junho 9, 2020

O que a digitalização de arquivos pode fazer pela sua empresa?

Isabele Borges

Você sabia que a partir de 2020 todos os documentos digitalizados possuem a mesma força legal em relação aos processos físicos? É o que regulamenta o decreto 10.278/2020 publicado pelo Governo Federal em março deste ano. 

O decreto estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. A medida foi tomada para simplificar os processos e gerar economia nos setores públicos e privados, uma vez que não há mais a necessidade de armazenar a documentação física. 

Interessante, não é? Além de todas as vantagens da digitalização de arquivos – que veremos neste post -, a regulamentação via decreto também traz segurança jurídica para a empresa que deseja implantar a transformação digital. 

Para conhecer os principais benefícios que digitalização traz para a sua empresa, acompanhe a leitura!

Liberação de espaço físico na sua empresa

Com os documentos digitalizados, os espaços ocupados por papéis serão liberados. Dessa maneira, até mesmo a estrutura física da sua empresa é beneficiada com a digitalização de arquivos.

Além disso, os depósitos e questões com armazenamento de papéis não serão mais um problema, visto que os processos digitais usam a própria nuvem para upload de arquivos. 

Facilidade no acesso aos documentos

Segundo um levantamento da PwC e do Radicati Group, os colaboradores de uma empresa podem perder até duas horas por dia procurando documentos extraviados.

Tendo essa estatística em vista, já imaginou como a digitalização de arquivos pode facilitar – e muito – o acesso aos documentos e aumentar a produtividade da sua equipe?

A partir do momento que você transforma documentos físicos em digitais, é mais simples organizá-los e acessá-los, otimizando a rotina da sua empresa como um todo. 

Além disso, todos os documentos ficam compartilhados, o que pode simplificar a comunicação entre os setores e favorecer o cumprimento de tarefas de forma mais rápida.

Garantia da segurança dos arquivos 

De acordo com uma pesquisa da DocuSign, 84% dos 1259 profissionais entrevistados tiveram problemas ao completar uma transação por processos impressos. 

Ou seja, o quão arriscado é para sua empresa perder um atual ou futuro cliente por falta de segurança ou extravio de documentos? Com processos digitalizados e arquivados na nuvem, a segurança no negócio é garantida. 

Redução no uso de papel

É inegável que as empresas vêm se tornando mais sustentáveis. Nesse sentido, a redução no uso de papel e digitalização de arquivos pode ser um ótimo começo.

O Banco Santander, por exemplo, buscou diminuir recursos e praticar o não-desperdício em 2016. Como resultado, houve uma redução de 711 toneladas de papel em toda a organização, evitando, indiretamente, o consumo de 355 mil metros cúbicos de água e a emissão de 775 toneladas de gás carbônico.

Incrível como a redução no uso de papel pode trazer resultados tão positivos, não é? Além de ser mais produtivo para sua empresa – como mostramos nos tópicos anteriores -, utilizar menos papel é bom para o planeta. 

Dica final: digitalização de arquivos é um diferencial de mercado

A já citada pesquisa realizada pela DocuSign trouxe um insight interessante para os profissionais que ainda estão em dúvida sobre a transformação digital nas empresas. 

Segundo o levantamento, 97% dos entrevistados disseram esperar que as empresas com as quais lidam ofereçam métodos digitais para o fechamento de contratos. 

Além disso, 83% dos participantes disseram preferir empresas que permitam transações digitais e 86% dos entrevistados acreditam que a disponibilização de meios digitais para realizar transações ou assinar contratos faz com que uma empresa ofereça uma melhor experiência aos consumidores.

Ou seja, a transformação digital é indiscutivelmente o caminho que as empresas devem seguir se quiserem se manter competitivas e atuais no mercado. A digitalização de arquivos, portanto, é um passo em direção a essa transformação. 

Quer entender mais sobre digitalização de arquivos?

Neste blog post nós te mostramos o que a digitalização de documentos pode fazer pela sua empresa. Com esse processo, a sua organização ganha em: espaço físico, facilidade no acesso aos documentos, redução de papel e segurança na hora de processar arquivos. 

Porém, agora você pode estar se perguntando: como executar esse processo e quais ferramentas utilizar?

Foi pensando nisso que criamos um conteúdo exclusivo que mostra quais são as melhores práticas envolvidas na digitalização de arquivos, além de como isso funciona no dia a dia. 

Ficou interessado? É só clicar aqui para acessá-lo!