dezembro 8, 2020

Relatório de visita técnica: o que é e como estruturar esse documento

Isabele Borges

O relatório de visita técnica é um documento que tem como finalidade avaliar o serviço prestado para um cliente. 

Ele é muito utilizado por equipes externas, justamente por permitir que as atividades realizadas sejam devidamente mensuradas com critérios de qualidade e excelência.

Dessa maneira, apesar de não ser um formulário obrigatório, o preenchimento de um relatório de visita técnica garante que o serviço prestado seja o melhor possível. 

Tendo isso em vista, vamos entender por que estruturar esse relatório e o que ele precisa ter. Boa leitura!

Relatório de visita técnica: por que devo utilizar?

Como falamos acima, o relatório vem para assegurar a execução dos serviços prestados pela sua empresa. 

Além disso, ele traz outras vantagens, como: 

– Mantém um histórico dos atendimentos realizados;

– Identifica pontos de melhoria a partir dos dados coletados;

– Aumenta a qualidade dos serviços prestados;

– Evita que problemas ocorridos sejam repetidos;

– Contribui para a padronização dos processos na sua empresa. 

4 itens que não podem faltar no seu relatório

Assim, sabendo mais sobre os benefícios em aplicar um documento como esse, vamos entender como estruturá-lo na prática. 

1 – Identifique o seu cliente e o atendimento 

O primeiro tópico do seu relatório é um dos mais importantes. É no cabeçalho que você identifica:

– Quem é o seu cliente;

– A data, hora e localização do atendimento;

– O responsável pela visita técnica;

– Tempo de duração da visita;

– A tarefa em questão. 

Sabendo exatamente esses pontos, é simples entender mais sobre o seu cliente e, depois, completar o seu histórico de visitas – falaremos mais a respeito no tópico 4. 

2 – Descreva o serviço prestado

Identificado o seu cliente e o atendimento em detalhe, é preciso descrever mais sobre o serviço prestado. 

Nessa parte do formulário você pode ter algumas perguntas-chave a respeito da atividade, como: “por que a atividade não foi realizada?”; “quais ferramentas ou equipamentos são necessários para a finalização do serviço?”; “quando será a próxima visita para certificar a execução das atividades?”. 

Dessa forma, você consegue documentar todos os detalhes sobre o serviço e criar um relatório de visita técnica que faça sentido para a sua operação, utilizando apenas informações úteis e que podem servir para futuras manutenções

3 – Receba os feedbacks do seu cliente 

Entender se o seu cliente está satisfeito ou não com o seu atendimento é essencial quando falamos nesse formato de relatório. 

Isso porque o grande objetivo em realizá-lo é, justamente, assegurar a prestação do serviço com alto grau de excelência. 

Por isso, você pode incluir uma seção no seu formulário para recolher a opinião e os feedbacks do cliente. Dessa maneira, você entende se o serviço prestado satisfaz suas necessidades ou se há pontos de melhoria. 

4 – Mantenha o histórico de todas as visitas 

O quarto e último tópico diz respeito ao histórico de visitas realizadas. Esse passo é super importante para você ter em mãos tudo o que diz respeito ao seu cliente, antevendo a necessidade de manutenções, por exemplo. 

Por isso, registre todos os atendimentos com detalhe, de forma que os próximos sejam sempre melhores. 

Por fim, mas não menos importante: torne esse processo digital e otimize sua rotina 

Entendido o que é e como estruturar um relatório de visita técnica, queremos falar sobre as vantagens em tornar esse processo digital. 

Nesse sentido, você pode utilizar um sistema de gestão, como o Videnci, cujo objetivo é oferecer soluções para digitalizar o seu negócio e automatizar todos os seus processos. 

Vamos imaginar algumas situações… 

–  Se você precisa registrar o tempo que durou o atendimento, um checklist digital faz isso automaticamente, assegurando a veracidade das informações;

– É necessário a assinatura do responsável técnico? Um sistema permite que isso seja feito digitalmente, sem o uso de papel e caneta;

– Se durante o preenchimento da descrição do serviço você encontrar alguma irregularidade, já pensou o quão prático pode ser apenas registrar uma fotografia? Dessa maneira, você tem certeza do que está inconforme e prova digitalmente que a manutenção foi realizada;

– Para registrar o histórico do seu cliente, já pensou no quão complicado isso é utilizando papel? Esse material permite erros e pode ser extraviado. Por isso, com um sistema de gestão digital, todas as informações ficam armazenadas na nuvem e otimizam o seu dia a dia operacional;

– Ao programar as próximas atividades, um software de gestão te ajuda a automatizar processos, estabelecendo prazos e responsáveis para que a próxima tarefa seja realizada; 

– Por fim, um software de gestão permite que todos os dados do atendimento sejam compilados em relatórios completos e com uma visualização simples. Assim, você toma decisões mais assertivas e estratégicas.  

Entendeu melhor o relatório de visita técnica?

No post de hoje mostramos o que é, a importância e como realizar um relatório de visita técnica. 

Além disso, listamos algumas vantagens em tornar esse processo digital, o que traz ganhos para a sua rotina no dia a dia e excelência para sua operação. 

Se quiser entender mais sobre o nosso sistema, podemos agendar uma demonstração do nosso produto em poucos minutos. O que acha? É só agendar o melhor horário!