Em nosso blog post anterior, discutimos as vantagens que uma ordem de serviço digital pode trazer no dia-a-dia. 

No Videnci torna-se possível automatizar tarefas e envios de relatórios, construir checklists digitais e fluxos de trabalho.

Disponibilizamos diversas funções para você personalizar uma OS (ordem de serviço) da maneira que for mais adequada ao serviço prestado. 

Construindo grupos personalizados

Você já pensou em construir digitalmente uma Ordem de Serviço que pode ser acessada e atualizada por cada membro da equipe? 

Como observado na imagem abaixo, na plataforma digital do Videnci podem ser feitos quantos grupos forem necessários para cada tipo de serviço.

Por exemplo, neste caso achamos relevante fazer uma OS com os seguintes grupos: dados gerais do serviço, registro visual e recursos necessários para manutenção.

 Formulário de Ordem de Serviço. Fonte: Reprodução.

Quando abrimos o primeiro grupo visto na imagem, “Dados gerais do serviço”, podemos adicionar campos para detalhar precisamente o equipamento a ser reparado.

Por exemplo, durante o serviço achamos que seria importante o funcionário preencher informações como: descrição da atividade, vistoria de rotina, orçamento etc.

Formulário de Ordem de Serviço de manutenção. Fonte: Reprodução.

Note que para os campos “vistoria de rotina” e “orçamento’’, podem ser exigidos registros fotográficos para comprovar os dados preenchidos durante o serviço.

Além disso, planos de ação podem ser incluídos quando inconformidades forem pontuadas pelo funcionário durante a vistoria do equipamento.

Por exemplo, caso ele marque em seu checklist digital que alguma informação específica não está dentro do esperado, automaticamente o sistema abrirá um plano de ação para ele preencher.

Automatização de tarefas e envios

Após construir os formulários na plataforma do Videnci, é possível automatizar diversos tipos de tarefas para obter nível de controle no fluxo de trabalho.

Como pode ser observado na imagem abaixo, após o preenchimento do documento, é possível que este seja automaticamente enviado a um supervisor ou cliente.

Por exemplo, programa-se no sistema que dados referentes ao faturamento sejam entregues no e-mail dos contatos registrados no sistema.

Visão de processo na plataforma Videnci. Fonte: Reprodução.

Além disso, você sabia que é possível atribuir tarefas a cada colaborador responsável pelo serviço de manutenção requerido pelo cliente?

Isso mesmo! Através de nossa plataforma de gestão digital, cada funcionário terá responsabilidades diferentes ao abrir o aplicativo no dispositivo móvel.

Observe na imagem abaixo. Por exemplo, para a “atividade 1”, podemos atribuir que o funcionário Gabriel seja responsável pelo preenchimento do checklist de verificação.

Automatizando o envio de tarefas para cada funcionário, evita-se retrabalho e confusões durante a manutenção de equipamentos na empresa do cliente.

Criar atividade no fluxo de trabalho do Videnci. Fonte: Reprodução.

Gerenciamento remoto de equipes

Para assegurar que todas as atividades estão sendo cumpridas pela equipe responsável no serviço de manutenção, é possível acompanhá-la remotamente.

Como pode ser visto na imagem abaixo, o gestor responsável pela equipe que irá realizar a manutenção pode visualizar no painel cada atividade atribuída e finalizada.

Assim, assegure em tempo real o status das tarefas marcadas para aquela semana ou mês. Você só precisa de um computador ou celular/tablet em mãos! 

Painel principal. Fonte: Reprodução.

QR Code para abertura de Ordem de Serviço

Você ja está familizariado com o uso desta funcionalidade em seu dia-a-dia? Na plataforma digital do Videnci, é possível cadastrar um ativo no sistema para gerar um QR Code correspondente a ele.

Mais especificamente, pode-se cadastrar máquinas, equipamentos, fábricas etc. e atribuir propriedade a eles, como número de série, fabricante, assinatura e registro fotográfico!

Faça parte da revolução digital conosco!

O que você achou dos recursos apresentados no blog post de hoje? Esperamos que você esteja animado para conhecer tudo aquilo que o Videnci pode oferecer.

Conheça de perto nossa plataforma através de uma demonstração! Assim você poderá entender como nosso sistema pode ser personalizado à sua realidade empresarial.

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