No nosso último conteúdo discutimos sobre o porquê você deveria utilizar um sistema digital de gestão no seu supermercado. Conforme vimos, as vantagens são inúmeras e você pode otimizar toda a sua operação. 

Apesar de haver alguns softwares disponíveis, no blog post de hoje queremos mostrar por que optar pelo Videnci no momento de realizar a gestão do seu supermercado

Acompanhe o conteúdo e no final tenho um convite especial para você!

Bem-vindo ao mundo dos checklists digitais

Quanto tempo você e seus colaboradores gastam preenchendo checklists em papel ou extraindo dados nas planilhas do Excel? Ainda, qual o custo disso para a sua operação?

É justamente por isso que oferecemos uma solução 100% otimizada: os checklists digitais. 

Nós entendemos que na realidade mercadista é preciso realizar diversos processos diários, como vistoria de limpeza, checagem de estoque e todos esses e outros procedimentos podem ser melhorados com o uso de uma plataforma digital. 

Vamos a alguma situações práticas?

1 – Vistorias 

Antes mesmo do supermercado abrir, é preciso que haja uma vistoria para garantir que tudo está funcionando. Com um checklist digital você pode assegurar que o local está limpo, com os carrinhos organizados, higienizados e sem cartazes rasgados, por exemplo. 

Você também pode verificar se todos os funcionários estão presentes – se há alguma falta no dia é possível utilizar esse checklist para registrar a razão – e se todos os colaboradores estão devidamente uniformizados.

Formulário de vistoria para supermercados. Fonte: Reprodução.

Além disso, no momento de montar o checklist você pode selecionar opções à direita dos campos (ícone de fotografia, observação e formulário – conforme a fotografia acima) e será solicitado automaticamente o registro para quem preenche o documento. 

Essa é versão mobile do formulário. Ou seja, se o colaborador marcou que a loja está limpa, é preciso tirar uma fotografia para comprovar. O mesmo ocorre com os carrinhos, a uniformização de funcionários e quaisquer outros campos, sejam eles positivos ou negativos.

Formulário via mobile. Fonte: Reprodução.

2 – Limpeza

Realizar a checagem da limpeza de todos os locais também pode ser um desafio com checklists em papel, né? Já com esse processo digitalizado tudo fica mais simples. 

Você pode criar um formulário com perguntas como:

– A limpeza dos pisos dos corredores estão ok?

– A limpeza do açougue foi realizada?

– Os balcões estão limpos e organizados?

Conforme falamos acima, para todos esses campos você pode associar um registro fotográfico, um campo de observação ou até mesmo outro formulário

Dessa maneira, estará devidamente documentado que aquela área estava limpa, evitando problemas futuros. 

3 – Gerenciamento remoto

“Mas eu tenho várias redes de supermercado. Como faço para saber qual checklist foi preenchido em determinado local?” Simples!

Os formulários permitem que você escolha a unidade e puxa automaticamente a referência do local, data e hora via GPS. É também possível que o próprio sistema selecione automaticamente quem está preenchendo o checklist. 

Dessa forma, você tem em mãos um documento completo, o que garante uma vistoria mais segura.

Formulário via mobile. Fonte: Reprodução.

4 – Uso de EPIs

Se o uso de EPIs pelos colaboradores é um problema, o checklist digital pode ser a solução. Você pode fazer uma lista com todos os equipamentos necessários e, caso algo esteja inconforme, basta realizar um registro fotográfico e uma observação. 

No exemplo abaixo listamos alguns EPIs que os colaboradores do açougue devem utilizar no dia a dia de trabalho.  

Checklists – uso de EPIs. Fonte: Reprodução.

5 – Fiambreria e outras áreas que precisam de vistorias constantes

Os checklists do Videnci também podem ser úteis para áreas em que as mercadorias precisam de vistorias recorrentes, de forma que não haja nenhuma perda. 

No caso da fiambreria, um formulário digital te ajuda a controlar se:

– As embalagens estão íntegras e com dados necessários para garantir a validade dos produtos;

– Os produtos perecíveis estão armazenados em equipamento refrigerado;

– O freezer está regulado para manter os alimentos congelados. 

