A digitalização de documentos, juntamente com a revolução digital nas empresas, é, claramente, uma tendência. Segundo uma projeção da Gartner, 80% das organizações hospedarão seus dados na nuvem até 2025. 

Isso ocorre pelo fato da digitalização simplificar a rotina de gestores e colaboradores, facilitando o acesso a documentos e garantindo a segurança dos arquivos. 

Pensando nisso, nós montamos a seguir um guia de melhores práticas quando falamos em digitalização de documentos. Caso a sua empresa esteja em busca de implantá-la, este post com certeza é o ideal para você. 

Acompanhe a leitura!

1. Para começar, organize os documentos que serão digitalizados 

Quais os documentos são prioridade para a sua empresa? Você irá os escolher por ordem alfabética, data ou outro critério? Isso depende de quais documentos você está se referindo e o que deve ser privilegiado no momento da digitalização. 

Assim, se deve ter em mente que, se essa for sua meta, todos os documentos serão transferidos para o meio digital. O que é preciso fazer é organizá-los numa ordem lógica e prioritária para o seu objetivo de negócio.

2. Separe os documentos por tipo

Estabelecida sua ordem de prioridade, separe os documentos por tipo. Por exemplo: fichas de registo, notas fiscais, alvarás, memoriais descritivos e outros. Isso, juntamente com a priorização dos processos, facilita a sua organização no momento da digitalização.  

3. Prepare os documentos com cuidado

O passo número 3 é um dos principais quando falamos em digitalização de documentos. A ideia aqui é preparar os documentos da melhor forma possível, retirando clipes, grampos, desamassando as folhas e desvirando páginas para preservar a legibilidade dos arquivos.  

Nesse sentido, garantir a qualidade do documento escaneado é primordial para um bom uso dos mesmos por toda a sua equipe, além de assegurar os arquivos dos seus clientes. 

4. Saiba o que pode ser descartado

Após a digitalização, a dúvida que fica é: posso descartar os documentos físicos? Desde março de 2020 o Governo Federal decretou que os documentos digitais possuem a mesma validade legal em comparação aos arquivos físicos. 

Dessa maneira, os requisitos para digitalização que envolvem entidades públicas são: assinatura digital com certificação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – IPC-Brasil; padrões técnicos mínimos; e metadados, como assunto, autor, data e local.

Já para a digitalização entre entidades particulares qualquer meio de comprovação da validade do documento será aceito, seja da autoria, integridade e da confiabilidade, desde que escolhido de comum acordo pelas partes.

Assim, a partir da assinatura do decreto, não há mais a necessidade de manter os documentos pós-digitalização – a não ser que possuam valor histórico. 

O descarte dos documentos, portanto, pode ser realizado sem maiores preocupações. O espaço que era utilizado para armazenar os arquivos pode ser reaproveitado, reduzindo os custos de manutenção para a sua empresa.

5. Utilize a tecnologia a seu favor 

Já imaginou o quão complicado pode ser, a longo prazo, armazenar todos os documentos digitalizados no servidor da sua empresa? A sobrecarga e o volume de pastas pode acabar desorganizando e, inclusive, extraviando arquivos. 

Dessa maneira, a partir do momento que os documentos foram digitalizados, a melhor forma de gerenciá-los é contar com uma plataforma completa que realize o gerenciamento de arquivos. 

Com essa tecnologia, é possível manter seus documentos totalmente seguros e compartilhá-los com os membros da sua equipe. 

Além disso, torna-se possível transformar os documentos físicos em formulários e checklists digitais, criando automações inteligentes e fluxos de trabalhos.  

Acredita que a digitalização de documentos é para sua empresa?

Neste blog post mostramos quais as melhores práticas você deve seguir para digitalizar os arquivos da sua organização e modernizar seus fluxos de trabalho. 

Ainda, na dica número 5, destacamos que utilizar uma plataforma de gerenciamento pode ser extremamente vantajoso para o seu negócio, otimizando sua rotina e da sua equipe. 

Para que você possa entender com detalhes como a tecnologia pode te ajudar na digitalização de documentos, preparamos um blog post completo. Nele, mostramos as principais vantagens de utilizar um software de automação que, além da digitalização, oferece outras soluções para a sua empresa. 

Confira!