Um checklist digital nada mais é do que uma lista pré-definida de itens para que sejam certificadas as condições de um serviço, produto ou processo. O objetivo maior é confirmar que todas as etapas necessárias para a conclusão de algo foram feitas.

Segundo o médico Atul Gawande, autor do livro “Checklist: como fazer as coisas benfeitas”, ambientes de trabalho frequentemente atestam as maiores dificuldades nos colaboradores: quando eles acham que podem ignorar algum passo das tarefas, a falha da sua memória e atenção.

O checklist, formulário, ou lista de verificação, então, nada mais é do que um poderoso suporte para auxiliar as equipes na execução correta de suas atividades.

Continue a leitura para entender melhor como um checklist digital pode auxiliar na prática.

4 ferramentas que ajudam a simplificar processos, controlar e planejar atividades com um checklist digital

Muitas são as maneiras de planejar as atividades que sua equipe interna e externa precisará executar. Quanto mais simplificado for esse processo, mais fácil também é feito o controle dessas atividades.

Diversos softwares no mercado possuem maneiras singulares de organizar suas tarefas e planejar as atividades da sua equipe. Muitos deles, inclusive, possuem a feature de criação de checklists fáceis para descomplicar sua gestão.

Pense, por exemplo, em uma imobiliária, que precisa preencher dezenas de formulários todos os dias. Não seria muito mais fácil migrar seus formulários para o meio digital?

Esses checklists, portanto, aparecem de diferentes formas nas mais diversas plataformas, facilitando os processos e o controle as atividades.

Confira na lista abaixo 4 ferramentas que vão te ajudar a controlar as tarefas do seu time de maneira única:

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. O ponto mais positivo desse programa é o fato dele ser completamente personalizável e adaptável às necessidades do usuário.

O sistema foi baseado em um esquema de Scrum, conhecido por muitas equipes de programadores, que consiste no uso de uma lousa e adesivos post-it para a anotação de tarefas e esquematização entre colunas para separar os processos novos, os que estão em execução e aqueles que forem finalizados.

Assim, o Trello nada mais é do que a transferência da lousa para o ambiente virtual, com o método kanban. A ferramenta permite a criação de inúmeros quadros (o que pode simbolizar, por exemplo, as várias áreas de uma empresa) e, dentro de cada um, quantas colunas for necessário ao usuário. 

Dentro dessas colunas é possível adicionar cards, também personalizáveis, que podem servir tanto para mandar um recado geral para a equipe quanto para mostrar as tarefas que precisam ser executadas, que estão sendo ou que já foram finalizadas. 

Dashboard do aplicativo Trello. Crédito: Trello.

Prazos, etiquetas coloridas (que podem definir times responsáveis ou a urgência de uma atividade), um ou mais responsáveis, sub-tarefas… o objetivo do sistema é que você use seus recursos para o moldar a sua própria maneira e, assim, controlar e planejar todos os passos da sua equipe e empresa.

Asana

Com uma proposta similar ao Trello, o Asana é uma ferramenta para quem quer melhorar a organização de tarefas.

O Asana pode ser descrito quase que como uma agenda ㅡ porém muito mais prático, é claro. O grande objetivo é aumentar a produtividade da equipe através da gestão de tarefas.

Além dos quadros e das colunas com os cards (e suas sub-tarefas), que formam verdadeiras listas de atividades que devem ser desenvolvidas pelo time, assim como o Trello.

A visualização das atividades pode ser através de uma lista única, do quadro (que também segue o modelo kanban), o calendário, um cronograma, formulários e também é possível  importar e exportar as informações que precisar.

Modelo de visualização da dashboard pela função “quadros”. Crédito: Asana.

O Asana também funciona com um esquema de tags coloridas para que a equipe possa identificar a quais times pertencem determinadas atividades e também determinar esquemas completamente personalizados de acordo com as necessidades internas.

Pipefy

Utilizado por cerca de 15 mil empresas, o Pipefy é uma plataforma online e customizável de gestão de processos. O software permite o gerenciamento de documentos, calendários, tarefas e um painel personalizável para os usuários.

Dashboard do Pipefy. Crédito: Pipefy.

Com o Pipefy é possível automatizar tarefas, definir fluxos de trabalho e gerenciar workflows. A plataforma também distribui atividades, enviar e-mails e notificações, tudo de forma automática.

Cada vez que alguém cria uma tarefa, a ferramenta automaticamente delega a atividade e define uma forma de execução através de fluxograma.

Videnci

A migração de todos os processos e documentos para o meio digital já é uma realidade, portanto, é cada vez mais necessária uma ferramenta que possibilite a integração de tudo isso em uma só plataforma.

O Videnci possibilita a construção de checklists digitais para facilitar todos os seus processos externos. Qualquer empresa, de qualquer segmento e de qualquer tamanho pode utilizar o software para simplificar a rotina de trabalho.

Como?

Primeiro é preciso entender como construir um formulário no Videnci. Esse checklist pode ser formulado a partir do 0 ou então modelado em cima de um PDF que a empresa já possua e utilize, apenas integrando-o ao meio digital.

Ao criar um checklist você se depara com diversos campos em diferentes formatos. Texto, números, assinaturas, fotos, opções de data e hora, e, o que realmente faz um formulário ser o que é, os campos de escolha.

É apenas clicar, arrastar e dar a indicação dos campos para que eles possam ser preenchidos pela sua equipe de colaboradores.

Por exemplo, um checklist de controle de frota. Imagine que toda vez que um membro da equipe precisar sair com um carro da empresa ele precise preencher manualmente um documento. Por que não tornar esse processo totalmente digital?

Modelo de checklist de controle de frotas no sistema do Videnci. Crédito: reprodução.

Ao criar um formulário a partir de um modelo de PDF, o processo é muito similar. A diferença é que os campos de preenchimento devem ser encaixados em espaços pré-definidos no checklist em si.

Essa opção é válida para todos os processos que precisarem ser preenchidos em papel timbrado, por exemplo, para atender às demandas de um cliente. Ainda, é possível fazer uma personalização em cores.

Viu como os checklists digitais podem ajudar sua gestão?

No post de hoje nós mostramos como contar com checklists 100% digitais pode simplificar a forma com que as atividades são realizadas na sua empresa, otimizando seu tempo e também dos seus colaboradores.

Para você entender como um software como o Videnci pode te ajudar, preparamos um blog post completo. É só clicar aqui para acessar!