Tendo em vista a pandemia de COVID-19 e seus impactos econômicos, o setor de hotelaria foi um dos mais afetados. 

Uma vez que o isolamento social é uma recomendação da Organização Mundial da Saúde para conter o vírus, houve uma diminuição no número de viagens e, consequentemente, na reserva de hotéis. 

Porém, já se fala da retomada pós-coronavírus para o setor. Tendo como base o uso de novas tecnologias que reduzem custos operacionais, Cláudio Cordeiro, Diretor de Produtos da TOTVS, afirma que a pandemia fez com que as pessoas aprendessem a se digitalizar. 

Segundo Cordeiro, não é diferente com o setor hoteleiro e que o investimento em novas tecnologias é uma tendência.  

É justamente nesse contexto que o Videnci está inserido: um software de gestão capaz de criar checklists digitais e automatizar processos na rede hoteleira, oferecendo redução de custo e maior eficiência operacional.  

No blog post de hoje vamos entender como o Videnci auxilia nos processos e checklists para hotelaria. Confira!

Checklists para hotelaria: como o Videnci pode ajudar? 

Os checklists do Videnci são 100% digitais e oferecem soluções exclusivas para o setor de hotelaria. Vamos entender ponto a ponto como podemos auxiliar:

1 – Checklists digitais para organização e limpeza do hotel 

Uma das principais atividades da rede hoteleira é o uso de checklists para organização e limpeza dos quartos e outros ambientes. 

Com o Videnci você pode fazer um checklist digital por área e listar todos os itens necessários para que o ambiente esteja limpo e organizado, não esquecendo de nenhum detalhe. 

Assim, é possível fazer a checagem do funcionamento das instalações do local, assegurando o bom funcionamento de ar condicionado, abajures, rede de internet, telefone e outros itens presentes nas acomodações.

Os nossos checklists também te ajudam a documentar e formalizar tudo que possui relação com o seu hotel. Imagine a situação em que um dos hóspedes diz encontrar uma inconformidade grave nos quartos. 

Através dos checklists registrados no nosso sistema – com o campo foto, registro de hora, data, localização -, é possível provar que nada daquilo aconteceu.

Além disso, uma das funcionalidades que ajuda no momento de realizar vistorias nos quartos é a nossa feature exclusiva de grupos condicionais.  

Funciona da seguinte maneira: se você está realizando a limpeza dos quartos e eles possuem diferenças entre si com relação ao número de banheiros, camas, janelas e demais itens, é possível condicionar respostas dentro do checklist. 

Por exemplo, se o cômodo possui duas camas e um banheiro, modula-se o formulário para aparecer apenas essas opções. O mesmo vale se o quarto tiver mais ou menos camas, mais ou menos banheiros e assim por diante.

O objetivo é tornar os checklists para hotelaria totalmente modulares e personalizados. Para entender melhor como essa feature funciona, confira nosso vídeo do seu funcionamento na prática. 

2 – Manutenção de equipamentos e instalações

Outro item importante nos checklists para hotelaria é a manutenção de equipamentos e instalações.

Para otimizar ainda mais a sua vistoria de equipamentos e rondas pelo hotel, você pode moldar um checklist que solicite ao colaborador um registro fotográfico do equipamento e um campo de observação, especificando o que está fora das conformidades. 

Isso se torna totalmente automático com a nossa feature denominada plano de ação. Com ela, ao estruturar o seu formulário com um campo de check, lista detalhada ou múltipla escolha, é possível condicioná-los a uma fotografia, observação ou outro checklist.

Campo de Check, Lista Detalhada e Múltipla Escolha. Fonte: Reprodução. 

Dessa maneira, a gestão tem em mãos um documento mais completo acerca do que precisa de manutenção e o colaborador tem sua rotina otimizada, trabalhando com ações automatizadas. 

Você também pode organizar um workflow dentro do nosso sistema, de forma que o colaborador saiba o que precisa ser feito. Por exemplo, se a ação de cortar a grama foi realizada, a próxima deve ser limpar os espaços comuns do hotel e assim por diante. 

Assim, o nosso sistema é capaz de automatizar essas ações por você e monitorar o cumprimento das tarefas com registros fotográficos e localização via GPS. 

Outra feature que pode te ajudar – e muito – no processo de manutenção de suprimentos é o nosso cadastro de ativos. Com eles, basta cadastrar no nosso sistema todos os equipamentos e itens presentes no hotel com suas devidas especificações. 

Após isso, será gerado um Qr Code correspondente que pode ser colado em cada equipamento. Dessa maneira, sempre que uma solicitação ou chamado precisar ser aberto, basta que o código seja escaneado. 

Simples, não é? Assim, todo o trabalho da sua equipe é otimizado! 

3 – Checagem de suprimentos 

Os pequenos e grandes hotéis precisam trabalhar com o estoque de diversos equipamentos e suprimentos. 

Para a cozinha, por exemplo, é preciso estocar alimentos que devem ser preparados e consumidos dentro de períodos pré-determinados. 

E como um checklist digital pode te auxiliar nessa tarefa? Fazendo a conferência e checagem dos itens em questão. Os formulários do Videnci também ajudam com o prazo de validade dos suprimentos armazenados, fazendo o controle desse processo. 

Uma feature que otimiza a reposição de suprimentos é o controle de ativos, conhecido como Qr Code. Ao associar um código a uma prateleira, basta apenas escaneá-lo e a abertura do checklist será automática no smartphone ou tablet.

Dessa forma, o colaborador sabe exatamente quais itens devem estar nas prateleiras e fazer a reposição de forma correta, ágil e otimizada. 

4 – Checklists para Segurança do Trabalho

Para os colaboradores que trabalham em hotéis, as quedas e escorregões são algumas das maiores fontes de acidentes. É justamente por isso que um checklist digital é essencial quando falamos em Segurança de Trabalho.

Assim, um formulário pode garantir que as vias de trabalho estão livres e desobstruídas, se os tapetes são antiderrapantes, se há sinalização em áreas de risco – como piscinas e saunas. 

Tudo isso e muito mais pode estar dentro de um checklist digital: o formulário é personalizado conforme as suas necessidades

No Videnci, ao realizar essa vistoria no hotel, você pode garantir que um colaborador realize um registro fotográfico de todas as áreas, comprovando que tudo está dentro do conforme. 

Campo de registro fotográfico. Fonte: Reprodução. 

Vamos revolucionar a gestão do seu hotel?

No blog post de hoje nós mostramos como os checklists para hotelaria do Videnci podem ajudar na sua gestão. 

Com um gerenciamento realizado de forma 100% digital, você pode ter uma redução de custo e um aumento significativo na eficiência das operações.

Nós podemos atuar em todas verticais dentro do seu hotel: com cozinha, administração, SPA, manutenção, vistorias e muito mais. O que acha de conversar com um de nossos especialistas? Basta clicar aqui e agendar o melhor horário. 

Obrigada e até a próxima!