa qualidade é alcançada justamente pela menor taxa de erros que a padronização viabiliza. Isso ocorre porque o processo será mapeado para, só então, estabelecer um procedimento padrão.

A partir do momento que todas as etapas são estabelecidas e se encontra um padrão em que a atividade é realizada no menor tempo, com mais eficiência e sem que erros sejam cometidos, basta apenas que os colaboradores repliquem. 

Facilidade para assegurar o cumprimento de regras e normas 

Outra vantagem da padronização de processos é o fato dela garantir que diversas regulações/normas sejam seguidas de forma mais simples. 

Por exemplo, a construção civil é um setor que possui diversas normas, como a NR 6 e NR 12 – que dizem respeito à segurança do trabalho

Dessa maneira, se você possui um procedimento detalhado com o passo a passo, a execução, além de simplificada, é garantida

Ainda falando em segurança do trabalho, a padronização de processos é uma das metodologias usadas para garantir que todos os procedimentos estão sendo cumpridos corretamente e que as ferramentas/equipamentos de trabalho estão dentro dos conformes. 

Na prática, um processo padronizado assegura que os colaboradores sigam o passo a passo antes de iniciar uma atividade

Isso indica que todas as normativas que os mantêm seguros no dia a dia serão cumpridas. 

Facilidade para treinar novos profissionais 

Treinar um novo colaborador nem sempre é uma tarefa fácil, não é mesmo? Porém, com processos padronizados é muito mais simples passar o conhecimento adiante. 

Se o profissional sabe exatamente quais seus próximos passos e isso é pré-estabelecido, ele irá aprender suas atividades com mais facilidade e cometendo menos erros, visto que a metodologia já foi testada anteriormente. 

Conhecer melhor os processos da sua organização 

Por fim, um dos benefícios da padronização é o fato de que você conhece melhor os processos da sua empresa, o que abre espaço para aprimorá-los em diversos sentidos.

Além disso, fica mais fácil monitorar o seu desempenho para descobrir se a padronização apresenta alguma falha ou se há algum outro gargalo, melhorando o resultado como um todo. 

Entendi as vantagens! Mas como padronizar os processos da minha empresa?

Bom, compreendido o que é e os principais benefícios da padronização, é preciso saber como estruturar esse processo na sua empresa. 

1 – Estabeleça um objetivo 

Antes mesmo de estabelecer os critérios de padronização, você precisa conhecer a fundo os seus objetivos.

Qual processo quero padronizar? Como isso irá impactar o meu serviço ou a minha produção? Vou escolher apenas um processo ou toda a minha cadeia produtiva será envolvida?

Assim, responder essas questões e saber exatamente onde e porque você quer chegar com essa metodologia é essencial. 

Falamos isso porque será despendido tempo e insumos na padronização, então, saiba exatamente o que é prioridade para sua empresa.  

2 – Conheça exatamente o passo a passo da sua operação e teste o procedimento

Sabendo o porquê você está padronizando um processo, é preciso entender o passo a passo do mesmo. 

Esse item é fundamental e por que? Pelo fato de que, conforme a padronização for feita, assim ela será executada.

Logo, se você deseja ter uma baixa taxa de erros e encontrar o mais alto grau de eficiência, faça o seu procedimento entendendo cada etapa do mesmo. 

É também importante que ele passe por diversos testes até que a versão final seja passada para os profissionais. Quanto mais você testar, menor será sua taxa de erro, maior a eficiência e produtividade. 

3 – Escute os feedbacks dos profissionais 

Escutar quem está lidando todos os dias com o procedimento padrão é imprescindível. 

Afinal, ninguém melhor para dizer se o processo está funcionando perfeitamente ou não que o colaborador que lida com ele na sua rotina.  

Por isso, esteja atento e saiba escutar o que os colaboradores têm a dizer, estando sempre disposto a fazer mudanças se necessário.  

4 – Revise constantemente o seu processo padrão 

Por fim, a padronização de processos não pode ser algo estático. Como falamos acima, feedbacks são sempre bem-vindos. 

Além disso, revise periodicamente o seu procedimento para que ele seja executado com a maior eficiência operacional possível. 

Dessa maneira, uma dica que damos é: utilize dados a seu favor e entenda o que vai bem ou não, mudando sempre que preciso. 

Alguns exemplos na prática: POP e PMOC

Antes de finalizarmos, queremos mostrar alguns processos padrões que são continuamente utilizados na indústria, prestação de serviços e outros. 

O Procedimento Operacional Padrão, ou POP, é uma ferramenta utilizada para padronizar processos em uma operação. Esse tipo de documento fornece um roteiro detalhado de quais e como as atividades devem ser realizadas. 

Ele pode ser utilizado por qualquer operação e é super simples de articular. Confira com mais detalhes clicando aqui!

Já o PMOC, ou Plano de Manutenção, Operação e Controle, é um documento exigido por lei para empresas que prestam serviços de climatização

Ele tem como objetivo garantir a boa qualidade do ar e a saúde de quem está presente no ambiente. 

Nós também temos um conteúdo completo que mostra como estruturar esse documento. Saiba mais!