setembro 24, 2020

Procedimento Operacional Padrão: o que é e como montar o seu?

Isabele Borges

Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é uma ferramenta utilizada para padronizar processos em uma operação. Esse tipo de documento fornece um roteiro detalhado de quais e como as atividades devem ser realizadas. 

O grande objetivo de aplicar um POP é reduzir a taxa de erros de uma operação, garantindo maior qualidade e eficiência na execução de tarefas.

Tendo isso em vista, no blog post de hoje queremos apresentar alguns benefícios de utilizar a padronização de processos no seu negócio e mostrar como o Videnci pode ajudar nesse procedimento. 

Principais benefícios do Procedimento Operacional Padrão

O primeiro benefício que podemos citar na implantação um POP é a padronização que ele traz para sua operação. As grandes empresas, mais do que nunca, estão em busca de tarefas padronizadas. 

Prova disso é a Ajinomoto, a gigante do ramo alimentício. Alexandre Telles, diretor de TI da companhia, afirma que a empresa vem se digitalizando cada vez mais e que uma das consequências desse processo é a padronização de processos. 

Segundo ele, a companhia trabalhava com processos burocráticos e sem padronização, o que a tornava menos ágil. 

Telles explica que agora há mais sinergia entre as equipes devido a centralização de processos, o que impacta diretamente na produtividade da companhia. 

Outro grande vantagem do Procedimento Operacional Padrão é o aumento natural na otimização e qualidade das tarefas executadas, uma vez que os processos serão sistematizados. 

Além disso, aplicar o POP permite que uma menor taxa de erros, uma vez que se tem em mãos um documento que orienta passo a passo como a atividade deve ser realizada. 

Por fim, podemos citar a agilidade com que a sua equipe vai trabalhar, visto que a ideia do POP é criar uma sequência lógica de tarefas, o que otimiza a rotina de quem participa da operação. 

Para saber mais sobre os benefícios do POP, é só dar play no vídeo especial que preparamos!

Como fazer o POP?

Para fazer um Procedimento Operacional Padrão você precisa seguir alguns passos importantes. Porém, antes de tudo, aqui vão algumas recomendações gerais:

– Quem for fazer o POP necessariamente precisa entender tudo sobre a operação, uma vez que o documento vem para facilitar a execução de tarefas, e não dificultá-la;

– Sempre produza o documento em uma linguagem simples e acessível, justamente para agilizar as tarefas;

– Os melhores modelos que você pode utilizar são os que descrevem o passo a passo da execução da tarefa, como o checklist. Quanto mais intuitivo, melhor será a execução; 

– A aplicação do POP deve ser constantemente revisada para checar se ele realmente está cumprindo o objetivo de facilitar a operação e garantir uma alto grau de qualidade nas tarefas. Se isso não estiver ocorrendo, revise e teste seu formulário de outras formas. 

Visto isso, vamos entender tudo o que o seu POP precisa ter!

1 – Crie um cabeçalho que faça sentido para sua operação 

É extremamente importante que você crie um documento que, acima de tudo, facilite a execução de tarefas e seja facilmente identificável. 

E isso começa no cabeçalho. Então, você pode inserir algumas informações relevantes, como: 

– O nome ou código do processo;

– O executor (quem realiza a tarefa);

– O responsável (o gestor/coordenador/supervisor);

– A data de preenchimento;

– A data de vigência do formulário;

– A próxima revisão;

– A versão;

– O local em que foi realizado o POP (se necessário). 

Com esses dados no seu cabeçalho você consegue identificar facilmente o POP e organizar melhor a sua operação. 

2 – Faça um checklist detalhado para o processo ser executado com perfeição 

Feito a primeira parte do documento, chegou a hora de detalhar – passo a passo – a descrição das atividades. É importante reforçar as descrições devem ser minuciosas, de forma que quem preencher o formulário saiba exatamente o que deve fazer. 

Por isso, não deixe nenhuma atividade de fora. Todos os passos devem ser descritos, mesmo que algum pareça óbvio.  