Assim, você pode aplicar o mesmo modelo de checklist para diversas áreas do supermercado, sempre garantindo que tudo está funcionando de forma correta através do registro digital

Features exclusivas para otimizar a sua gestão 

Agora que você conhece o nosso checklists digital e algumas aplicações práticas, temos algumas funcionalidades que podem interessar – e muito – a sua gestão. 

Grupos condicionais

Através dos grupos condicionais é possível criar um formulário modular e personalizado, determinando uma ou várias condicionais para que outros grupos apareçam em um checklist. 

Retornando ao exemplo do formulário de vistoria antes da abertura da loja, imagine que os cartazes do supermercado estejam fora do conforme, sejam eles rasgados ou com informações desatualizadas. 

Você pode adicionar mais um grupo dentro do checklist denominado “os cartazes estão fora do conforme” e dentro dele colocar algumas opções, como “os cartazes foram substituídos” e solicitar uma foto para o colaborador. 

Assim, com o campo condicional, você pode optar que o campo “os cartazes estão fora do conforme” só apareçam se for necessário, deixando seu checklist mais leve e modular.

Grupo condicional do Videnci. Fonte: Reprodução. 

Para entender melhor, veja a feature funcionando na prática na versão mobile.  

Grupo condicional Videnci. Fonte: Reprodução.

Logo, a ideia aqui é tornar os formulários ajustáveis para o preenchimento, de forma que o seu colaborador tenha em mãos um documento otimizado e que poupe seu tempo. 

Se você ficou interessado e quer saber como articular essa funcionalidade, nós temos um blog post em que o nosso CEO gravou um tutorial explicando o passo a passo!

Cadastro de ativos e Qr Code

Uma das funcionalidades mais úteis do nosso sistema para supermercados é o cadastro de ativos aliado ao Qr Code

O cadastro de ativos nada mais é do que um módulo que permite você cadastrar todo e qualquer objeto/item e atribuir propriedades a eles

Por exemplo, é possível cadastrar todos os freezers e geladeiras do seu supermercado e atribuir referências a eles, como número de série, localização e até mesmo uma fotografia

O interessante aqui é que todo cadastro gera um Qr Code que corresponde exatamente ao ativo. Dessa maneira, seguindo no exemplo dos freezers e geladeiras, basta colar o código em todos eles e quando escaneado, abre-se um chamado ou ordem de serviço para o item em questão. 

Você também pode associar o formulário a um Qr Code, de forma que, ao escanear o código, se tem acesso ao documento. 

Na realidade mercadista é possível associar um código a toda e qualquer prateleira. Por exemplo, você pode fixar um código em todas as prateleiras da loja e basta o colaborador escaneá-lo para saber quais itens devem estar ali. 

Dessa maneira, a rotina de quem repõe itens é bastante facilitada. Além disso, com o código QR, fica mais simples controlar a validade das mercadorias para não haver nenhum tipo de perda. 

Nos checklists de prateleira você pode verificar se:

– Os alimentos expostos à venda estão adequadamente protegidos contra poeira, insetos, e distantes de produtos tóxicos; 

– Os produtos com validade próxima estão expostos na parte frontal do gôndola; 

– Não há produtos com prazos de validade vencidos;

– Os produtos com prazo de validade vencidos são diariamente retirados, descartados ou separados e identificados para troca.

Para você entender melhor como essa feature funciona na prática, veja o vídeo tutorial abaixo!

O seu ponto de venda (PDV) organizado com o Videnci

Os mercadistas que fazem uso do nosso software utilizam – e muito – os checklists digitais para organizar os pontos de venda. Isso porque esse é um dos principais itens avaliados pelos clientes e diz muito sobre a experiência da compra como um todo. 

Dessa forma, ao utilizar os formulários digitais você garante que o PDV está:

– Organizado e limpo;

– Os funcionários devidamente uniformizados;

– Com as sacolas arrumadas em bag próprio;

– Com os check stands: organizados, limpos, abastecidos e com itens precificados corretamente. 

