abril 14, 2020

Checklist digital: como essa ferramenta otimiza o seu trabalho?

Isabele Borges

Diante do dia-a-dia agitado, as inovações tecnológicas precisam oferecer soluções compatíveis com essa realidade. Por isso, as ferramentas de checklist digital contam com interfaces simples e intuitivas que garantem não só o fácil acesso ao aplicativo, mas também a todos os dados cadastrados de forma totalmente segura.

+ Confira nossos modelos gratuitos de checklists!

Tudo isso para  otimizar processos e aumentar a produtividade.

Checklist digital: várias funcionalidades em um só dispositivo

Veja outras funcionalidades dessa ferramenta:

Acesso com ou sem internet 

Embora o acesso à internet em diferentes pontos da cidade seja facilitado por tecnologias como o 5G, as condições do tempo e interferências de outros equipamentos eletroeletrônicos podem afetar a performance de dispositivos móveis conectados à rede.

Por essa razão, a utilização de soluções inteligentes pode contribuir para:

  • Criar ou editar qualquer documento onde e quando quiser.
  • Acessar banco de dados, obtendo todas as informações necessárias de modo funcional.
  • Comprovação do trabalho realizado utilizando o relatório fotográfico.

Monitoramento à distância

Independente da conexão com a internet e valendo-se do GPS, é possível monitorar o deslocamento do responsável pelas vistorias em tempo real, garantindo que a visita técnica ao canteiro de obras seja realmente realizada, bem como o desempenho das demais funções.

Além disso, é possível incorporar fotografias comprobatórias ao documento de vistoria. A partir do momento em que o upload das imagens é realizado tem-se registrado, de modo simples e ágil, informações que permitem a identificação de elementos dentro ou fora dos padrões de segurança e qualidade pré estabelecidos no projeto.

Otimização de tempo e recursos

A partir das informações documentadas, relatórios completos são gerados automaticamente, apresentando uma relação clara e objetiva dos pontos que necessitam de revisão ou correção. Assim, medidas corretivas podem ser solicitadas, aplicadas e devidamente solucionadas, implicando em significativa redução de tempo e esforços com retrabalho nas diferentes etapas da construção.

Além disso, algumas ferramentas de checklist se destacam ao disponibilizar a coleta das assinaturas nos formatos digitais. Com essa função, que possuem mesma validade que as assinaturas em papel, deslocamentos são evitados, reduzindo o tempo total de vistoria, custos com transporte e trâmites burocráticos em cartórios.

Redução de papéis

Políticas sustentáveis começaram a ser instauradas em diversas camadas sociais na tentativa de conter os efeitos das mudanças climáticas nas últimas décadas. No ambiente empresarial não foi diferente.

A tecnologia do checklist digital possibilitou a substituição das antigas e extensas planilhas impressas, evitando desperdícios, rasuras nos documentos oficiais, redução nos custos de impressão e manutenção de multifuncionais.

Outra característica referente à informatização do processo de checklist é a possibilidade de arquivamento em nuvem ou dispositivos de memória portáteis, facilitando, inclusive, a divulgação e circulação dos documento pelos diferentes setores da empresa via email e outras plataformas.

Se você ainda não entendeu como essa ferramenta pode ajudar sua organização, fique tranquilo. Dê uma olhada nas vantagens listadas a seguir.

Principais vantagens 

Mais que proteger sua empresa contra problemas no cumprimento das leis e dos termos estabelecidos em contrato, o checklist digital abrange diferentes etapas de um processo, seja na fase de planejamento, execução, verificação, correção ou entrega. Ou seja, é uma ferramenta que, se usada estrategicamente, pode auxiliar na:

  • Eficiência:  Comprovação dos serviços realizados ao mesmo tempo em que contribui na identificação aprofundada dos potenciais riscos no ambiente de trabalho;
  • Objetividade: Planejamento detalhado de cada etapa bem como a sistematização das tarefa, elencando prioridades;
  • Segurança: Prevenção de acidentes ocasionados por falhas mecânicas ou humanas, orientação, capacitação e criação de procedimentos de segurança para as equipes;
  • Base de dados: Coleta de informações para futuras análises, possibilitando o desenvolvimento de uma documentação sólida e estruturada.

Agora que você já sabe de que forma os softwares de gestão e as ferramentas de checklist podem auxiliar na otimização dos processos de sua organização, que tal aderir a esse recurso?

O Videnci é um software que vai transformar por completo a maneira com a qual você gerencia seus documentos, equipes de campo e muito mais. Veja mais informações em nosso blog.