maio 19, 2020

Por que usar um software para digitalização de documentos?

Isabele Borges

Cada vez mais as empresas estão utilizando menos papel. Além da enorme contribuição ao meio ambiente, a prática comprovadamente aumenta os lucros internos. Para se livrar das dezenas de prateleiras e armários que armazenam documentos físicos a melhor estratégia é a digitalização de documentos.

De acordo com a Business, os profissionais gastam 50% do seu tempo procurando por informações e levam cerca de 18 minutos para localizar cada documento. É por causa desse dado que 77% dos gestores querem obter acesso remoto aos arquivos.

Anteriormente nós falamos mais sobre o que é a digitalização de documentose o impacto que ela pode ter em uma empresa.

Importância da digitalização de documentos com software

Além dos benefícios ao meio ambiente, a digitalização de documentos têm diversas vantagens para as empresas que utilizam dessa estratégia:

  • Otimização do tempo e da produtividade por se ter mais eficiência e organização no controle dos documentos.
  • Redução nos custos com impressões. Apenas por adotar um sistema de assinatura digital, por exemplo, a economia é de cerca de US$ 20 por documento, segundo a Business.
  • Maior controle de prazos, gerando mais confiança com os clientes.
  • Espaço ilimitado para armazenamento, com bom funcionamento e sem o risco de perda de arquivos.
  • Praticidade para o compartilhamento de dados por haver possibilidade de acesso em qualquer lugare por todos que tiverem autorização no aplicativo.
  • Total segurançae proteção aos dados armazenados em nuvem por causa do uso de criptografia.

Ferramentas que auxiliam

Adotar um software especializado é a melhor forma de fazer a digitalização de documentos e processos em uma empresa. Contudo, algumas ferramentas devem ser colocadas como essenciais ao procurar por um aplicativo que se encaixe no seu ambiente de trabalho.

Checklists personalizados

Com os checklists personalizados é possível fazer a substituição de todos os documentos físicos da sua empresa. Isso porque é possível construir diversos modelos com todas as informações necessárias para realizar aquele serviço específico, com campos de preenchimento por texto, hora, data, foto, assinatura digital e muitos outros.

Todos os modelos que já eram utilizados pela corporação podem ser recriados no aplicativo e utilizados na palma da mão onde você estiver e quando precisar.

Armazenamento em nuvem

É também por causa do armazenamento em nuvem que a digitalização de documentos é tão atrativa. Essa ferramenta torna possível o acesso de qualquer informação em qualquer lugar, seja um smartphone, tablet ou computador.

Automação

Quando os documentos estão todos na mesma plataforma, é possível automatizar as ações que devem ser tomadas em situações específicas e até mesmo o processos de criação de novas tarefas.

Se você ficou interessado em saber o papel da automatização de processos, nós escrevemos um blog sobre como a realizar e qual o impacto para o seu negócio.

A DataBank divulgou uma pesquisa feita pela AIIM (The Association for Intelligent Information Management ㅡ ou Associação para Gerenciamento Inteligente de Informação) com diversas empresas, constatando que 43% dos entrevistados notaram maior rapidez para responder os clientes. Por isso, 57% deles estão em busca de mais processos em que seja possível realizar a digitalização de processos. 

Com a Videnci é possível automatizar todos os processos da sua empresa. Com nossos checklists, padronize e digitalize os documentos que já utiliza e facilite a gestão interna.