agosto 6, 2020

Checklist: o que é e por que você deve utilizá-lo na sua gestão

Gabriel Espíndola

Em meios de comunicação, não é mais novidade que a pandemia do coronavírus impulsionou os empreendimentos a buscarem inovação. Como sua empresa tem lidado com isso? Entenda o checklist: o que é esta ferramenta, porque ele é importante na atualidade e como as empresas tem utilizado esse recurso na era da informação. 

Checklist: o que é isso?

Caro leitor, antes de qualquer coisa é necessário esclarecer que apesar do termo em questão não fazer parte de nosso dicionário Aurélio, ele pode estar mais presente no seu dia-a-dia do que você imagina! 

Traduzido para o português como “lista de verificação”, um checklist pode ser definido como uma lista de tarefas ou itens que requerem verificação ou controle. 

A partir dessa definição ampla, você consegue perceber que podemos usá-lo tanto em atividades corriqueiras do dia-a-dia quanto em processos empresariais mais complexos?

Seja para verificar quais produtos faltam em nossa cesta de supermercado ou até mesmo controlar cada tarefa pontualmente requerida no formulário de uma obra de engenharia, necessitamos de checklists em diversos momentos de nossa vida. 

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Novos tempos requerem novas medidas

Hoje vivenciamos uma pandemia que tem exigido transformações na resolução de problemas do meio corporativo.

Em tempos de coronavírus, devemos pensar em formas novas de fazer a gestão de nosso negócio, evitando o contato físico entre colaboradores e materiais que possam transmiti-lo.

Segundo Eder Max de Oliveira, especialista em Marketing Digital, Inovação e Planejamento, quanto menos interação analógica, menor será a quantidade de erros e, consequentemente, trabalhos refeitos. 

Para este profissional da Sebrae-SP, bancos de dados de todos os setores de uma empresa —contabilidade, RH, estoque, vendas e representantes regionais— podem ser unidos em um único sistema de informação comum através da digitalização de processos, de maneira a diminuir o número de erros, aumentar a velocidade de processamento de dados e impedir falhas de comunicação.

4 razões para você usar checklists digitais 

Para ser mais específico, vou apresentar brevemente alguns motivos que podem convencê-lo a utilizar um checklist em sua gestão:

1) Organização de tarefas:

Quando todas as tarefas são devidamente pontuadas em ordem de execução, o trabalho de quem está realizando o controle do processo será bem organizado. 

Um ambiente de trabalho digital unificado que pode ser acessado a partir de um smartphone, tablet ou computador torna o gerenciamento ágil.

2) Menor taxa de erros internos:

Ao invés de postergarmos os problemas, assim que encontramos algum gargalo em nosso processo nós podemos marcar no checklist que este requer verificação. 

Isso é ótimo para quem deseja ter uma visão holística do negócio e entender como todas as atividades podem sofrer consequências quando um erro é listado. 

3) Delegação de tarefas:

Quando estamos nos referindo a checklists disponíveis em dispositivos móveis, podemos compartilhar com toda a equipe a atividade verificada da vez que exige correção ou mudança. 

Para não termos de perder tempo em contactar um membro específico que resolva o problema encontrado, ele pode ser acionado automaticamente assim que a equipe necessita de seu auxílio.

4) Ganhos econômicos e sustentáveis:

Pense em quantos papéis e materiais físicos seriam economizados se apenas dependêssemos de um celular para organizar processos e fazer checklists! 

Além de haver lucro graças à redução de tantos recursos, contribuímos mais com o meio ambiente porque menos lixo é gerado no final do expediente.

Quando temos um ambiente digital bem gerenciado, demandas encaminhadas da maneira correta, formulários que simplifiquem processos repetitivos e também a automação de ações da equipe, aumentamos a produtividade.

Aplicações práticas 

Cada empreendimento possui um contexto que deve ser avaliado de maneira particular. A seguir você poderá conferir os benefícios proporcionadas pelo checklist digital aos diferentes segmentos de negócio em nosso país:

VAREJO (Supermercados):
– Controle de PDV: Automatização na reposição das gôndolas, etapas de vistoria fotografadas, conferência da loja;
– Administrar a armazenagem, abastecimento e validade dos itens registrados no sistema;
– Controle na regularidade da limpeza;

VAREJO (Vestuário):
– Controle de estoque: assegurar disponibilidade de produtos;
– Organização da vitrine de acordo com a padronização da loja;
– Análise das atividades atribuídas a cada funcionário;

INDÚSTRIA (Metalúrgica & Alimentícia):
– Controle de qualidade: Registro de inconformidades, classificação quanto ao tipo de Avaria;
– Controle de produção: Verificação do estado da fabricação quanto às normas internas/externas que requerem documentação digital ou não;

HOTELARIA:
– Verificação de limpeza e organização dos quartos;
– Controle da documentação emitida no cadastramento.

Recordando o saber

No começo deste post você imaginava o quanto os checklists estavam presentes em nossa realidade brasileira? 

Durante esta leitura você pôde entender seu conceito, as mudanças que ele sofreu ao longo do tempo e como ele tem sido relevante para empresas de diferentes segmentos em nosso país.

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