abril 14, 2020

Quais os benefícios da automação de processos com fluxos de trabalho?

Isabele Borges

A modernização dos processos dentro de uma empresa tornou-se mais do que uma tendência de mercado. Para se manter competitivo, é completamente necessário estar atento às mudanças – como a automação de processos – para que a cooperativa siga o fluxo de crescimento planejado.

Segundo uma pesquisa feita pela Skytap, o resultado esperado com a modernização de uma empresa, para 63% dos entrevistados, é atender melhor às demandas dos clientes, seguido por 62% que pensam ser um fator fundamental para liderança de mercado e estabelecer-se competitivamente.

Anteriormente, nós falamos sobre o papel da automatização de processos na sua empresa e como isso impacta nas atividades internas.

Investimento em capacitação e tecnologia, além da análise de dados para comprovar aos clientes a relevância da empresa no segmento são algumas das exigências. Confira cinco benefícios que a automação de processos através dos fluxos de trabalhos traz para a sua empresa:

Mais produtividade

A conta é simples, os processos automatizados reduzem o tempo necessário para a realização de determinadas atividades, contribuindo para que os colaboradores possam focar no que realmente importa.

Os softwares especializados em workflow são capazes de desenhar todo o trabalho que deve ser executado e quem deve assumir a tarefa. Por exemplo, automatizar o envio de e-mails e notas fiscais eletrônicas.

Tarefas repetitivas são eliminadas. Portanto, a produtividade aumenta.

Menos custos

A redução do tempo necessário para executar determinado processo é um dos fatores que diminui a utilização de recursos. Ou seja, a automatização e sua capacidade de reduzir as tarefas executadas por determinado colaborador contribui para a rentabilidade da empresa como um todo.

Inclusive, o remanejamento dos responsáveis pelas tarefas repetitivas também contribui com a economia de recursos, porque eles são colocados estrategicamente em processos mais rentáveis.

Acesso aos resultados de performance

Coletar, analisar e interpretar as atividades e os dados empresariais gerados em um determinado período de tempo tornam-se tarefas mais simples com os fluxos de trabalho. Mas como?

Se um colaborador precisa realizar uma tarefa, através das funcionalidades de preenchimento de formulário ㅡ que pode estar atrelado ao workflow ㅡ é possível saber quando a atividade foi iniciada. Quando ele delimitar que a terminou, um e-mail é enviado ao próximo cooperador.

Coletando esse dado de maneira automática por diversos dias, tem-se a média de tempo que o colaborador  demora para concluir sua tarefa. Pense, agora, em como é possível coletar uma quantidade massiva de dados de performance, colocando-os em gráficos para comparação entre meses, por exemplo. Tudo isso tendo a única tarefade clicar em um botão para que essas planilhas sejam geradas.

Menos erros operacionais com automação de processos

Com a determinação de padrões de atividades, respostas e dados, é uma consequência natural que haja menos erros na execução de tarefas ㅡ e eventualmente até mesmo a extinção desses erros.

Quando os processos acontecem da mesma maneira e de forma contínua, tanto a qualidade do que está sendo executado quanto o controle são garantidos. Ou seja, os gestores possuem a visão completa de todo o fluxo de trabalho da empresa.

Integração e centralização da comunicação

Com a automatização e a padronização da coleta de dados de performance, fica mais fácil para o gestor ter na palma da mão todas as informações que precisa, bem como integrar todas as áreas de uma empresa para que conversem entre si da melhor maneira possível.

De acordo com pesquisas realizadas pela Instapage, a falta de produtividade e má gestão custou para empresas mais de US$ 1 trilhão ao ano, e esse problema poderia ser facilmente resolvido com automação. Softwares como o Videnci são capazes de fazer toda a gestão de processos da sua empresa na palma da sua mão, com funcionalidades on e offline.

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