Assim, esses são apenas alguns exemplos do que você pode controlar a partir do uso de checklists digitais quando falamos em PDV. 

Além disso, quando você precisa realizar uma auditoria ou vistoria de PDV, o nosso sistema define que o que deve ser auditado, requisitando: fotografia das gôndolas, contagem de estoque, precificação das mercadorias e demais itens pertinentes. 

E, claro, você pode monitorar e garantir o que está sendo vistoriado com localização via GPS, controle de data e horário da atividade e assinatura do documento. 

Tarefas automatizadas com nosso workflow 

Após o preenchimento dos formulários, você pode automatizar a próxima ação com o nosso workflow. As aplicações são inúmeras, basta você entender o que é importante para a realidade do seu supermercado. 

– Vamos supor que você acabou de preencher uma auditoria de PDV e precisa enviá-la para o supervisor da área

Com o Videnci basta automatizar essa ação no workflow, de forma que, após o checklist ser preenchido, ele será automaticamente enviado para o responsável. O sistema também permite enviar documento diretamente para o cliente caso for necessário.

Ação automatizada – envio de e-mail. Fonte: Reprodução.

– Em uma outra situação, após preencher os checklists, você verificou que determinados freezers do supermercado precisam de manutenção. 

Assim, a automação torna tudo mais simples por permitir que imediatamente após o preenchimento do formulário uma atividade seja criada e atribuída a um colaborador para realizar a manutenção dos itens em questão. Ainda, é preciso selecionar um prazo para a atividade ser cumprida.

 

Ação automatizada – criar atividade. Fonte: Reprodução. 

Precisa automatizar as atividades da sua equipe em etapas? Com o Videnci isso é possível. Por exemplo, após o preenchimento do formulário de abertura de loja, o seu colaborador precisa verificar a utilização de EPIs no açougue. 

Criando um workflow, você consegue automatizar o preenchimento dos documentos, os atribuindo para funcionários específicos e estabelecendo prazos

Dessa maneira, você dá autonomia para o seu colaborador e permite que as atividades sejam realizadas de forma mais eficiente.

Ação automatizada – preenchimento de documento. Fonte: Reprodução. 

Tenha relatórios operacionais e de produtividade à disposição

Os relatórios do Videnci permitem que você extraia dados da sua operação para acompanhar o que está funcionando bem ou não

Todo e qualquer item dos checklists pode ser adicionado ao relatório, de forma que você tem em mãos um documento completo sobre o que vem sendo realizado. 

Com o Videnci você pode, por exemplo, ter relatórios de ruptura para saber se os itens que estão na prateleira estão sendo vendidos na data correta, se não há falta mercadoria ou se as gôndolas estão vazias. 

Dessa forma, o documento te ajuda acompanhar o número de vendas e identificar o que não está sendo vendido. 

É também possível filtrar a visualização do relatório por data, cliente e unidade – o que pode ser bastante útil para verificar as diferenças entre as unidades do seu negócio. 

Ainda, os relatórios fornecem informações sobre a produtividade das suas equipes e permite que você compare o desempenho por funcionários, unidade e clientes.   

Para entender melhor como os relatórios do Videnci funcionam na prática é só conferir o GIF abaixo!

Relatórios Videnci. Fonte: Reprodução.

Após o documento gerado você pode exportá-lo em PDF ou JPEG, tendo à sua disposição todos os gráficos e dados necessários para a tomada estratégica de ação. 

Vamos digitalizar hoje o seu supermercado com o Videnci?

Logo, no blog post de hoje nós mostramos as principais vantagens em contar com um sistema de gestão inteligente, como o Videnci. 

Se este conteúdo foi útil para você, te convido a marcar uma reunião com nossos especialistas. Em poucos minutos eles podem mostrar como o Videnci pode se adaptar a realidade do seu supermercado. O que acha? É só clicar aqui. 

Obrigada por acompanhar e até a próxima!