3 – Utilizar o POP na versão digital é um ganho para a sua operação

Já imaginou o trabalho extenso em organizar um Procedimento Operacional Padrão no papel? Como as descrições são detalhadas, realizar essa atividade manualmente é bastante cansativo e também pode gerar erros. 

Por isso, contar com um sistema que gere o POP de forma digital pode otimizar – e muito – a sua operação. 

Com um software como o Videnci você pode criar o seu checklist em poucos minutos e, inclusive, selecionar mais especificações para o documento ficar ainda mais completo. 

O nosso sistema, por exemplo, permite que você solicite para quem esteja preenchendo o Procedimento Operacional Padrão uma fotografia da atividade concluída

Conforme as atividades forem realizadas, o executor dará um “check” em cada campo no documento. Se houver alguma inconformidade, basta apontar uma justificativa – o que é possível através do campo de texto – e registrar uma fotografia caso necessário. 

Configurando o POP no Videnci 

Como falamos acima, o Videnci é a plataforma ideal para quem quer produzir um Procedimento Operacional Padrão no formato digital. Então, vamos entender como isso funciona na prática.

Passo 1 

O primeiro passo é criar o seu cabeçalho como falamos no passo 1 do tópico supracitado. O Videnci permite que você utilize campos de texto, numeral e também de assinatura. 

Além disso, com a função “hora, data e localização” o preenchimento fica ainda mais simples, uma vez que esses dados são puxados automaticamente.   

Cabeçalho – dados gerais. Fonte: Reprodução. 

Passo 2

Já no segundo momento você irá criar um novo grupo e descrever, inicialmente, os materiais necessários para a tarefa em si ser executada. 

O campo utilizado no sistema é o “check”. Com ele, basta apenas o colaborador o preencher com um visto para que ele seja completado. 

No nosso exemplo estamos criando um POP para uma cozinha, em que uma atividade que precisa ser repetida diariamente é o preparo de café. 

Materiais para a atividade. Fonte: Reprodução. 

Passo 3

Por fim, vamos a descrição das atividades. Basta escolher o campo de “check” novamente e listar as tarefas em sequência. 

Como conversamos, o sistema do Videnci permite que você solicite uma fotografia ou observação no formulário. Para selecionar essa opção, basta clicar nos ícones posicionados ao lado direito do checklist – exatamente como mostramos abaixo.  

Descrição das atividades. Fonte: Reprodução. 

O nosso sistema também permite que você utilize o campo condicional para configurar o seu formulário de POP. Neste conteúdo nós mostramos exatamente configurar essa feature, é só clicar aqui para conhecer todos os detalhes. 

Mas explicando de forma simples, os campos condicionais funcionam da seguinte forma: a medida que o colaborador vai “concluindo a task”, o outro grupo vai aparecendo.

Para configurar essa feature basta criar grupos separados para todas as tarefas com um campo de check como já explicamos acima. O formulário ficará mais ou menos assim:

Configuração dos grupos. Fonte: Reprodução. 

Depois, basta clicar neste ícone  e configurar a condicional. Na opção “campo” (mostrada abaixo), você irá selecionar o campo denominado Passo 1, ou seja, o próximo passo só vai aparecer se a pergunta escolhida for respondida.

Uma pergunta depende necessariamente da outra, de forma que: se o passo 1 não for cumprido, o passo 2 não irá aparecer. 

O campo condicional. Fonte: Reprodução. 

E, assim, o seu Procedimento Operacional Padrão está finalizado! Os seus colaboradores podem preenchê-lo em tablets ou mobile, o que for melhor para a sua operação. 

Vamos ver o formulário com condicionais funcionando na prática? Confere esse GIF no preenchimento mobile. 

POP versão mobile. Fonte: Reprodução. 

Vamos fazer o Procedimento Operacional Padrão da sua empresa no Videnci?

No blog post de hoje nós explicamos o que é, qual a importância e os motivos para você optar por um POP na versão digital. Além disso, mostramos como configurar o seu procedimento no Videnci. 

Então, o que você acha de marcar uma reunião com nossos especialistas e aplicar esse recurso ainda hoje na sua empresa? Só precisamos que você clique aqui e escolha o melhor horário!

Muito obrigada por acompanhar e até a próxima!