setembro 8, 2020

Papel, planilha ou software: qual a melhor opção para relatórios gerenciais?

Isabele Borges

Nos últimos conteúdos temos conversado um pouco sobre a importância de utilizar um relatório gerencial na sua empresa. 

Como vimos, as vantagens são inúmeras, como: visão mais ampla de negócio e tomada de decisão mais assertiva com base em dados

Mas você sabe quais plataformas podem te ajudar quando falamos na extração desses dados tão importantes para sua gestão? 

É isso que vamos discutir no blog post de hoje: as diferenças entre utilizar papel, planilhas ou um software de gestão para gerar relatórios gerenciais! 

Vamos falar sobre papéis…

Bom, utilizar papel para realizar a gestão da sua empresa pode não ser a melhor alternativa. 

Isso por que, a partir do momento que os dados não estão armazenados em uma plataforma, a extração e organização das informações de forma lógica pode ser dificultada. 

Seja qual for a sua área de atuação no mercado, manter a sua operação baseada em anotações em papel é uma desvantagem. Vejamos os principais motivos:

1 – Um estudo da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) mostrou que as empresas brasileiras perdem 1 documento a cada 12 segundos

Já imaginou o impacto dessas perdas no seu relatório gerencial? Um documento contém informações essenciais e valiosas, logo, você não pode arriscar perdê-los. 

2 – Além das perdas por equívocos na gestão, o papel é um material que inevitavelmente irá se deteriorar com o tempo. Ou seja, você pode perder dados extremamente relevantes por má conservação, desgaste ou danos de manuseio. 

3 – Um dos principais pontos negativos dos relatórios em papel é o fato dele permitir que você cometa erros, uma vez que o cruzamento de dados/análise fica mais complicado conforme o fluxo de informações aumenta

Por isso, um dos conselhos que damos é que, caso você ainda utilize relatórios em papel, os substitua por opções mais tecnológicas. 

Eu uso planilhas para gerar meu relatório gerencial, devo continuar?

Quando falamos em planilhas, já estamos um passo à frente dos papéis. Mas elas ainda não são a melhor opção para extrair um relatório gerencial. 

De acordo com Karen Clarke, Vice-Presidente Regional da Anaplan, as equipes que trabalham com planilhas perdem até 90% do tempo consolidando e integrando dados.

Isso por que as planilhas são ferramentas pouco colaborativas e que dificultam a extração de dados como um todo na sua empresa. 

Além de serem complicadas de preencher, elas são extremamente complexas para extrair informações da sua operação. Ou seja, você terá problemas para conseguir um relatório simples, lógico e visual. 

Ainda, outra desvantagem das planilhas é o fato dela dificultar o cruzamento de dados a longo prazo e não armazenar dados na nuvem e, sim, no próprio computador. 

Assim como os papéis, as planilhas também permitem que você cometa erros, uma vez que um dado equivocado pode prejudicar toda a sua operação. 

Logo, visto o que conversamos acima, utilizar esse sistema ainda não é a melhor opção para a sua gestão quando falamos em relatório gerencial, não é?

Vamos entender, então, o que temos de melhor quando falamos em consolidação de dados: softwares e sistemas inteligentes. 

Nós garantimos que a qualidade de um relatório gerencial emitido por meio de um sistema é mais eficaz e trará vantagens competitivas para a sua empresa. 

Bem-vindo ao mundo dos sistemas inteligentes!

Um software é capaz de controlar toda a sua operação e oferecer um relatório gerencial completo e com dados estratégicos para a sua gestão. 

Mas como isso funciona? É bastante simples, uma vez que o sistema fará basicamente todo o trabalho por você. 

Com essa ferramenta de gestão, além de todos os benefícios que elas oferecem para facilitar a execução da sua operação, os relatórios são gerados pelo próprio sistema. 

Assim, as principais vantagens de contar com um software de gestão quando o assunto é relatórios são: 

Os dados da sua operação sempre estarão seguros e protegidos na nuvem. Além disso, esse tipo de armazenamento permite que as informações sejam compartilhadas apenas com quem tem acesso ao sistema, tornando o projeto seguro e colaborativo. 

– Outra vantagem é que esse tipo de sistema é extremamente simples de usar. E mais simples ainda é a forma que você gera relatórios. Com poucos cliques você tem à sua disposição os dados dos mais diversos setores da sua empresa, como financeiro, operações, marketing e outros. 

– Você também pode programar o envio de relatórios para outras áreas ou até mesmo clientes em datas específicas.

– Ao contrário das planilhas que possuem uma interface complicada, um software de gestão inteligente é capaz de fornecer um relatório no formato que você desejar, separando as informações por cor e diferentes layouts, como linha, pizza e outros. 

Alguns exemplos de softwares para sua gestão 

Gestão financeira 

Se você precisa realizar a gestão financeira da sua empresa você pode utilizar um software como o Conta Azul

Com uma interface bastante simples, o sistema realiza: controle financeiro, emissão de notas fiscais, solução para frente de caixa e controle de vendas e orçamentos. 

E, além disso, o Conta Azul oferece relatórios completos para a sua gestão, de forma que você tenha uma visão geral da sua empresa. 

Relatório Conta Azul. Fonte: Conta Azul Blog. 

Os relatórios oferecidos pelo software contemplam análises de despesas por centro de custo, faturamento de clientes, lançamentos e fluxo de caixa, giro de estoque, análise de pagamento e outros. 

Gestão de marketing 

Para realizar a gestão das estratégias de marketing da sua empresa você pode utilizar o HubsPot, por exemplo. É o que nós usamos aqui no Videnci, inclusive! 

A ferramenta oferece a gestão completa de todos os elementos que compõem o pacote de marketing digital de uma empresa, como e-mail, tráfego, campanhas patrocinadas e outros. 

Com relação aos relatórios, o HubsPot oferece o opção de criar painéis personalizados para sua equipe com o objetivo de metrificar suas campanhas. 

Relatório HubsPot. Fonte: Site HubsPot. 

Além disso, o sistema também permite que você envie os documentos analíticos diretamente para as caixas de entrada da sua equipe, os deixando sempre alertas sobre os projetos em execução. 

Gestão de equipes externas 

Um dos softwares que pode te ajudar a gerenciar suas equipes externas é o Videnci. Através da criação de checklists digitais, você pode automatizar tarefas e fazer a gestão de todos os seus colaboradores. 

Os formulários personalizáveis te dão a opção de controlar toda a sua operação e, ainda, criar fluxos de trabalho para automatizar o dia a dia da sua equipe. 

Com relação a relatório gerencial, o Videnci permite que você tenha à disposição documentos que extraem dados direto da sua operação, sabendo exatamente o que está funcionando ou não no processo de produção. 

Além disso, o sistema também fornece dados de produtividade da sua equipe, de forma que você tenha controle sobre os colaboradores e tenha dados estratégicos para gerenciá-los da melhor forma. 

Veja no GIF abaixo como é simples gerar um relatório no sistema do Videnci!

Relatório Videnci. Fonte: Reprodução.  

Entendeu melhor qual a melhor opção quando falamos em relatório gerencial?

No blog post de hoje mostramos quais as principais diferenças entre os relatórios em papel, planilha e software. 

Assim, ao longo do texto podemos compreender as principais vantagens de utilizar um sistema inteligente para gerar um relatório gerencial. 

Para ficar sempre de olho em conteúdos como esse é só acessar o nosso blog! Espero que o post tenha sido útil para você. 

Obrigado por acompanhar e até a próxima!